Thời gian xử lý hồ sơ cư trú | Số ngày trung bình mới nhất năm 2026 và những điểm cần lưu ý

「Sau khi nộp đơn, tôi phải chờ bao lâu?」。Đây là một trong những câu hỏi mà văn phòng chúng tôi nhận được nhiều nhất. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (sau đây gọi tắt là Cục Quản lý xuất nhập cảnh) công bố thời gian xử lý hồ sơ trung bình cho từng Tư cách cư trú hàng tháng.

Nhìn vào số liệu được cấp phép vào tháng 6 năm Reiwa 8 (2026) về “số ngày cho đến khi có quyết định”, thời gian ngắn nhất là 6.7 ngày cho việc gia hạn thời gian cư trú (Tư cách cư trú ngắn hạn), và dài nhất là 289.1 ngày cho Đơn xin phép vĩnh trú, với sự chênh lệch hơn 40 lần. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp các số liệu và thống kê mới nhất, cách đọc đúng và phương pháp kiểm tra tiến độ cho người nước ngoài và người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp.

Cách suy nghĩ về thời điểm “khi nào nên nộp đơn” đã được đề cập trong bài viết “Khi nào nên nộp đơn gia hạn thời gian cư trú? 45 ngày trước là một mốc tham khảo“. Bài viết này sẽ nói về “thực tế mất bao nhiêu ngày”, là tiền đề cho vấn đề đó.

---

1. Kết luận: Thời gian chờ đợi khác nhau đáng kể tùy thuộc vào Tư cách cư trú

Trước hết, có ba điểm quý vị cần lưu ý:

• Số ngày trung bình khác nhau đáng kể tùy thuộc vào Tư cách cư trú. Đối với “số ngày cho đến khi có quyết định” của số liệu được cấp phép vào tháng 6 năm Reiwa 8 (2026), thời gian ngắn nhất là 6.7 ngày cho việc gia hạn thời gian cư trú (Tư cách cư trú ngắn hạn), và dài nhất là 289.1 ngày cho Đơn xin phép vĩnh trú.
• Các số liệu công bố chỉ là mức trung bình toàn quốc của “các trường hợp đã được cấp phép”. Các quyết định không cấp phép hoặc việc rút đơn không được tính vào thống kê.
• Các số liệu công bố chỉ là ước tính và không đảm bảo thời gian cho từng trường hợp cụ thể. Nếu được yêu cầu nộp tài liệu bổ sung, thời gian cho đến khi nộp tài liệu đó cũng được tính vào tổng thời gian.

Nói cách khác, các số liệu công bố không phải là con số hứa hẹn “khi nào đơn của bạn sẽ hoàn tất”, mà là một thước đo để chuẩn bị và lên kế hoạch.

2. Cục Quản lý xuất nhập cảnh công bố số ngày trung bình “hàng tháng”

Cục Quản lý xuất nhập cảnh đã công bố số ngày trung bình của thời gian xử lý hồ sơ cư trú tại các Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương trên toàn quốc từ năm tài chính Heisei 29 (2017). Ban đầu, việc công bố được thực hiện hàng quý (3 tháng một lần), nhưng từ số liệu được cấp phép vào tháng 10 năm Reiwa 6 (2024), đã được thay đổi thành công bố hàng tháng, giúp người dân có thể kiểm tra các số liệu mới hơn.

Bốn thủ tục sau đây là đối tượng được công bố:

• Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú
• Đơn xin gia hạn thời gian cư trú
• Đơn xin thay đổi tư cách cư trú
• Đơn xin phép vĩnh trú

Ngoài ra, việc thống kê được dựa trên ngày ra quyết định, và các Tư cách cư trú “Ngoại giao” và “Công vụ” bị loại trừ khỏi đối tượng.

3. 【Mới nhất】Số ngày xử lý trung bình của số liệu được cấp phép vào tháng 6 năm Reiwa 8 (2026)

Dưới đây là bảng trích xuất các Tư cách cư trú thường được tư vấn tại văn phòng chúng tôi, từ các số liệu được Cục Quản lý xuất nhập cảnh công bố cho tháng 6 năm Reiwa 8 (2026) (đơn vị: ngày).

Tư cách cư trú	Cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú	Gia hạn thời gian cư trú	Thay đổi Tư cách cư trú
Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế	51.4	41.7	56.8
Quản trị/quản lý	212.3	46.8	199.6
Kỹ năng đặc định số 1	68.2	45.9	63.0
Kỹ năng đặc định số 2	51.5	43.5	55.6
Hộ lý	27.5	29.2	26.6
Chuyển công tác nội bộ	46.1	43.1	37.0
Lao động có tay nghề	97.1	32.5	28.6
Du học	43.0	42.2	50.3
Đoàn tụ gia đình	68.7	38.2	41.6
Vợ/chồng/con của người có quốc tịch Nhật Bản	111.5	49.8	55.7
Vợ/chồng/con của người vĩnh trú	107.3	47.5	57.0
Thường trú nhân	85.9	41.7	60.2
Người vĩnh trú (Đơn xin phép vĩnh trú)	—	—	289.1

Tất cả đều là “số ngày cho đến khi có quyết định (cấp phép/thông báo)”. Đơn xin phép vĩnh trú được công bố trong mục “Thay đổi Tư cách cư trú, v.v.”, và không có số liệu trong các cột cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú và gia hạn thời gian cư trú.

Đối với Tư cách cư trú Quản trị/quản lý, thời gian cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú là 212.3 ngày và thay đổi Tư cách cư trú là 199.6 ngày, đây là mức dài thứ hai sau Đơn xin phép vĩnh trú. Trong khi đó, Tư cách cư trú Hộ lý có thời gian khoảng 30 ngày cho cả ba thủ tục, cho thấy sự khác biệt lớn ngay cả trong các Tư cách cư trú liên quan đến lao động.

Từ số liệu được cấp phép vào tháng 6 năm Reiwa 8 (2026)

4. Những điều có thể thấy qua xu hướng 3 tháng

Nếu chỉ nhìn vào số liệu của một tháng, nó có thể bị ảnh hưởng bởi việc xử lý ngẫu nhiên các trường hợp kéo dài trong tháng đó. Khi so sánh ba tháng 4, 5 và 6 năm Reiwa 8 (2026), chúng ta có thể thấy được xu hướng (số ngày cho đến khi có quyết định, đơn vị: ngày).

Tư cách cư trú/Thủ tục	Tháng 4 năm 2026	Tháng 5 năm 2026	Tháng 6 năm 2026
Đơn xin phép vĩnh trú	317.9	292.1	289.1
Quản trị/quản lý (Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú)	194.4	153.4	212.3
Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế (Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú)	68.7	62.9	51.4
Du học (Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú)	45.6	70.6	43.0
Vợ/chồng/con của người có quốc tịch Nhật Bản (Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú)	89.7	111.5	111.5

Những điểm có thể rút ra từ đây là:

• Đơn xin phép vĩnh trú đã được rút ngắn liên tục trong 3 tháng (317.9 ngày → 289.1 ngày). Tuy nhiên, mức này vẫn còn từ 9 tháng trở lên.
• Quản trị/quản lý tiếp tục có sự biến động lớn theo từng tháng (153.4 ngày ~ 212.3 ngày).
• Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú cho Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế đã được rút ngắn 17.3 ngày trong 3 tháng (68.7 ngày → 51.4 ngày).
• Du học có sự biến động lên xuống từ 45.6 ngày → 70.6 ngày → 43.0 ngày. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú lưu ý rằng thời gian xét duyệt đối với Tư cách cư trú “Du học” có xu hướng kéo dài do số lượng đơn đăng ký tăng lên vào các đợt khai giảng khóa học tại các trường tiếng Nhật (tháng 4, tháng 10).

Về yếu tố mùa vụ, còn một điểm nữa là, số lượng đơn đăng ký tăng lên vào mùa tìm việc làm tháng 4, nên thời gian xét duyệt đối với tư cách lao động có xu hướng kéo dài. Điều này cũng được lưu ý. Việc số liệu của một tháng cụ thể cao không nhất thiết có nghĩa là quy định đã trở nên nghiêm ngặt hơn.

5. “Số ngày cho đến khi xử lý” và “Số ngày cho đến khi kết thúc xét duyệt” là hai khái niệm khác nhau

Trong các tài liệu công bố, có hai loại số liệu được ghi chú song song về việc gia hạn thời gian cư trú và thay đổi tư cách cư trú. Nếu hiểu sai điểm này, bạn sẽ đọc sai thực tế.

Loại số liệu	Ý nghĩa
Số ngày cho đến khi xử lý (thông báo)	Từ ngày tiếp nhận đơn đăng ký cho đến ngày thông báo cấp phép (ngày đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh để làm thủ tục)
Số ngày cho đến khi kết thúc xét duyệt	Từ ngày tiếp nhận đơn đăng ký cho đến khi quá trình xét duyệt kết thúc

Nói cách khác, “số ngày cho đến khi xử lý” bao gồm cả khoảng thời gian từ khi xét duyệt kết thúc cho đến khi thực tế đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh để nhận kết quả. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú cũng nêu rõ rằng thời gian xét duyệt thực tế có thể ngắn hơn số ngày được hiển thị.

Đối với các trường hợp được cấp phép vào tháng 6 năm 2026, ví dụ, việc thay đổi tư cách cư trú Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế mất 56.8 ngày cho đến khi xử lý và 48.1 ngày cho đến khi kết thúc xét duyệt, với sự chênh lệch là 8.7 ngày. Đối với Đơn xin phép vĩnh trú, con số này là 289.1 ngày và 276.0 ngày, có sự chênh lệch 13.1 ngày.

6. 5 điểm cần lưu ý khi đọc số liệu thống kê này

Trong các ghi chú của tài liệu công bố, có những điều kiện quan trọng trong thực tế. Việc chỉ lấy số liệu mà không xem xét các điểm này có thể dẫn đến hiểu lầm, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra 5 điểm sau đây cùng lúc.

1. Các trường hợp không được cấp phép hoặc rút đơn không được bao gồm. Đây chỉ là mức trung bình của “các trường hợp đã được cấp phép”. Mức trung bình thực tế, bao gồm cả các trường hợp không được cấp phép, sẽ khác.
2. Nếu được yêu cầu nộp thêm tài liệu, số ngày cho đến khi nộp tài liệu đó cũng được tính vào. Nếu việc nộp tài liệu bị chậm trễ, số ngày sẽ kéo dài tương ứng. Nói cách khác, tốc độ phản hồi đối với các yêu cầu tài liệu bổ sung là một trong số ít yếu tố mà bạn có thể tự kiểm soát.
3. “Thay đổi tư cách cư trú, v.v.” bao gồm Đơn xin phép vĩnh trú. Tuy nhiên, chỉ bao gồm vĩnh trú thông thường và không bao gồm đơn xin có được tư cách cư trú.
4. Số liệu của Kỹ năng đặc định số 1 được tính toán loại trừ lĩnh vực dịch vụ ăn uống. Điều này là do các biện pháp đã được thực hiện dựa trên “Về việc áp dụng giới hạn tiếp nhận trong lĩnh vực ‘dịch vụ ăn uống’ của Kỹ năng đặc định” ban hành ngày 27 tháng 3 năm 2026.
5. “Hoạt động đặc định” có thời gian xét duyệt khác nhau tùy thuộc vào hoạt động dự định thực hiện. Vì Hoạt động đặc định có nội dung đa dạng, khi áp dụng giá trị trung bình vào trường hợp của mình, cần phải xem xét cẩn thận hơn so với các tư cách cư trú khác.

Ngoài ra, đối với việc thay đổi tư cách cư trú sang Thực tập kỹ thuật số 3, có ghi chú rằng có những trường hợp được cấp phép sau khi tạm thời về nước từ 1 tháng trở lên kể từ khi nộp đơn, vì vậy con số này không nhất thiết phản ánh trực tiếp độ dài của quá trình xét duyệt.

Ngoài ra, cách xử lý khi Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú không được cấp phép sẽ được trình bày chi tiết.

7. Những điều người nước ngoài và người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp cần làm

Dành cho người nước ngoài

• Hãy hành động sớm để gia hạn. Đơn xin gia hạn thời gian cư trú được tiếp nhận khoảng 3 tháng trước ngày hết hạn thời gian cư trú. Ngay cả với số liệu trung bình mới nhất, nhiều tư cách cư trú mất khoảng 40 ngày để gia hạn, vì vậy việc nộp đơn sớm sẽ giúp ổn định cuộc sống.
• Lên kế hoạch cho Đơn xin phép vĩnh trú với giả định sẽ mất “từ 9 tháng trở lên”. Tính đến tháng 6 năm Reiwa 8 (2026), thời gian xử lý là 289.1 ngày. Nếu ngày hết hạn thời gian cư trú đến trong khoảng thời gian này, hãy nhớ nộp Đơn xin gia hạn thời gian cư trú riêng biệt với Đơn xin phép vĩnh trú.
• Ưu tiên hàng đầu việc phản hồi yêu cầu bổ sung tài liệu. Số ngày cho đến khi nộp tài liệu sẽ được tính vào thời gian xét duyệt.
• Nếu có thay đổi công việc hoặc chuyển nhà, hãy nộp thông báo. Những thay đổi trong quá trình xét duyệt có thể dẫn đến việc yêu cầu bổ sung tài liệu.

Dành cho người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp

• Lịch trình tuyển dụng cần được tính ngược từ số ngày cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú. Tính đến tháng 6 năm Reiwa 8 (2026), thời gian xử lý là 51.4 ngày cho Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế và 68.2 ngày cho Kỹ năng đặc định số 1. Nếu mục tiêu là bắt đầu làm việc vào tháng 4, việc nộp đơn từ đầu năm có thể không kịp.
• Đặc biệt, việc tiếp nhận tư cách Quản trị/quản lý dự kiến sẽ kéo dài. Mức 212.3 ngày để cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lịch trình khởi động kế hoạch kinh doanh.
• Ngày bắt đầu làm việc nên được thiết kế với thời gian dự phòng, không phải là “ngày được cấp phép”. Không thể bắt đầu làm việc trước khi nhận được giấy phép.
• Thông báo trong nội bộ công ty rằng “mức trung bình không phải là sự đảm bảo”. Việc các trường hợp cụ thể kéo dài hơn mức trung bình là điều bình thường.

8. Làm thế nào để kiểm tra tiến độ?

Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukan-cho) cho biết không thể trả lời các câu hỏi về tình trạng tiến độ xét duyệt của từng đơn riêng lẻ. Ngoài ra, do có nhiều cuộc gọi hỏi về tiến độ gây khó khăn trong việc kết nối điện thoại và ảnh hưởng đến công việc xét duyệt, Cục yêu cầu hạn chế gọi điện để kiểm tra tiến độ. Khi quá trình xét duyệt hoàn tất, Cục sẽ gửi thông báo qua bưu thiếp hoặc email.

Mặt khác, nếu sử dụng đơn đăng ký trực tuyến, quý vị có thể tự mình kiểm tra tiến độ xét duyệt. Trong hệ thống đăng ký cư trú trực tuyến, khi xem cột “Tình trạng đơn” (申請状態) từ “Danh sách thông tin đơn đăng ký” (申請情報一覧), các trạng thái như “Đơn đã hoàn tất” (申請完了), “Đang xét duyệt” (審査中), “Đang chờ cấp” (発行待ち) (đối với trường hợp gửi qua bưu điện), “Hoàn tất” (完了) sẽ được hiển thị. Nếu cần nộp thêm tài liệu, cột “Tài liệu đính kèm” (添付資料) sẽ hiển thị “Đang chờ bổ sung” (追完待ち).

Việc có thể tự mình kiểm tra tiến độ là một trong những lợi ích thực tế khi chọn đơn đăng ký trực tuyến. Cơ chế của đơn đăng ký trực tuyến được giải thích trong bài viết “Hệ thống đăng ký cư trú trực tuyến | Hệ thống mới năm 2026 và những điểm cần lưu ý“.

9. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1. Đã quá số ngày trung bình được công bố mà tôi vẫn chưa nhận được thông báo. Có phải là không được cấp phép không?

Việc vượt quá thời gian trung bình không có nghĩa là sẽ bị không được cấp phép ngay lập tức. Giá trị công bố là mức trung bình toàn quốc của các trường hợp đã được cấp phép, và việc các trường hợp cụ thể kéo dài hơn mức này là điều bình thường. Nếu được yêu cầu nộp thêm tài liệu, số ngày sẽ được cộng thêm cho đến khi hoàn tất việc phản hồi.

Q2. Có sự khác biệt giữa việc nộp đơn từ Miyazaki và nộp đơn từ Tokyo không?

Các số liệu được công bố là mức trung bình tổng hợp của các Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương trên toàn quốc, và không có phân tích chi tiết theo từng cơ quan. Do đó, không thể đọc được sự khác biệt theo khu vực từ các tài liệu công bố.

Q3. Thời hạn cư trú của tôi sắp hết trong khi Đơn xin phép vĩnh trú đang được xét duyệt. Tôi phải làm gì?

Đơn xin phép vĩnh trú và Đơn xin gia hạn thời gian cư trú là hai thủ tục riêng biệt. Nếu ngày hết hạn thời gian cư trú đến trong khi quá trình xét duyệt vĩnh trú vẫn đang tiếp diễn, quý vị cần phải nộp Đơn xin gia hạn thời gian cư trú riêng. Với thời gian xét duyệt Đơn xin phép vĩnh trú là 289.1 ngày tính đến tháng 6 năm Reiwa 8 (2026), việc hết hạn trong quá trình nộp đơn là hoàn toàn có thể xảy ra.

Q4. Tôi nên xem “Số ngày cho đến khi có quyết định” hay “Số ngày cho đến khi kết thúc xét duyệt”?

Nếu muốn ước tính thời gian cho đến khi nhận được giấy phép, hãy xem “Số ngày cho đến khi có quyết định”. Nếu muốn biết độ dài của quá trình xét duyệt, hãy xem “Số ngày cho đến khi kết thúc xét duyệt”. Đối với việc gia hạn thời gian cư trú và thay đổi tư cách cư trú, sự khác biệt này tương ứng với khoảng thời gian từ khi kết thúc xét duyệt đến khi đến văn phòng.

Q5. Việc nộp đơn trực tuyến có làm quá trình xét duyệt nhanh hơn không?

Vì các tài liệu công bố không chỉ ra chi tiết theo phương thức nộp đơn, không thể đánh giá liệu việc nộp đơn trực tuyến có nhanh hơn hay không từ các giá trị công bố. Tuy nhiên, việc có thể tự mình kiểm tra tiến độ và giảm bớt gánh nặng phải đến trực tiếp quầy là những lợi ích rõ ràng.

Q6. Tôi có thể kiểm tra các số liệu ở đâu?

Trên trang “Thời gian xử lý hồ sơ cư trú” của trang web Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, các tệp PDF hàng tháng được công bố. URL nguồn được đăng ở cuối bài viết này.

10. Tóm tắt: Sử dụng các con số để “lập kế hoạch” chứ không phải để “lo lắng”

Thời gian xử lý trung bình của hồ sơ xét duyệt cư trú, xét theo “số ngày cho đến khi có quyết định” đối với các hồ sơ được cấp phép vào tháng 6 năm Reiwa 8 (2026), có sự chênh lệch lớn, từ 6.7 ngày đối với gia hạn thời gian cư trú (Cư trú ngắn hạn) đến 289.1 ngày đối với Đơn xin phép vĩnh trú. Điều quan trọng hơn bản thân các con số là hiểu rõ những gì con số đó bao gồm và không bao gồm, sau đó áp dụng vào kế hoạch của bản thân.

• Giá trị công bố là mức trung bình toàn quốc của “các trường hợp được cấp phép” và không phải là sự đảm bảo.
• Tốc độ phản hồi đối với các tài liệu bổ sung là yếu tố bạn có thể tự mình rút ngắn.
• Hãy lên kế hoạch gia hạn sớm, và đối với vĩnh trú, hãy chuẩn bị cho một quá trình dài.
• Các doanh nghiệp hãy lập lịch trình tuyển dụng bằng cách tính ngược từ số ngày cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú.

Văn phòng chúng tôi hỗ trợ một cách nhất quán, từ việc thiết kế lịch trình nộp hồ sơ dựa trên các giá trị công bố mới nhất cho đến việc xử lý các tài liệu bổ sung.

---

Bài viết này được viết dựa trên thông tin công khai tại thời điểm tháng 9 năm 2026. Chi tiết về hệ thống và thời điểm thi hành có thể thay đổi trong tương lai. Khi nộp đơn thực tế, vui lòng xác nhận với thông tin chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú hoặc văn phòng chúng tôi.

Tác giả bài viết: Đại lý thủ tục hành chính được ủy thác nộp hồ sơ (Gyoseishoshi) Nakayama Satoshi
Đại diện Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) Miyazaki Kokusai Homu Jimusho
Địa chỉ: Thành phố Miyazaki, tỉnh Miyazaki

Nguồn (Thông tin gốc)

• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú “Thời gian xử lý hồ sơ cư trú” https://www.moj.go.jp/isa/applications/resources/nyuukokukanri07_00140.html
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú “Thời gian xử lý hồ sơ cư trú (số ngày) đối với các hồ sơ được cấp phép vào tháng 6 năm Reiwa 8 (2026)” https://www.moj.go.jp/isa/content/001468644.pdf
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú “Thời gian xử lý hồ sơ cư trú (số ngày) đối với các hồ sơ được cấp phép vào tháng 5 năm Reiwa 8 (2026)” https://www.moj.go.jp/isa/content/001466245.pdf
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú “Thời gian xử lý hồ sơ cư trú (số ngày) đối với các hồ sơ được cấp phép vào tháng 4 năm Reiwa 8 (2026)” https://www.moj.go.jp/isa/content/001466244.pdf
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú “Về việc xác nhận tình trạng tiến độ của các đơn xin cư trú” https://www.moj.go.jp/isa/10_00210.html