
Trong bối cảnh thiếu hụt lao động, ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang cân nhắc tuyển dụng nhân sự nước ngoài. Tuy nhiên, không ít trường hợp các doanh nghiệp này vẫn còn băn khoăn về việc “cần xác nhận những gì” hay “nộp hồ sơ ở đâu”, và đã tiến hành tuyển dụng trong tâm trạng lo lắng. Trong việc tuyển dụng người nước ngoài, có những trường hợp doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu lơ là khâu kiểm tra. Trong bài viết này, Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi) sẽ tổng hợp thông tin dựa trên nguồn chính thống, từ góc nhìn của cả người phụ trách nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ và người nước ngoài, về những điểm cần lưu ý khi tuyển dụng: cách kiểm tra Thẻ cư trú (在留カード), rủi ro về tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp, việc nộp hồ sơ cho Hello Work và Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (入管), cũng như những diễn biến mới nhất vào năm 2026.
Để biết thêm về cách xử lý khi mất hoặc bị trộm Thẻ cư trú, vui lòng xem bài viết khác “Nếu mất Thẻ cư trú thì sao? Đại lý thủ tục hành chính giải thích về việc cấp lại“, và về các lĩnh vực mới của Kỹ năng đặc định, vui lòng xem “Thêm 3 lĩnh vực mới vào Kỹ năng đặc định“.
Khi tuyển dụng người nước ngoài, việc thực hiện các công việc sẽ dễ dàng hơn nếu bạn xem xét theo 3 trụ cột chính sau đây:
Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, người phụ trách nhân sự và tổng vụ thường kiêm nhiệm nhiều công việc khác, nên các thủ tục này dễ bị trì hoãn. Tuy nhiên, có những trường hợp quy định về tuyển dụng người nước ngoài không thể được bỏ qua với lý do “không biết”. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (出入国在留管理庁) (sau đây gọi tắt là Cục Quản lý xuất nhập cảnh) cũng đã đưa ra cảnh báo rõ ràng cho các chủ doanh nghiệp: “Hãy hợp tác để ngăn chặn lao động bất hợp pháp”.
Trước tiên, chúng ta sẽ xem xét từ “việc kiểm tra Thẻ cư trú”, là bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng.
Thẻ cư trú là thẻ do người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Nhật Bản trong thời gian trung và dài hạn sở hữu, được thiết kế để dễ dàng xác định xem người đó có thể làm việc hay không. Thẻ này không được cấp cho những người tạm trú như khách du lịch hoặc những người cư trú bất hợp pháp. Cục Quản lý xuất nhập cảnh hướng dẫn kiểm tra theo 3 điểm sau:
Mục “Có/Không có giới hạn làm việc” trên mặt trước của Thẻ cư trú sẽ ghi một trong các nội dung sau:
| Nội dung | Ý nghĩa |
|---|---|
| Không giới hạn làm việc | Không có giới hạn về nội dung công việc (ví dụ: Người vĩnh trú, Vợ/chồng/con của người có quốc tịch Nhật Bản, v.v.) |
| Chỉ được phép làm việc theo Tư cách cư trú | Chỉ được phép làm việc trong phạm vi được công nhận bởi Tư cách cư trú đó |
| Chỉ được phép làm việc tại cơ quan được ghi trong giấy chỉ định | Ví dụ: Tư cách cư trú “Thực tập kỹ thuật”. Cần kiểm tra giấy chỉ định. |
| Không được phép làm việc | Về nguyên tắc, không thể tuyển dụng. Tuy nhiên, cần kiểm tra Điểm 2. |
Ngay cả khi mặt trước ghi “Không được phép làm việc” hoặc “Chỉ được phép làm việc theo Tư cách cư trú”, nếu mục “Giấy phép hoạt động ngoài Tư cách cư trú” ở mặt sau có ghi “được phép”, thì người đó có thể làm việc trong một phạm vi nhất định. Điển hình là các công việc bán thời gian của du học sinh, mục này sẽ ghi “Được phép (nguyên tắc không quá 28 giờ/tuần, trừ các công việc liên quan đến ngành giải trí người lớn, v.v.)“.
Giới hạn 28 giờ/tuần được tính dựa trên tổng số giờ làm việc nếu có nhiều nơi làm thêm. Ngay cả khi thời gian làm việc tại công ty bạn không quá 28 giờ, nếu tổng số giờ làm việc với các công ty khác vượt quá giới hạn này, thì có thể bị coi là vi phạm.
Người sở hữu “Giấy phép tạm tha” đang trong quá trình bị trục xuất hoặc có tình trạng tương tự, và không có Tư cách cư trú. Nếu mặt sau của giấy phép ghi “Không được phép tham gia vào các hoạt động nghề nghiệp hoặc nhận thù lao”, thì không thể làm việc. Cần lưu ý để không nhầm lẫn với Thẻ cư trú.
Ngoài ra, Cục Quản lý xuất nhập cảnh đã thiết lập trang “Tra cứu thông tin số Thẻ cư trú bị vô hiệu” (https://lapse-immi.moj.go.jp/html/top.html) để kiểm tra xem số Thẻ cư trú đã hết hạn hay chưa. Bạn có thể nhập số và thời hạn hiệu lực để tra cứu, nhưng kết quả tra cứu không chứng minh tính hợp lệ của thẻ, và Cục Quản lý xuất nhập cảnh cũng khuyến nghị kiểm tra các điểm chống giả mạo trên thẻ để phòng chống thẻ giả.

Điều mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đặc biệt lưu ý khi tuyển dụng người nước ngoài chính là tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp. Lao động bất hợp pháp bị pháp luật cấm, và không chỉ người nước ngoài lao động bất hợp pháp mà cả chủ doanh nghiệp thuê lao động bất hợp pháp cũng sẽ bị xử phạt.
Tờ rơi của Cục Quản lý xuất nhập cảnh đã tổng hợp rằng lao động bất hợp pháp xảy ra trong 3 trường hợp sau:
| Hành vi bị xử lý | Xử phạt/Hình phạt |
|---|---|
| Cho phép hoặc môi giới lao động bất hợp pháp (Tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp) | Phạt tù không quá 3 năm hoặc phạt tiền không quá 3 triệu yên, hoặc cả hai (từ ngày 1 tháng 4 năm 2027 nâng lên phạt tù không quá 5 năm hoặc phạt tiền không quá 5 triệu yên, hoặc cả hai) |
| Chủ doanh nghiệp nước ngoài cho phép hoặc môi giới lao động bất hợp pháp | Đối tượng bị trục xuất |
| Không nộp báo cáo cho Hello Work hoặc nộp báo cáo sai sự thật | Phạt tiền không quá 300.000 yên |
Điều quan trọng ở đây là, việc “không biết” không thể giúp bạn thoát khỏi hình phạt. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú đã quy định rõ rằng, ngay cả khi không biết người nước ngoài mà mình định tuyển dụng là lao động bất hợp pháp, “nếu có sơ suất như không kiểm tra Thẻ cư trú, thì sẽ không được miễn trừ hình phạt”. Nói cách khác, việc lơ là không kiểm tra Thẻ cư trú có thể bị đánh giá là một hành vi sơ suất. Về cách kiểm tra khi tuyển dụng người chuyển việc và việc tăng mức phạt từ năm 2027, xin xem bài “Giấy chứng nhận tư cách lao động: tuyển người chuyển việc và luật 2027”.
📌 Việc nói “không có ác ý” sẽ không bảo vệ được bạn. Việc xác nhận và ghi lại thông tin Thẻ cư trú là bước đầu tiên để bảo vệ doanh nghiệp.
Cho đến đây, chúng ta đã tập trung vào nghĩa vụ xác nhận của phía doanh nghiệp, nhưng bản thân người nước ngoài cũng có những quy tắc cần tuân thủ. Việc hiểu đúng về khả năng và phạm vi làm việc có liên quan trực tiếp đến sự ổn định trong Tư cách cư trú của họ.
Những điều này không phải là thứ mà doanh nghiệp có thể quản lý một cách đơn phương, mà cần có sự hiểu biết và hợp tác của bản thân người nước ngoài. Việc giải thích kỹ lưỡng cùng với các điều kiện làm việc khi tuyển dụng sẽ giúp ngăn ngừa các rắc rối sau này.
Về các báo cáo liên quan đến việc tuyển dụng người nước ngoài, có hai hệ thống khác nhau về luật cơ sở và nơi nộp. Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn, vì vậy chúng tôi sẽ sắp xếp lại trong bảng dưới đây.
| Báo cáo | Luật cơ sở | Nơi nộp | Ai thực hiện | Thời hạn ước tính |
|---|---|---|---|---|
| Báo cáo tình hình tuyển dụng người nước ngoài | Luật Thúc đẩy Tổng hợp Chính sách Lao động | Hello Work | Chủ doanh nghiệp (công ty) | Mỗi khi tuyển dụng hoặc nghỉ việc |
| Báo cáo liên quan đến cơ quan chủ quản (hoạt động) | Luật Quản lý xuất nhập cảnh | Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú | Bản thân Người cư trú trung và dài hạn | Trong vòng 14 ngày kể từ khi phát sinh sự việc |
Các chủ doanh nghiệp tuyển dụng người nước ngoài (trừ Người vĩnh trú đặc biệt, Tư cách cư trú “Ngoại giao”, “Công vụ”) có nghĩa vụ phải nộp Báo cáo tình hình tuyển dụng người nước ngoài theo Luật Thúc đẩy Tổng hợp Chính sách Lao động. Mỗi khi tuyển dụng hoặc khi người nước ngoài nghỉ việc, doanh nghiệp phải nộp báo cáo cho Hello Work.
Mặt khác, “Báo cáo liên quan đến cơ quan chủ quản (hoạt động)” theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh là báo cáo do bản thân Người cư trú trung và dài hạn thực hiện. Đối tượng là những người có Tư cách cư trú như Giáo sư, Chuyên gia có kỹ năng cao, Quản trị/quản lý, Chuyển công tác nội bộ, Thực tập kỹ thuật, Du học, v.v. Khi có sự thay đổi về tên/địa chỉ của cơ quan hợp đồng (nơi làm việc), cơ quan bị giải thể, rời khỏi cơ quan hợp đồng (nghỉ việc/chuyển việc), chuyển công tác, v.v., phải báo cáo trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự việc đó.
Mặc dù đây không phải là nghĩa vụ trực tiếp của phía doanh nghiệp, nhưng việc nhắc nhở nhân viên nước ngoài nộp báo cáo khi họ vào làm hoặc nghỉ việc có thể góp phần vào việc quản lý Tư cách cư trú một cách phù hợp. Đặc biệt khi nghỉ việc, người nước ngoài dễ quên nộp báo cáo, vì vậy việc doanh nghiệp nhắc nhở là điều đáng khuyến khích.

Chúng tôi sẽ tổng hợp quy trình thực tế cơ bản khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ tuyển dụng người nước ngoài. Vui lòng sử dụng như một danh sách kiểm tra phù hợp với tình hình của công ty bạn.
💡 Nếu bạn lo lắng về sự phù hợp giữa nội dung công việc và Tư cách cư trú (在留資格), việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia như Đại lý thủ tục hành chính (行政書士) trước khi bắt đầu làm việc có thể giảm thiểu rủi ro bị từ chối cấp phép hoặc lao động bất hợp pháp sau này.
Năm 2026, các thay đổi về hệ thống liên quan đến thủ tục cư trú của người nước ngoài đang tiếp diễn. Hãy nắm bắt tổng quan vì chúng có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng. Chi tiết và thời gian thi hành có thể thay đổi trong tương lai, vì vậy vui lòng kiểm tra thông tin mới nhất từ các nguồn chính thức.
Những xu hướng này sẽ ảnh hưởng đến hệ thống tiếp nhận và lịch trình tuyển dụng nhân sự nước ngoài. Đối với việc tuyển dụng trong giai đoạn chuyển đổi hệ thống, việc thu thập thông tin và chuẩn bị sớm là rất hiệu quả.
Việc tuyển dụng người nước ngoài, nếu tuân thủ đúng quy trình, sẽ trở thành một nguồn lực lớn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, nếu bỏ qua việc kiểm tra Thẻ cư trú (在留カード), doanh nghiệp có nguy cơ bị truy tố về tội tiếp tay cho lao động bất hợp pháp. Các điểm chính là: kiểm tra khả năng làm việc bằng Thẻ cư trú trước khi tuyển dụng, thông báo cho Hello Work khi tuyển dụng và khi nghỉ việc, và ghi lại các xác nhận và thủ tục đó. Trong những trường hợp không chắc chắn, việc tham khảo ý kiến của chuyên gia về Tư cách cư trú (在留資格) có thể giúp bạn yên tâm tiến hành tiếp nhận.
Việc lưu giữ bản sao là hữu ích, nhưng đôi khi không đủ. Điều quan trọng là phải thực sự kiểm tra mục có giới hạn làm việc hay không, mục Giấy phép hoạt động ngoài tư cách cư trú (資格外活動許可) và Thời hạn cư trú (在留期限), sau đó đối chiếu với bản gốc. Nếu nghi ngờ có sự giả mạo, hãy cân nhắc sử dụng chức năng tra cứu thông tin thẻ hết hiệu lực hoặc ứng dụng đọc thẻ, hoặc liên hệ với Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương gần nhất.
Hãy kiểm tra xem có Giấy phép hoạt động ngoài tư cách cư trú (資格外活動許可) với điều kiện “về nguyên tắc không quá 28 giờ/tuần” hay không. Lưu ý rằng 28 giờ này được tính dựa trên tổng số giờ làm việc tại tất cả các nơi làm thêm khác. Nếu chỉ tính riêng số giờ làm việc tại công ty bạn, có thể vô tình vi phạm.
Nếu bỏ qua việc thông báo hoặc thông báo sai sự thật, bạn có thể bị phạt tiền lên đến 300.000 yên. Nếu nhận ra mình đã quên nộp, hãy nhanh chóng liên hệ với Hello Work để được tư vấn.
Việc công việc được giao có nằm trong phạm vi hoạt động được phép theo Tư cách cư trú (在留資格) hay không cần được đánh giá riêng từng trường hợp. Nếu bạn không chắc chắn, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét việc xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) hoặc tham khảo ý kiến của chuyên gia trước khi bắt đầu làm việc.
Doanh nghiệp sẽ nộp thông báo tình hình tuyển dụng người nước ngoài cho Hello Work khi nhân viên nghỉ việc. Đồng thời, vì “Thông báo liên quan đến cơ quan trực thuộc” theo Luật Quản lý xuất nhập cảnh (入管法) là nghĩa vụ của người lao động, việc nhắc nhở người lao động nộp thông báo (trong vòng 14 ngày) sẽ giúp hợp tác trong việc quản lý cư trú một cách phù hợp.
Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú cho biết, ngay cả khi không biết là người lao động bất hợp pháp, nếu có sơ suất như không kiểm tra Thẻ cư trú, thì sẽ không tránh khỏi bị xử phạt. Thực tế và hồ sơ chứng minh đã kiểm tra kỹ lưỡng sẽ là cơ sở để bảo vệ doanh nghiệp.
Khi tiếp nhận nhân viên nước ngoài do kế thừa doanh nghiệp hoặc thay đổi người quản lý, điều cần thiết không phải là thay đổi tư cách cư trú mà là thông báo liên quan đến cơ quan (hợp đồng) trực thuộc. Chi tiết xin xem Kế thừa doanh nghiệp và nhân viên nước ngoài.
Văn phòng chúng tôi tiếp nhận tư vấn từ cả người nước ngoài và doanh nghiệp tiếp nhận, dựa trên các xu hướng chính sách mới nhất.
Trước tiên, xin vui lòng sử dụng dịch vụ tư vấn miễn phí của chúng tôi.
📩 Liên hệ tại đây
📞 Đặt lịch tư vấn qua điện thoại tại đây
Bài viết này được viết dựa trên thông tin công khai tính đến tháng 7 năm 2026. Chi tiết về chế độ và thời điểm thi hành có thể thay đổi trong tương lai. Khi thực hiện các thủ tục nộp đơn hoặc khai báo thực tế, vui lòng xác nhận thông tin chính thức từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi hoặc liên hệ văn phòng chúng tôi.
Tác giả bài viết này: Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi) Nakayama Satoshi
Đại diện Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) Miyazaki Kokusai Homu Jimusho
Địa chỉ: Thành phố Miyazaki, tỉnh Miyazaki
Trước khi nộp, hãy cho chúng tôi xem qua một lần.
Kiểm tra miễn phí trước khi nộp cho Cục Xuất nhập cảnh ›
Dành cho quý vị tự nộp đơn xin tư cách cư trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú. Trước khi nộp, chúng tôi xem lại đơn và các giấy tờ đính kèm, và cho biết những giấy tờ còn thiếu cũng như các điểm cần lưu ý. Chúng tôi nhận kiểm tra trực tuyến (Google Meet・khoảng 20 phút) hoặc bằng tin nhắn LINE.
・Đối tượng: đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (COE)・thay đổi tư cách cư trú・gia hạn thời gian cư trú (đơn xin phép vĩnh trú chỉ nhận với người sống tại tỉnh Miyazaki). Nhập quốc tịch không thuộc đối tượng.
・Kiểm tra trực tuyến (Google Meet): mỗi đơn 1 lần. Trả lời bằng tin nhắn LINE: nhận cho cùng một đơn cho đến trước khi nộp.
・Thời gian trả lời qua LINE dự kiến, về nguyên tắc, trong vòng 2 ngày làm việc (nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ; khi đông khách, việc trả lời có thể chậm hơn).
・Vui lòng gửi bản sao giấy tờ qua LINE hoặc email. Thẻ cư trú chỉ gửi mặt trước; không gửi mặt có số My Number.
・Nội dung chúng tôi trao đổi là ý kiến của văn phòng. Điều này không bảo đảm được cấp phép; kết quả do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú quyết định.
・Chúng tôi chỉ cho biết những giấy tờ còn thiếu và các điểm cần lưu ý. Chúng tôi không làm thay việc lập hoặc viết lại đơn, không soạn nội dung thay, và cũng không cho biết khả năng được cấp phép (có được duyệt hay không) (nếu quý vị muốn ủy thác cho văn phòng, chúng tôi sẽ giới thiệu Gói Tự chuẩn bị・Gói Tinh gọn・Gói Tiêu chuẩn).
・Nếu phát hiện giấy tờ có nội dung không đúng sự thật, hoặc đơn không phải của chính quý vị (kể cả người trong gia đình), chúng tôi sẽ từ chối việc kiểm tra.
Đặt lịch Kiểm tra miễn phí trước khi nộp cho Cục Xuất nhập cảnhĐăng ký qua LINE