Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự

Hãy liên hệ khi

• Cơ quan ở nước ngoài yêu cầu bản sao sổ hộ tịch có Apostille
• Thủ tục thừa kế ở nước ngoài đòi hỏi giấy tờ Nhật Bản đã được chứng nhận
• Quý vị cần giấy tờ chứng minh của Nhật Bản để đăng ký kết hôn, ly hôn hoặc khai sinh tại nước khác
• Quý vị cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được chứng nhận để thành lập công ty hoặc mua bất động sản ở nước ngoài
• Quý vị đã đính kèm bản dịch tiếng Anh và được trả lời rằng “đây đã thành giấy tờ tư — hãy đến Phòng công chứng”

Ba điều được quyết định trước tiên

1. Apostille, hay chứng nhận con dấu công cộng thêm hợp pháp hóa lãnh sự

Nếu nước tiếp nhận là thành viên Công ước La Hay về miễn hợp pháp hóa giấy tờ, giấy tờ sẽ được cấp Apostille. Nếu không phải là thành viên, quý vị xin chứng nhận con dấu công (Koin-Kakunin) của Bộ Ngoại giao, rồi xin hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước đó tại Nhật Bản.

Xin lưu ý rằng ngay cả nước thành viên Công ước cũng có thể vẫn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Mọi việc bắt đầu từ chỗ xác nhận cơ quan tiếp nhận thực sự yêu cầu điều gì — và chúng tôi cùng quý vị làm việc đó.

2. Giấy tờ công, hay giấy tờ tư

Giấy tờ công — sổ hộ tịch, giấy chứng nhận cư trú (juminhyo), giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp — được nộp thẳng đến Bộ Ngoại giao.

Tuy nhiên, ngay khi quý vị đính kèm bản dịch, giấy tờ được coi là giấy tờ tư. Khi đó giấy tờ phải được công chứng viên chứng nhận, tiếp theo là chứng nhận của Cục Pháp vụ địa phương, và chỉ sau đó mới nộp lên Bộ Ngoại giao. Đây là lý do vì sao việc đính kèm bản dịch tiếng Anh bỗng làm thủ tục dài thêm.

3. Miyazaki nằm ngoài dịch vụ một cửa

Tại tám khu vực — Hokkaido (khu vực thuộc Cục Pháp vụ Sapporo), Miyagi, Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka và Fukuoka — Phòng công chứng có thể hoàn tất việc công chứng, chứng nhận của Cục Pháp vụ và Apostille của Bộ Ngoại giao chỉ trong một lần đến. Tại bảy tỉnh khác, việc công chứng và chứng nhận của Cục Pháp vụ có thể được gộp lại.

Miyazaki không thuộc nhóm nào trong hai nhóm đó. Ba công đoạn phải được thực hiện riêng rẽ, và quầy tiếp nhận của Bộ Ngoại giao chỉ có ở Tokyo và Osaka. Việc đi lại qua lại đó chính là điều mà dịch vụ này đảm nhận.

Quy trình thực hiện

[A] Chỉ có giấy tờ công (Apostille)

1. Tư vấn (trực tuyến, 60 phút đầu miễn phí) — chúng tôi xác nhận cơ quan tiếp nhận yêu cầu những gì
2. Chuẩn bị giấy tờ — bản gốc được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất (chúng tôi có thể xin giúp quý vị)
3. Nộp hồ sơ qua bưu điện đến Bộ Ngoại giao, do chúng tôi nộp với tư cách người đại diện của quý vị
4. Bộ Ngoại giao gửi trả — nếu hồ sơ đầy đủ, giấy tờ được gửi đi 3 ngày làm việc sau khi tiếp nhận
5. Giao đến quý vị, sau khi chúng tôi đối chiếu giấy tờ với yêu cầu của quý vị

[B] Giấy tờ tư, hoặc giấy tờ có kèm bản dịch

1. Tư vấn — chúng tôi xác nhận cơ quan tiếp nhận yêu cầu hình thức công chứng nào
2. Chuẩn bị giấy tờ — bản dịch và bản tuyên bố (Declaration) của người dịch (chúng tôi soạn thảo bản tuyên bố)
3. Công chứng (Miyazaki có bốn Phòng công chứng: Miyazaki, Miyakonojo, Nobeoka, Nichinan)
4. Chứng nhận của Cục Pháp vụ địa phương Miyazaki (khoảng 3–5 ngày qua bưu điện, miễn phí)
5. Nộp hồ sơ qua bưu điện đến Bộ Ngoại giao (gửi đi 3 ngày làm việc sau khi tiếp nhận)
6. Hợp pháp hóa lãnh sự tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán, khi được yêu cầu
7. Giao đến quý vị

Những gì quý vị cần cung cấp

• Bản gốc của giấy tờ (giấy tờ công phải được cấp trong vòng 3 tháng gần nhất)
• Bản dịch, đối với tuyến giấy tờ tư (thông thường do quý vị chuẩn bị)
• Mọi văn bản hướng dẫn từ cơ quan tiếp nhận (đây là thứ hữu ích nhất mà quý vị có thể gửi cho chúng tôi)
• Giấy ủy quyền cho văn phòng chúng tôi

Đối với Bộ Ngoại giao, không cần giấy ủy quyền của quý vị. Bộ Ngoại giao cho phép luật sư (bengoshi), Gyoseishoshi và shiho-shoshi nộp hồ sơ mà không cần giấy ủy quyền; thay vào đó chúng tôi nộp kèm bản sao thẻ hành nghề Gyoseishoshi. Cục Pháp vụ cũng không yêu cầu giấy ủy quyền từ người đại diện.

Mất bao lâu

Để tham khảo: khoảng 1–2 tuần cho Apostille đối với giấy tờ công, và khoảng 3–4 tuần khi có kèm bản dịch, đã tính cả thời gian bưu điện.

Nếu quý vị đang gấp — theo nguyên tắc, Bộ Ngoại giao không cấp nhanh. Xin hãy dự trù thời gian và liên hệ sớm.

Chi phí

Thù lao của chúng tôi được tính trên cơ sở 8.000 yên mỗi giờ (chưa thuế), cộng dồn theo số giờ mà mỗi công đoạn cần đến. Đây không phải mức khoán: chúng tôi trình bày bảng chi tiết cho quý vị.

Các khoản chi thực tế được tính thêm. ⭐Apostille và chứng nhận con dấu công do Bộ Ngoại giao cấp, cũng như chứng nhận của Cục Pháp vụ, đều miễn phí. Chi phí phát sinh ở khâu công chứng (11.000 yên cho giấy tờ tư bằng tiếng Nhật, 17.000 yên khi có tiếng nước ngoài), lệ phí cấp giấy tờ công, bưu phí và lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

Bốn điều nên biết

1. Hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận quyết định mọi thứ. Loại chứng nhận, số bản và việc có cần bản dịch hay không đều khác nhau. Bộ Ngoại giao không tiếp nhận hồ sơ xin “để dự phòng” hay để lưu giữ, vì vậy chúng tôi xác nhận số bản trước.
2. Xin đừng chỉnh sửa giấy tờ. Giấy tờ đã bị tháo ghim hoặc có chữ viết thêm sẽ bị cả Bộ Ngoại giao lẫn Cục Pháp vụ từ chối. Xin gửi nguyên trạng như khi được cấp.
3. Không thể chồng hai lần chứng nhận. Giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao chứng nhận thì không thể được đại sứ quán Nhật Bản ở nước ngoài chứng nhận thêm, và ngược lại. Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng nhận của đại sứ quán Nhật Bản tại nước đó, tuyến thủ tục sẽ thay đổi.
4. Chứng nhận không xác thực nội dung. Apostille hoặc chứng nhận con dấu công xác nhận rằng con dấu trên giấy tờ là thật — chứ không xác nhận nội dung là đúng sự thật. Và ngay cả khi đã có chứng nhận, việc giấy tờ có được chấp nhận hay không vẫn do cơ quan tiếp nhận quyết định.

Những việc chúng tôi làm và không làm

Chúng tôi làm

• Xác nhận yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và xác định tuyến chứng nhận đúng
• Xin cấp giấy tờ công thay quý vị (sổ hộ tịch, giấy chứng nhận cư trú)
• Soạn thảo bản tuyên bố (Declaration), giấy ủy quyền và các văn bản tương tự
• Phối hợp với Phòng công chứng; nộp hồ sơ lên Cục Pháp vụ và Bộ Ngoại giao với tư cách người đại diện của quý vị; xin hợp pháp hóa lãnh sự
• Báo cáo tiến độ, nhận và giao trả giấy tờ

Chúng tôi không làm

• Tự thực hiện bản dịch (thông thường do quý vị chuẩn bị; chúng tôi có thể thu xếp người dịch bên ngoài)
• Tư vấn về pháp luật nước ngoài, hoặc thực hiện thủ tục ở nước ngoài (chúng tôi sẽ giới thiệu chuyên gia tại nước sở tại)
• Bảo đảm rằng cơ quan tiếp nhận sẽ chấp nhận
• Đăng ký (Shiho-shoshi) / thuế (Zeirishi) / thương lượng có tranh chấp (Luật sư — bengoshi)