Chính sách bảo vệ quyền riêng tư (Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân)

1. Người quản lý thông tin cá nhân

Người quản lý thông tin cá nhân của Văn phòng là Đại lý thủ tục hành chính đại diện. Đại lý thủ tục hành chính đại diện chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ thông tin cá nhân mà Văn phòng xử lý, đồng thời giám sát toàn diện việc thực thi Chính sách này.

2. Các loại thông tin cá nhân được thu thập

Để thực hiện nghiệp vụ, Văn phòng có thể thu thập các thông tin cá nhân sau đây.

(1) Thông tin về đương sự

• Họ tên (chữ Kanji, Katakana, chữ La-tinh, họ tên ở nước sở tại)
• Ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch / khu vực
• Địa chỉ, số điện thoại, email, LINE ID và các phương thức liên hệ khác
• Ảnh chân dung
• Thông tin hộ chiếu (số, ngày cấp, thời hạn, nước cấp)
• Thông tin thẻ cư trú (số, tư cách cư trú, thời gian cư trú, thời hạn)
• Các mục ghi trên Giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo), thông tin hộ gia đình
• Học vấn, kinh nghiệm làm việc, bằng cấp và chứng chỉ
• Cấu thành gia đình, thông tin về vợ/chồng và người thân
• Tình trạng thu nhập, nộp thuế, tham gia bảo hiểm xã hội
• Lịch sử bị xử lý, khi cần thiết tùy theo nội dung hồ sơ

(2) Thông tin về những người liên quan của khách hàng

• Họ tên, địa chỉ, phương thức liên hệ, quan hệ thân nhân của vợ/chồng, người được bảo lãnh, người sử dụng lao động, người mời, người bảo lãnh nhân thân, v.v.
• Tên gọi, địa điểm, nội dung hoạt động, thông tin ban lãnh đạo, thông tin quyết toán của nơi làm việc / tổ chức trực thuộc

(3) Thông tin liên quan đến tư vấn, hỏi đáp

• Nội dung hỏi đáp tiếp nhận qua biểu mẫu liên hệ trên website, tài khoản chính thức LINE, email, điện thoại, v.v.
• Bản ghi tư vấn / cuộc họp, nội dung các tài liệu do khách hàng cung cấp (bao gồm âm thanh được ghi âm với sự đồng ý của quý vị và bản ghi văn bản・bản tóm tắt của âm thanh đó)

3. Mục đích sử dụng thông tin cá nhân

Văn phòng sử dụng thông tin cá nhân đã thu thập cho các mục đích sau.

1. Thực hiện các nghiệp vụ quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, bao gồm nhưng không giới hạn: Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (COE), Xin thay đổi tư cách cư trú, Xin gia hạn thời gian cư trú, Xin phép vĩnh trú, Xin phép tái nhập cảnh, Xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lao động, Xin phép hoạt động ngoài tư cách, và Xin phép nhập quốc tịch
2. Đại diện thực hiện việc nộp đơn và khai báo lên các cơ quan hành chính theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh và các luật liên quan khác
3. Báo cáo tiến độ công việc cho khách hàng và phản hồi các câu hỏi
4. Lập hợp đồng ủy thác nghiệp vụ, lập hóa đơn phí dịch vụ và quản lý thanh toán
5. Lưu trữ hồ sơ công việc và chuẩn bị cho việc gia hạn thời gian cư trú trong tương lai
6. Xác minh nhân thân và thực hiện nghĩa vụ xác minh theo luật định như Luật Phòng chống chuyển giao thu nhập phạm tội và các luật áp dụng khác
7. Cung cấp thông tin liên quan đến nghiệp vụ của Văn phòng và lời chúc mừng theo mùa
8. Đăng tải ý kiến khách hàng và ví dụ điển hình lên trang web, ấn phẩm in, mạng xã hội, v.v. (mục đích quảng bá) trong phạm vi đã được đương sự đồng ý riêng bằng văn bản
9. Thông báo các thời hạn như thời điểm gia hạn thời gian cư trú, dựa trên tư cách cư trú và thời hạn cư trú do đương sự đăng ký thông qua Tài khoản chính thức LINE, v.v. (thông báo chỉ mang tính tham khảo, không phải là đánh giá về khả năng gia hạn hoặc khả năng được cấp phép)
10. Xác minh nhằm loại trừ các thế lực phản xã hội (bao gồm việc tìm hiểu thông tin công khai và việc hỏi thông tin từ các cơ quan công quyền)
11. Cải thiện dịch vụ và hoạt động quảng bá của Văn phòng (bao gồm việc thống kê người liên hệ biết đến Văn phòng qua kênh nào)

4. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba

Ngoài các trường hợp sau, Văn phòng sẽ không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của đương sự.

1. Khi cung cấp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú, Cục Pháp vụ, cơ quan thuế, chính quyền thành phố / quận / phường / xã hoặc các cơ quan hành chính khác trong phạm vi cần thiết để thực hiện nghiệp vụ
2. Khi việc cung cấp được pháp luật yêu cầu
3. Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người mà khó có được sự đồng ý của đương sự
4. Khi cung cấp với sự đồng ý của đương sự
5. Khi hỏi thông tin từ Trung tâm Bài trừ Bạo lực (Boryoku Tsuiho Center), cảnh sát hoặc các cơ quan công quyền khác trong phạm vi cần thiết để xác minh nhằm loại trừ các thế lực phản xã hội (chỉ giới hạn trong trường hợp đã được đồng ý khi ủy thác, hoặc trường hợp được pháp luật cho phép)

5. Các dịch vụ bên ngoài sử dụng trong nghiệp vụ (bên được ủy thác)

Nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng nghiệp vụ, Văn phòng sử dụng các dịch vụ bên ngoài sau đây. Mỗi dịch vụ đều áp dụng chính sách quyền riêng tư và tiêu chuẩn bảo mật riêng của nhà cung cấp tương ứng.

Văn phòng tiến hành lựa chọn thích hợp các bên được ủy thác nói trên về việc xử lý thông tin cá nhân, và giám sát họ để bảo đảm thực hiện quản lý an toàn cần thiết.

6. Thời gian lưu giữ thông tin cá nhân

Về nguyên tắc, Văn phòng lưu giữ thông tin cá nhân đã thu thập trong năm (5) năm kể từ ngày hoàn tất nghiệp vụ, sau đó nhanh chóng tiêu hủy hoặc xóa bỏ theo phương thức không thể khôi phục. Hồ sơ hỏi đáp, tư vấn không dẫn đến việc ủy thác (tiếp nhận qua biểu mẫu liên hệ trên website, tài khoản chính thức LINE, email, điện thoại hoặc tại buổi tư vấn / cuộc họp, v.v.) về nguyên tắc được lưu giữ trong năm (5) năm kể từ ngày kết thúc tư vấn (tức là ngày trao đổi cuối cùng liên quan đến việc tư vấn; không tính các thông báo và lời chúc do Văn phòng gửi), sau đó được tiêu hủy hoặc xóa bỏ theo cùng phương thức. Tuy nhiên, trong trường hợp pháp luật có quy định khác về thời hạn lưu giữ, thời hạn theo luật định sẽ được áp dụng.

Tư cách cư trú và thời hạn cư trú do đương sự đăng ký để nhận thông báo thời hạn sẽ được xóa khi đương sự chặn Tài khoản chính thức LINE hoặc yêu cầu xóa, hoặc khi đã qua một (1) năm kể từ thời hạn cư trú đã đăng ký.

7. Các biện pháp quản lý an toàn

Văn phòng thực hiện các biện pháp quản lý an toàn về tổ chức, nhân sự, vật lý và kỹ thuật nhằm ngăn ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân và bảo đảm các khía cạnh khác của việc quản lý an toàn. Các biện pháp cụ thể được quy định riêng trong “Chính sách an toàn (Security Policy)”.

Xử lý dữ liệu cá nhân tại nước ngoài

Thông qua việc sử dụng các dịch vụ bên ngoài tại Mục 5, Văn phòng có thể xử lý dữ liệu cá nhân tại nước ngoài. Dựa trên thông tin do Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản công bố, như thông tin về chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của nước ngoài, Văn phòng nắm bắt chế độ của các quốc gia liên quan và thực hiện việc lựa chọn・giám sát bên được ủy thác tại Mục 5 cùng các biện pháp quản lý an toàn khác. Quốc gia nơi đặt trụ sở của nhà cung cấp từng dịch vụ và nơi lưu trữ dữ liệu cá nhân như sau.

Văn phòng chỉ sử dụng KakaoTalk, WeChat, WhatsApp và Messenger để liên lạc với khách hàng khi khách hàng có mong muốn (bao gồm việc phản hồi tư vấn), và không sử dụng để trao đổi tài liệu (tệp).

Ngoài ra, Liên minh châu Âu (bao gồm Ireland) được Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản chỉ định, theo Điều 28 của Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản, là khu vực có chế độ bảo vệ thông tin cá nhân được công nhận ở mức tương đương với Nhật Bản.

8. Yêu cầu công khai, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân

Khi đương sự hoặc người đại diện của họ yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, công khai, chỉnh sửa, bổ sung, xóa, ngừng sử dụng, xóa bỏ hoặc ngừng cung cấp cho bên thứ ba đối với thông tin cá nhân của mình, Văn phòng sẽ xử lý một cách thích hợp theo pháp luật áp dụng. Vui lòng gửi yêu cầu đến cửa sổ liên hệ ở cuối Chính sách này.

Khi đưa ra yêu cầu, xin lưu ý rằng chúng tôi sẽ xác minh người yêu cầu đúng là đương sự hoặc người đại diện hợp pháp của họ.

9. Nghĩa vụ bảo mật

Đại lý thủ tục hành chính đại diện và nhân viên của Văn phòng có nghĩa vụ bảo mật nghiêm ngặt đối với những bí mật biết được trong quá trình thực hiện công việc, theo Điều 12 Luật Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi). Nghĩa vụ này vẫn tiếp tục ngay cả sau khi không còn là đại lý thủ tục hành chính.

10. Sửa đổi Chính sách này

Văn phòng có thể sửa đổi Chính sách này để ứng phó với những thay đổi của pháp luật, thay đổi phạm vi nghiệp vụ hoặc các nhu cầu khác. Chính sách sau khi sửa đổi sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng tải trên website của Văn phòng (kokusaihome.com).