
Khi tiếp quản doanh nghiệp, người đại diện thay đổi, hoặc tên công ty thay đổi, câu hỏi đặt ra là “nhân viên nước ngoài đang làm việc có thể tiếp tục làm việc từ ngày mai không?”
Để nói trước về kết luận, việc người quản lý hoặc tên công ty thay đổi không làm mất hiệu lực Tư cách cư trú của chính người nước ngoài. Và trong trường hợp này, điều cần thiết không phải là Đơn xin thay đổi tư cách cư trú, mà là “thông báo” (届出). Nếu nhầm lẫn điều này, có thể dẫn đến việc chuẩn bị những hồ sơ không cần thiết và bỏ lỡ thông báo thực sự cần thiết phải nộp trong vòng 14 ngày. Chúng tôi sẽ làm rõ vấn đề này cho cả chính người nước ngoài và người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp tiếp nhận.
Trước tiên, chúng tôi xin tóm tắt các điểm chính.
Ngày người quản lý thay đổi và ngày hết hạn Thời hạn cư trú không có bất kỳ mối liên hệ nào. Điều cần xem xét trước tiên là Thời hạn cư trú trên Thẻ cư trú.
Về thời gian đặc biệt, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú thông báo rằng “cho đến thời điểm có quyết định đó hoặc cho đến khi kết thúc ngày hai tháng kể từ ngày hết hạn Thời hạn cư trú, tùy theo thời điểm nào đến sớm hơn”, người nước ngoài có thể cư trú với Tư cách cư trú trước đó và thực hiện các hoạt động như trước. Điều cần lưu ý ở đây là điểm bắt đầu tính là “ngày hết hạn Thời hạn cư trú”, chứ không phải “ngày nộp đơn”. Việc hiểu rằng “có 2 tháng kể từ khi nộp đơn” là không chính xác.
Trong hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú có giải thích rằng khi nộp Đơn xin gia hạn thời gian cư trú, v.v., mục “Đơn xin gia hạn thời gian cư trú, v.v.” ở mặt sau của Thẻ cư trú sẽ ghi rõ là đang trong quá trình nộp đơn. Tuy nhiên, có một ghi chú trong ngoặc là “ngoại trừ trường hợp nộp đơn trực tuyến”.
Trong trường hợp nộp đơn gia hạn trực tuyến, mặt sau của Thẻ cư trú sẽ không có ghi chú “đang trong quá trình nộp đơn”. Xin đừng chỉ dựa vào thông tin trên thẻ để quyết định việc có thể làm việc hay không.
Nếu phía nhân sự nhìn vào Thẻ cư trú có Thời hạn cư trú trên mặt trước đã hết hạn và phán đoán rằng “đã hết hạn, không thể cho làm việc”, thì thực tế sẽ ngăn cản việc làm của người có thể làm việc hợp pháp. Ngay sau khi tiếp quản, sẽ có tình huống kiểm tra đồng loạt Thẻ cư trú, vì vậy, hãy thực hiện theo cách không chỉ dựa vào thông tin trên thẻ để phán đoán, mà hãy xác nhận tình trạng nộp đơn với chính người đó.
Thời điểm nộp đơn và các hồ sơ cần thiết để gia hạn đã được đề cập chi tiết trong các bài viết khác.
Điều 19-16 khoản 2 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh quy định nghĩa vụ thông báo trong vòng 14 ngày khi có sự việc xảy ra đối với cơ quan công hoặc tư tại Nhật Bản là đối tác hợp đồng, bao gồm thay đổi tên hoặc địa chỉ, giải thể, chấm dứt hợp đồng với cơ quan đó, hoặc ký kết hợp đồng mới.
Trong hướng dẫn thủ tục của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, các điểm chính của thông báo này được tóm tắt như sau:
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Cơ sở pháp lý | Điều 19-16 khoản 2 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh |
| Tư cách cư trú áp dụng | Chuyên gia có kỹ năng cao loại 1 (a hoặc b), Chuyên gia có kỹ năng cao loại 2 (a hoặc b), Nghiên cứu, Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế, Hộ lý, Giải trí (chỉ giới hạn cho những người hoạt động dựa trên hợp đồng với cơ quan trực thuộc), Lao động có tay nghề, Kỹ năng đặc định |
| Thời hạn thông báo | Trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự việc |
| Người thông báo | Chính người cư trú trung và dài hạn |
| Phương thức thông báo | Hệ thống thông báo điện tử / Nộp trực tiếp tại quầy / Gửi qua bưu điện |
| Tài liệu đính kèm | “Không cần nộp tài liệu chứng minh các nội dung thông báo” (Hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú) |
| Lệ phí | Không có quy định về lệ phí cho việc thông báo này |
Có hai điểm cần lưu ý trong thực tế.
Thứ nhất, người có nghĩa vụ nộp hồ sơ là chính người nước ngoài. Ngay cả khi công ty có thiện chí muốn thay mặt nộp, chủ thể của nghĩa vụ vẫn là chính người đó. Trong trường hợp chuyển giao kinh doanh, công ty sẽ hướng dẫn rằng “cần nộp hồ sơ này trong vòng 14 ngày” và sẽ tham gia vào việc hỗ trợ thủ tục, bao gồm cả việc đăng ký sử dụng hệ thống nộp hồ sơ điện tử.
Thứ hai, không cần nộp tài liệu. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú đã ghi rõ rằng không cần nộp tài liệu chứng minh các nội dung đã khai báo. Xin lưu ý để tránh trường hợp quá 14 ngày vì cố gắng thu thập giấy chứng nhận đăng ký hoặc hợp đồng chuyển nhượng trước khi nộp hồ sơ.
Đây là phần thực tế nhất của bài viết này. Mặc dù cùng là “chuyển giao kinh doanh”, nhưng kết luận sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc pháp nhân là bên ký hợp đồng có thay đổi hay không. Điển hình có thể phân loại thành 3 trường hợp sau:
| Hình thức chuyển giao | Bên ký hợp đồng lao động | Áp dụng vào lý do khai báo (ví dụ điển hình) | Mẫu tham khảo |
|---|---|---|---|
| Loại chuyển nhượng cổ phần (chỉ thay đổi cổ đông nhưng tư cách pháp nhân vẫn giữ nguyên) | Không thay đổi | Không thuộc lý do khai báo = Không cần khai báo | — |
| Thay đổi tên thương mại (cùng một pháp nhân chỉ thay đổi tên) | Cùng một pháp nhân | Thay đổi tên cơ quan ký hợp đồng | 1-1 |
| Pháp nhân khác trở thành chủ lao động do chuyển nhượng kinh doanh, v.v. | Thay đổi | Chấm dứt hợp đồng + Ký kết hợp đồng mới | 1-7 (cũng có thể nộp riêng 1-4 và 1-5) |
Loại chuyển nhượng cổ phần là trường hợp dễ bị hiểu lầm nhất. Ngay cả khi chủ sở hữu và người đại diện đều thay đổi, không khí trong công ty cũng thay đổi đáng kể. Tuy nhiên, nếu pháp nhân là bên ký hợp đồng lao động vẫn giữ nguyên, thì lý do khai báo theo Điều 19-16 Khoản 2 chưa phát sinh. Điều khoản này không quy định việc khai báo chỉ vì lý do người đại diện thay đổi.
Ngược lại, trong trường hợp pháp nhân khác trở thành chủ lao động do chuyển nhượng kinh doanh hoặc chia tách công ty, thì đối với chính người nước ngoài, điều đó có nghĩa là “hợp đồng với công ty cũ đã kết thúc và đã ký hợp đồng với công ty mới”. Đây là cấu trúc tương tự như việc chuyển việc. Theo hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, mẫu tham khảo 1-7 được cho là tiện lợi khi khai báo đồng thời việc chấm dứt hợp đồng và ký kết hợp đồng mới.

Bảng trên chỉ ra rằng điển hình có thể phân loại như thế này. Việc áp dụng thực tế sẽ được quyết định bởi sự kết hợp giữa mô hình chuyển giao (chuyển nhượng cổ phần, chuyển nhượng kinh doanh, sáp nhập, chia tách công ty) và cách thức chuyển giao hợp đồng lao động. Trong trường hợp sáp nhập hoặc chia tách công ty, việc xử lý hợp đồng lao động sẽ phụ thuộc vào các thỏa thuận riêng lẻ, và ngay cả với cùng một “chuyển nhượng kinh doanh”, thiết kế chế độ đãi ngộ cho nhân viên cũng khác nhau tùy từng trường hợp.
Hơn nữa, trong trường hợp chủ lao động thay đổi, sẽ phát sinh những vấn đề không chỉ dừng lại ở việc khai báo. Đó là vấn đề nội dung công việc dưới sự quản lý của chủ lao động mới có nằm trong phạm vi hoạt động được phép theo Tư cách cư trú hiện tại hay không. Đây là một vấn đề khác với việc khai báo, và nếu không nằm trong phạm vi đó, sẽ cần xem xét nộp Đơn xin thay đổi Tư cách cư trú. Để xác định công ty của quý vị thuộc trường hợp nào, cần phải xem xét hợp đồng và giấy tờ đăng ký thực tế để phán đoán.
Việc khai báo theo Điều 19-16 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh được chia thành Loại 1 (Khai báo liên quan đến cơ quan (hoạt động) trực thuộc) và Loại 2 (Khai báo liên quan đến cơ quan (hợp đồng) trực thuộc) tùy theo Tư cách cư trú. Vì cùng được gọi là “khai báo cơ quan trực thuộc”, nên đây là điểm dễ bị nhầm lẫn.
| Mục so sánh | Loại 1 (Cơ quan hoạt động) | Loại 2 (Cơ quan hợp đồng) |
|---|---|---|
| Các Tư cách cư trú chính | Giáo sư, Quản trị/quản lý, Công việc pháp lý/kế toán, Y tế, Giáo dục, Chuyển công tác nội bộ, Thực tập kỹ thuật, Du học, Học viên khóa đào tạo, v.v. | Nghiên cứu, Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế, Hộ lý, Giải trí (trong trường hợp có hợp đồng), Lao động có tay nghề, Kỹ năng đặc định, v.v. |
| Cách viết lý do khai báo | Thay đổi tên/địa chỉ của cơ quan, giải thể, rời khỏi/chuyển đến cơ quan đó | Thay đổi tên/địa chỉ của cơ quan, giải thể, chấm dứt hợp đồng/ký kết hợp đồng mới với cơ quan đó |
| Mẫu tham khảo (quan hệ hợp đồng/trực thuộc) | 1-2 / 1-3 / 1-6 | 1-4 / 1-5 / 1-7 |
| Mẫu thay đổi tên/địa chỉ/giải thể | 1-1 (chung) | 1-1 (chung) |
Trong trường hợp chuyển giao kinh doanh, điều gây nhầm lẫn là trường hợp chính giám đốc là người nước ngoài và có Tư cách cư trú “Quản trị/quản lý”. Trong trường hợp này, sẽ thuộc về Loại 1, còn nhân viên (có Tư cách cư trú Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế hoặc Kỹ năng đặc định, v.v.) sẽ thuộc về Loại 2. Điều này có nghĩa là trong cùng một công ty, tùy theo vị trí mà điều khoản và mẫu đơn sử dụng cũng khác nhau.
Ngoài ra, số mẫu đơn có thể thay đổi. Khi thực tế nộp hồ sơ, xin vui lòng kiểm tra mẫu đơn mới nhất trên trang web tương ứng của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (nguồn tham khảo được đăng ở cuối bài viết này).
Cho đến đây là nghĩa vụ của chính người nước ngoài. Về phía công ty, cũng có một chế độ gọi là “Khai báo liên quan đến việc tiếp nhận người cư trú trung và dài hạn” theo Điều 19-17 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thông thường không thuộc đối tượng của việc khai báo này.
Trong hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, đối với các cơ quan thuộc đối tượng, có ghi rõ “loại trừ các cơ quan có nghĩa vụ khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài theo Luật Thúc đẩy Tổng hợp Chính sách Lao động”. Nói cách khác, các cơ sở kinh doanh đã khai báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài với Hello Work thì không cần khai báo theo Điều 19-17 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh. Nếu là cơ sở kinh doanh áp dụng bảo hiểm việc làm, thông thường sẽ thuộc trường hợp này.
Ngoài ra, danh sách các Tư cách cư trú (在留資格) thuộc đối tượng của Điều 19-17 không bao gồm Kỹ năng đặc định, Thực tập kỹ thuật, Nghệ thuật, Tôn giáo, Báo chí. Các doanh nghiệp tiếp nhận Kỹ năng đặc định có nghĩa vụ nộp báo cáo theo một khuôn khổ khác, vì vậy xin đừng nhầm lẫn với điều đó.
Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (出入国在留管理庁) thông báo về Điều 19-17 rằng: “Mặc dù không bị phạt hình sự nếu không nộp báo cáo, nhưng việc kiểm tra sự thật và xem xét kỹ lưỡng có thể được thực hiện khi nộp Đơn xin gia hạn thời gian cư trú (在留期間更新許可申請) hoặc các đơn xin cấp phép khác của người nước ngoài thuộc tổ chức đó”. Việc hiểu rõ cả hai điểm này – không có quy định về hình phạt và có thể bị xem xét kỹ lưỡng trong quá trình xét duyệt gia hạn – là điều cần thiết trong thực tế.
Mặt khác, báo cáo theo Điều 19-16 của bản thân người nước ngoài là một nghĩa vụ riêng biệt. Không có nghĩa là “vì công ty không nộp báo cáo cũng không bị phạt, nên việc nộp báo cáo của bản thân cũng có thể để sau”.

Đôi khi, việc đánh giá trong nội bộ công ty về việc liệu nội dung công việc sau khi kế thừa có nằm trong phạm vi được phép của Tư cách cư trú (在留資格) hiện tại hay không là khó khăn. Lựa chọn trong trường hợp đó là Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) (Điều 19-2 Luật Quản lý xuất nhập cảnh (入管法)).
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Vị trí | Đơn xin cấp văn bản chứng nhận các hoạt động có thể thực hiện với Tư cách cư trú (在留資格) của bản thân |
| Lệ phí | 2.000 yên khi được cấp phép (1.600 yên đối với đơn đăng ký trực tuyến) |
| Thời gian xử lý tiêu chuẩn | Trong ngày (1 đến 3 tháng nếu thay đổi nơi làm việc, v.v.) |
| Phương pháp khiếu nại | Không có |
| Trường hợp thay đổi nơi làm việc | Cần nộp/xuất trình các tài liệu chi tiết về nơi làm việc mới và nội dung hoạt động |
Lưu ý, lệ phí này không nằm trong đối tượng điều chỉnh Lệ phí tư cách cư trú (在留資格手数料) vào ngày 1 tháng 10 năm 2026.
Việc xin cấp là tùy chọn. Không có nghĩa là không thể tuyển dụng nếu không có Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書). Điều 19-2 khoản 2 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh (入管法) quy định rằng, trong trường hợp rõ ràng về các hoạt động có thể thực hiện, không được đối xử bất lợi với người nước ngoài vì lý do họ không xuất trình hoặc nộp văn bản này. Vì điều khoản có giới hạn “trong trường hợp rõ ràng”, nên việc hiểu rằng “yêu cầu xuất trình là bất hợp pháp” là không chính xác. Việc coi đây là một trong những phương tiện xác nhận tùy chọn là phù hợp với thực tế.
Ngoài ra, trong các trường hợp chuyển nhượng kinh doanh, v.v., khi người sử dụng lao động thay đổi và nội dung công việc cũng thay đổi, thời gian xử lý tiêu chuẩn sẽ là 1 đến 3 tháng thay vì trong ngày. Cần phải hành động sớm theo lịch trình kế thừa.
Khi ngày thực hiện kế thừa đã được quyết định, việc kiểm tra theo trình tự sau sẽ giúp tránh bỏ sót.
Những kiến thức cơ bản về tuyển dụng người nước ngoài, như quản lý rủi ro lao động bất hợp pháp và cách xem Thẻ cư trú (在留カード), đã được đề cập trong các bài viết khác.
Nếu tư cách pháp nhân vẫn giữ nguyên và đối tác trong hợp đồng lao động không thay đổi, thì các sự kiện cần báo cáo theo Điều 19-16 khoản 2 của Luật Quản lý xuất nhập cảnh (入管法) thường không phát sinh. Điều khoản này không có quy định về việc báo cáo riêng về việc thay đổi người đại diện. Tuy nhiên, nếu việc thay đổi người đại diện đi kèm với việc thay đổi tên thương mại hoặc chuyển giao kinh doanh, cần phải xem xét riêng.
Ngay cả khi đã quá thời hạn, việc nộp báo cáo càng sớm càng tốt vẫn tốt hơn là không nộp. Tình trạng nộp báo cáo có thể được kiểm tra trong quá trình xét duyệt Đơn xin gia hạn thời gian cư trú (在留期間更新許可申請) sau này. Tùy theo từng trường hợp cụ thể, có thể cần phải đưa ra quyết định riêng, vì vậy hãy liên hệ với văn phòng chúng tôi để được tư vấn.
Người có nghĩa vụ thông báo theo Điều 19 khoản 16 là chính bản thân người cư trú trung và dài hạn. Không có cơ chế nào để công ty chịu trách nhiệm về nghĩa vụ này. Trong thực tế, việc công ty hướng dẫn về sự cần thiết, hỗ trợ đăng ký sử dụng hệ thống thông báo điện tử và xác nhận nội dung khai báo là thực tế.
Việc thay đổi người sử dụng lao động sẽ được xử lý bằng cách thông báo chấm dứt hợp đồng và ký kết hợp đồng mới. Tuy nhiên, nếu nội dung công việc dưới sự quản lý của người sử dụng lao động mới không nằm trong phạm vi hoạt động của Tư cách cư trú hiện tại, thì cần xem xét nộp Đơn xin thay đổi tư cách cư trú. Nếu khó xác định liệu công việc có nằm trong phạm vi hay không, có một lựa chọn khác là nộp Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lao động.
Lệ phí tư cách cư trú đã được sửa đổi từ ngày 1 tháng 10 năm 2026. Mức phí áp dụng sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngày tiếp nhận hồ sơ, vì vậy vui lòng xem bài viết khác.
Việc thông báo liên quan đến cơ quan ký hợp đồng không phải là thủ tục để cấp lại thông tin trên Thẻ cư trú. Đây là một thủ tục khác với việc thông báo thay đổi các mục đã ghi trên Thẻ cư trú (thay đổi tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch).
Thông báo không phải là thủ tục để quyết định cấp phép hay không cấp phép, do đó không có khái niệm về thời gian xét duyệt. Thời gian xử lý tiêu chuẩn cho Đơn xin gia hạn thời gian cư trú được cho là từ 2 tuần đến 1 tháng. Xu hướng thời gian xử lý thực tế được đề cập trong bài viết khác.
Văn phòng chúng tôi tiếp nhận tư vấn từ cả người nước ngoài và các doanh nghiệp tiếp nhận, dựa trên các xu hướng hệ thống mới nhất.
Trước tiên, vui lòng sử dụng dịch vụ tư vấn miễn phí của chúng tôi.
📩 Liên hệ tại đây
📞 Đặt lịch tư vấn qua điện thoại: 0985-68-0851
Trước khi nộp, hãy cho chúng tôi xem qua một lần.
Kiểm tra miễn phí trước khi nộp cho Cục Xuất nhập cảnh ›
Dành cho quý vị tự nộp đơn xin tư cách cư trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú. Trước khi nộp, chúng tôi xem lại đơn và các giấy tờ đính kèm, và cho biết những giấy tờ còn thiếu cũng như các điểm cần lưu ý. Chúng tôi nhận kiểm tra trực tuyến (Google Meet・khoảng 20 phút) hoặc bằng tin nhắn LINE.
・Đối tượng: đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (COE)・thay đổi tư cách cư trú・gia hạn thời gian cư trú (đơn xin phép vĩnh trú chỉ nhận với người sống tại tỉnh Miyazaki). Nhập quốc tịch không thuộc đối tượng.
・Kiểm tra trực tuyến (Google Meet): mỗi đơn 1 lần. Trả lời bằng tin nhắn LINE: nhận cho cùng một đơn cho đến trước khi nộp.
・Thời gian trả lời qua LINE dự kiến, về nguyên tắc, trong vòng 2 ngày làm việc (nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ; khi đông khách, việc trả lời có thể chậm hơn).
・Vui lòng gửi bản sao giấy tờ qua LINE hoặc email. Thẻ cư trú chỉ gửi mặt trước; không gửi mặt có số My Number.
・Nội dung chúng tôi trao đổi là ý kiến của văn phòng. Điều này không bảo đảm được cấp phép; kết quả do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú quyết định.
・Chúng tôi chỉ cho biết những giấy tờ còn thiếu và các điểm cần lưu ý. Chúng tôi không làm thay việc lập hoặc viết lại đơn, không soạn nội dung thay, và cũng không cho biết khả năng được cấp phép (có được duyệt hay không) (nếu quý vị muốn ủy thác cho văn phòng, chúng tôi sẽ giới thiệu Gói Tự chuẩn bị・Gói Tinh gọn・Gói Tiêu chuẩn).
・Nếu phát hiện giấy tờ có nội dung không đúng sự thật, hoặc đơn không phải của chính quý vị (kể cả người trong gia đình), chúng tôi sẽ từ chối việc kiểm tra.
Đặt lịch Kiểm tra miễn phí trước khi nộp cho Cục Xuất nhập cảnhĐăng ký qua LINE
Bài viết này được biên soạn dựa trên thông tin công khai tính đến tháng 9 năm 2026. Chi tiết về hệ thống và thời gian thực hiện có thể thay đổi trong tương lai. Khi nộp hồ sơ thực tế, vui lòng xác nhận thông tin chính thức từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú hoặc liên hệ văn phòng chúng tôi.
Tác giả bài viết: Đại lý thủ tục hành chính được ủy thác nộp hồ sơ (Gyoseishoshi) Nakayama Satoshi
Đại diện Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) Miyazaki Kokusai Homu Jimusho
Địa chỉ: Thành phố Miyazaki, tỉnh Miyazaki