Chính sách an toàn (Chính sách cơ bản về an toàn thông tin)

1. Phương châm cơ bản

Văn phòng bảo đảm an toàn thông tin theo các nguyên tắc sau đây, trên cơ sở tuân thủ Luật Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi), Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, Luật Phòng chống chuyển giao thu nhập phạm tội và các luật, quy định áp dụng khác.

1. Thông tin được khách hàng giao phó sẽ được thu thập, sử dụng và quản lý một cách thích hợp trong phạm vi cần thiết để thực hiện nghiệp vụ.
2. Thực hiện các biện pháp quản lý an toàn về tổ chức, nhân sự, vật lý và kỹ thuật nhằm bảo đảm tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính khả dụng của thông tin.
3. Đại lý thủ tục hành chính đại diện liên tục học tập về an toàn thông tin và bảo vệ thông tin cá nhân; khi có nhân viên, sẽ đào tạo cho nhân viên đó.
4. Tiến hành lựa chọn và giám sát thích hợp đối với các bên được ủy thác bên ngoài và các dịch vụ được sử dụng.
5. Khi xảy ra sự cố an toàn thông tin, nhanh chóng xử lý và thực hiện các biện pháp phòng ngừa tái diễn.
6. Liên tục rà soát và cải thiện Chính sách này cùng các quy trình liên quan.

2. Người quản lý an toàn thông tin

Người quản lý an toàn thông tin của Văn phòng là Đại lý thủ tục hành chính đại diện. Đại lý thủ tục hành chính đại diện chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc xây dựng, thực thi và giám sát các biện pháp quản lý an toàn dựa trên Chính sách này.

3. Các biện pháp quản lý an toàn về tổ chức

• Xây dựng các quy định nội bộ về việc xử lý thông tin cá nhân và thông tin mật, và phản ánh vào thực tiễn vận hành nghiệp vụ.
• Định kỳ kiểm tra tình trạng xử lý các tài sản thông tin và cải thiện khi cần thiết.
• Thiết lập quy trình báo cáo và xử lý khi xảy ra sự cố an toàn thông tin.

4. Các biện pháp quản lý an toàn về nhân sự

• Khi tuyển dụng nhân viên, Văn phòng yêu cầu nộp bản cam kết về nghĩa vụ bảo mật theo Điều 12 Luật Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi) và về việc xử lý thông tin cá nhân.
• Khi có nhân viên, đào tạo về an toàn thông tin cho nhân viên đó khi vào làm việc và định kỳ sau đó.
• Nghĩa vụ bảo mật đối với thông tin biết được trong quá trình công việc vẫn tiếp tục được áp dụng sau khi nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

5. Các biện pháp quản lý an toàn về vật lý

• Cửa ra vào của Văn phòng được quản lý bằng khóa, và việc ra vào khu vực làm việc được kiểm soát.
• Tài liệu chứa thông tin cá nhân được cất giữ trong tủ có khóa hoặc cơ sở tương tự.
• Thực hiện các biện pháp phòng chống mất mát và trộm cắp đối với thiết bị nghiệp vụ (PC, điện thoại thông minh, v.v.).
• Tài liệu và phương tiện ghi dữ liệu không còn cần thiết được tiêu hủy ở trạng thái không thể khôi phục thông qua máy hủy giấy hoặc quy trình tiêu hủy chuyên dụng.

6. Các biện pháp quản lý an toàn về kỹ thuật

• Hệ điều hành và phần mềm trên thiết bị nghiệp vụ được giữ ở trạng thái mới nhất, áp dụng kịp thời các bản cập nhật bảo mật.
• Cài đặt phần mềm chống vi-rút trên thiết bị nghiệp vụ.
• Đặt mật khẩu khó đoán, mã PIN hoặc passkey cho các tài khoản nghiệp vụ (Google Workspace, các dịch vụ đám mây khác nhau, v.v.), và bật xác thực hai lớp bất cứ khi nào có thể.
• Dữ liệu điện tử chứa thông tin cá nhân được quản lý tại vị trí lưu trữ được chỉ định trên máy tính nghiệp vụ và nền tảng đám mây nghiệp vụ (Google Workspace), với số người được phép xử lý giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết.
• Không lưu trữ thông tin cá nhân liên quan đến nghiệp vụ trên các thiết bị cá nhân (PC riêng, tài khoản email cá nhân, v.v.).
• Khi Văn phòng gửi tệp chứa thông tin cá nhân, việc gửi được thực hiện qua liên kết chia sẻ từ kho lưu trữ nghiệp vụ (giới hạn người nhận) hoặc bằng phương thức an toàn khác. Tệp do khách hàng gửi đến sẽ được chuyển vào vị trí lưu trữ được chỉ định, sau đó nhanh chóng xóa khỏi kênh đã dùng để nhận.
• Đối với website của Văn phòng (kokusaihome.com), các thông tin liên lạc được mã hóa qua SSL/TLS, và sử dụng các plugin bảo mật để bảo vệ chống truy cập trái phép.

7. Quản lý bên được ủy thác và dịch vụ bên ngoài

Các dịch vụ bên ngoài mà Văn phòng sử dụng trong nghiệp vụ được nêu tại Mục 5 của Chính sách bảo vệ quyền riêng tư. Văn phòng quản lý các dịch vụ này như sau.

• Xem xét chính sách quyền riêng tư và tiêu chuẩn bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ, và lựa chọn một cách thích hợp.
• Định kỳ rà soát tình trạng sử dụng dịch vụ, và thay đổi, bổ sung hoặc ngừng sử dụng khi cần thiết.
• Khi Văn phòng biết được sự cố bảo mật nghiêm trọng của nhà cung cấp dịch vụ, sẽ nhanh chóng cân nhắc lại việc tiếp tục sử dụng dịch vụ đó.

8. Phương châm về việc sử dụng dịch vụ AI (AI tạo sinh)

(1) Sử dụng dịch vụ dịch thuật

• Khi dịch văn bản có chứa thông tin cá nhân, sử dụng dịch vụ dịch thuật trả phí mà nhà cung cấp công bố không sử dụng nội dung nhập vào để huấn luyện và không lưu trữ sau khi dịch xong, hoặc chức năng dịch được xử lý ngay trên thiết bị. Việc dịch bằng AI tạo sinh tuân theo mục (2).
• Các dịch vụ dịch thuật có khả năng sử dụng nội dung nhập vào để huấn luyện hoặc lưu trữ (dịch web bản miễn phí, ứng dụng dịch được cài đặt lưu lịch sử vào tài khoản, v.v.) không được sử dụng cho công việc có chứa thông tin cá nhân.
• Khi sử dụng chức năng dịch hội thoại trong buổi gặp mặt, v.v., ưu tiên cài đặt xử lý ngay trên thiết bị (ngôn ngữ đã tải xuống). Khi sử dụng dịch bằng máy chủ bên ngoài đối với ngôn ngữ không thể xử lý trên thiết bị, cài đặt không lưu lịch sử・âm thanh, và không nhập vào máy dịch các thông tin có thể xác định cá nhân như họ tên・ngày sinh・các loại số hiệu.

(2) Sử dụng AI tạo sinh (Claude, v.v.)

• Văn phòng sử dụng AI tạo sinh để tra cứu kiến thức nghiệp vụ, soạn thảo・hiệu đính tài liệu, dịch thuật, hỗ trợ soạn tin nhắn liên lạc với khách hàng, v.v.
• Việc nhập thông tin cá nhân của khách hàng vào AI tạo sinh chỉ giới hạn trong phạm vi cần thiết để thực hiện công việc được ủy thác và đáp ứng tư vấn. Không nhập Mã số cá nhân (My Number). Các thông tin đặc biệt nhạy cảm như tiền án・bệnh sử được giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết cho công việc.
• AI tạo sinh được sử dụng theo cài đặt hoặc hợp đồng không sử dụng nội dung nhập vào để huấn luyện AI (trừ trường hợp nội dung bị phát hiện có nghi ngờ vi phạm điều khoản sử dụng của nhà cung cấp được dùng cho biện pháp an toàn của nhà cung cấp đó). Văn phòng định kỳ kiểm tra việc duy trì cài đặt này. Quốc gia nơi nội dung nhập vào được xử lý và thời hạn lưu trữ được ghi tại Mục 7 của Chính sách bảo vệ quyền riêng tư.
• Không nhập thông tin cá nhân của khách hàng vào các dịch vụ AI tạo sinh (bản miễn phí, v.v.) mà không thể xác nhận cài đặt hoặc hợp đồng nêu ở mục trước.
• Kết quả đầu ra từ dịch vụ AI tuyệt đối không được gửi ra bên ngoài ở nguyên trạng, và phải được Đại lý thủ tục hành chính đại diện kiểm tra, chỉnh sửa trước khi sử dụng.

9. Xử lý sự cố

Trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân, hoặc khi có nguy cơ xảy ra những điều đó, Văn phòng sẽ xử lý như sau.

1. Nhanh chóng điều tra sự việc và thực hiện các biện pháp khẩn cấp để ngăn chặn việc mở rộng thiệt hại.
2. Nhanh chóng thông báo cho các khách hàng bị ảnh hưởng.
3. Khi đáp ứng các điều kiện quy định trong Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, báo cáo lên Ủy ban Bảo vệ thông tin cá nhân và thông báo cho các đương sự liên quan.
4. Phân tích nguyên nhân, xây dựng và thực hiện các biện pháp phòng ngừa tái diễn.

10. Đào tạo và cải thiện liên tục

• Đại lý thủ tục hành chính đại diện liên tục học tập về an toàn thông tin và bảo vệ thông tin cá nhân; khi có nhân viên, sẽ định kỳ đào tạo cho nhân viên đó về an toàn thông tin và bảo vệ thông tin cá nhân.
• Liên tục rà soát và cải thiện Chính sách này cùng các quy trình liên quan trước những thay đổi của pháp luật, thay đổi phạm vi nghiệp vụ và thay đổi của môi trường kỹ thuật.

11. Sửa đổi Chính sách này

Văn phòng có thể sửa đổi Chính sách này khi cần thiết. Chính sách sau khi sửa đổi sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng tải trên website của Văn phòng (kokusaihome.com).