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인력 부족을 배경으로 외국인 인재 채용을 검토하는 중소기업이 늘고 있습니다. 한편, ‘무엇을 확인해야 하는지’, ‘신고는 어디에 해야 하는지’를 몰라 불안감을 안은 채 채용을 강행하는 경우도 적지 않습니다. 외국인 고용 시에는 확인을 소홀히 하여 기업 측이 처벌 대상이 되는 경우가 있습니다. 본 기사에서는 채용 시 반드시 알아두어야 할 재류카드(在留カード) 확인 방법, 불법취업 조장죄(不法就労助長罪)의 위험, 헬로워크(Hello Work)와 출입국재류관리청(出入国在留管理庁)에 대한 신고, 그리고 2026년 최신 동향까지, 중소기업 인사 담당자와 외국인 본인 양측의 관점에서 1차 정보를 바탕으로 행정서사(Gyoseishoshi)가 정리해 드립니다.
재류카드(在留カード) 분실·도난 시 대응에 대해서는 별도 기사 「재류카드를 분실했다면? 재교부를 행정서사(Gyoseishoshi)가 해설」, 특정기능(特定技能)의 새로운 분야에 대해서는 「특정기능에 새로운 3개 분야 추가」도 함께 참고해 주십시오.
외국인을 고용할 때의 실무는 크게 다음 3가지 축으로 생각하면 정리하기 쉽습니다.
중소기업에서는 인사·총무 담당자가 다른 업무를 겸임하는 경우가 많아, 이러한 절차가 뒤로 미뤄지기 쉽습니다. 그러나 외국인 고용 규칙은 ‘몰랐다’고 해서 넘어갈 수 없는 경우가 있습니다. 출입국재류관리청(出入国在留管理庁, 이하 입관청)도 사업주를 대상으로 ‘불법취업 방지에 협력해 주십시오’라고 명확히 주의를 환기하고 있습니다.
먼저, 채용의 시작점인 ‘재류카드(在留カード) 확인’부터 살펴보겠습니다.
재류카드(在留カード)는 적법하게 일본에 중장기간 체류하는 외국인이 소지하는 카드로, 그 사람이 취업할 수 있는지 여부를 쉽게 판별할 수 있도록 만들어졌습니다. 여행자처럼 일시적으로 체류하는 분이나 불법 체류자에게는 교부되지 않습니다. 입관청은 다음 3가지 포인트로 확인할 것을 안내하고 있습니다.
재류카드(在留カード) 표면의 ‘취업 제한 유무’란에는 다음 중 하나가 기재됩니다.
| 기재 | 의미 |
|---|---|
| 취업 제한 없음 | 취업 내용에 제한이 없습니다 (영주자·일본인의 배우자 등 등) |
| 재류자격에 따른 취업 활동만 가능 | 해당 재류자격으로 인정된 범위 내에서만 취업할 수 있습니다. |
| 지정서 기재 기관에서의 취업 활동만 가능 | 재류자격(在留資格) ‘기능실습(技能実習)’ 등. 지정서 확인이 필요합니다. |
| 취업 불가 | 원칙적으로 고용할 수 없습니다. 단, 포인트 2의 확인이 필요합니다. |
표면이 ‘취업 불가’ 또는 ‘재류자격(在留資格)에 따른 취업 활동만 가능’으로 되어 있더라도, 뒷면의 ‘자격외 활동허가(資格外活動許可)란’에 허가 기재가 있다면 일정 범위 내에서 취업할 수 있습니다. 대표적인 것이 유학생 등의 아르바이트로, ‘허가 (원칙 주 28시간 이내·풍속영업 등 종사 제외)‘라고 기재됩니다.
주 28시간 상한은 여러 아르바이트 근무지가 있는 경우, 그 합계로 판단합니다. 자사의 근무 시간만으로 28시간 이내라도, 다른 회사와의 합계가 초과하면 위반이 될 수 있습니다.
‘가석방 허가서(仮放免許可書)’를 소지하고 있는 사람은 퇴거 강제 절차 중 등의 입장에 있으며, 재류자격(在留資格)을 가지고 있는 것이 아닙니다. 허가서 뒷면에 ‘직업 또는 보수를 받는 활동에 종사할 수 없음’이라고 기재되어 있는 경우에는 취업할 수 없습니다. 재류카드(在留カード)와 혼동하지 않도록 주의해야 합니다.
또한, 입관청은 재류카드(在留カード) 등의 번호가 실효되지 않았는지 확인할 수 있는 ‘재류카드 등 번호 실효 정보 조회‘ 페이지(https://lapse-immi.moj.go.jp/html/top.html)를 운영하고 있습니다. 번호와 유효 기간을 입력하여 조회할 수 있지만, 확인 결과는 카드 유효성 자체를 증명하는 것이 아니며, 위조 카드 대책으로 카드 표면의 위변조 방지 포인트도 함께 확인할 것을 안내하고 있습니다.
외국인 고용 시 중소기업이 가장 주의해야 할 것은 불법취업 조장죄(不法就労助長罪)입니다. 불법취업은 법률로 금지되어 있으며, 불법취업을 한 외국인뿐만 아니라 불법취업을 시킨 사업주도 처벌 대상이 됩니다.
입관청의 리플릿은 불법취업이 되는 경우를 다음 3가지로 정리하고 있습니다.
| 대상 행위 | 처분·벌칙 |
|---|---|
| 불법 취업을 시키거나 알선한 경우 (불법 취업 조장죄) | 3년 이하의 구금형 또는 300만 엔 이하의 벌금, 또는 병과 (2027년 4월 1일부터 5년 이하의 구금형 또는 500만 엔 이하의 벌금, 또는 병과로 상향) |
| 불법 취업을 시키거나 알선한 외국인 사업주 | 강제퇴거 대상 |
| 헬로워크에 신고하지 않거나 허위 신고를 한 경우 | 30만 엔 이하의 벌금 |
여기서 중요한 것은, ‘몰랐다’는 이유만으로는 처벌을 면할 수 없다는 점입니다. 출입국재류관리청은 고용하려는 외국인이 불법 취업자임을 몰랐다고 하더라도, “재류카드를 확인하지 않는 등의 과실이 있는 경우에는 처벌을 면할 수 없습니다”라고 명시하고 있습니다. 즉, 재류카드의 확인을 소홀히 하는 것 자체가 과실로 평가될 우려가 있습니다. 이직자를 중도 채용할 때의 확인 방법과 2027년 벌칙 상향에 대해서는 ‘취업자격 증명서란｜이직자 채용 및 2027년 벌칙 강화’에서 자세히 설명합니다.
📌 ‘악의는 없었다’는 변명이 통하지 않습니다. 재류카드를 확인했다는 사실과 기록이 기업을 보호하는 첫걸음이 됩니다.
지금까지는 기업 측의 확인 의무를 중심으로 살펴보았지만, 외국인 본인에게도 지켜야 할 규칙이 있습니다. 취업 가능 여부와 범위를 올바르게 이해하는 것은 본인의 재류 안정과도 직결됩니다.
이들은 기업이 일방적으로 관리할 수 있는 것이 아니며, 본인의 이해와 협력이 필수적입니다. 채용 시 취업 조건과 함께 상세히 설명해 두는 것이 향후 문제 발생을 방지하는 데 도움이 됩니다.
외국인 고용에 관한 신고는, 근거 법률과 제출처가 다른 두 가지 계통이 있습니다. 혼동하기 쉬운 부분이므로, 아래 표에서 정리합니다.
| 신고 | 근거법 | 제출처 | 누가 하는가 | 기한의 기준 |
|---|---|---|---|---|
| 외국인 고용 상황 신고 | 노동시책종합추진법 | 헬로워크 | 사업주 (기업) | 고용·이직 시마다 |
| 소속 (활동) 기관에 관한 신고 | 출입국관리법 | 출입국재류관리청 | 중장기 재류자 본인 | 사유 발생일로부터 14일 이내 |
외국인(특별영주자, 재류자격 ‘외교’, ‘공용’ 제외)을 고용하는 사업주에게는 노동시책종합추진법에 따라, 외국인 고용 상황 신고가 의무화되어 있습니다. 외국인을 고용했을 때와 이직했을 때, 그때마다 헬로워크에 신고해야 합니다.
한편, 출입국관리법상의 ‘소속 (활동) 기관에 관한 신고’는, 중장기 재류자 본인이 하는 신고입니다. 대상은 교수·고도전문직·경영·관리·기업내 전근·기능실습·유학 등의 재류자격을 가진 분으로, 계약 기관(근무처)의 명칭·소재지 변경, 기관의 소멸, 계약 기관으로부터의 이탈(퇴직·이직), 이적 등이 발생했을 때, 그 사유가 발생한 날로부터 14일 이내에 신고해야 합니다.
기업 측의 직접적인 의무는 아니지만, 외국인 직원이 입사·퇴직했을 때 본인에게 신고를 독려함으로써 재류 관리의 적정화에 협력할 수 있습니다. 특히 퇴직 시에는 본인이 신고를 잊기 쉬우므로, 기업에서 한마디 해주는 것이 바람직한 운영 방식일 것입니다.
중소기업이 외국인을 채용할 때의 기본적인 실무 흐름을 정리합니다. 자사의 상황에 맞춰 체크리스트로 활용해 주십시오.
💡 업무 내용과 재류자격의 적합성에 불안이 있는 경우, 취업 시작 전 단계에서 행정서사(Gyoseishoshi) 등의 전문가에게 상담하면, 이후의 불허가나 불법 취업의 위험을 줄일 수 있습니다.
2026년에는 외국인의 재류 절차에 관한 제도 변경이 계속되고 있습니다. 채용 계획에 영향을 미칠 수 있으므로, 개요를 파악해 두십시오. 모두 상세 내용 및 시행 시기는 향후 변경될 가능성이 있으므로, 최신 정보는 1차 정보로 확인해 주십시오.
이러한 동향은 외국인 인재 수용 체제 및 채용 일정에 영향을 미칩니다. 제도 전환 시기를 넘나드는 채용에서는 빠른 정보 수집과 준비가 유효합니다.
외국인 고용은 올바른 절차를 따르면 중소기업에 큰 전력이 됩니다. 반면에 재류카드 확인을 소홀히 하면 기업이 불법 취업 조장죄에 책임을 물을 위험도 있습니다. 핵심은 채용 전에 재류카드로 취업 가능 여부를 확인하는 것, 고용 및 이직 시 헬로워크에 신고하는 것, 그리고 그 확인과 절차를 기록으로 남기는 것입니다. 판단에 어려움이 있는 경우에는 재류자격 전문가에게 상담함으로써 안심하고 수용을 진행할 수 있습니다.
사본 보관은 유효하지만, 그것만으로는 불충분한 경우가 있습니다. 취업 제한 유무란, 자격외 활동허가란, 재류기한을 실제로 확인하고 원본과 대조하는 것이 중요합니다. 위조가 의심되는 경우에는 실효 정보 조회나 읽기 앱 활용, 가까운 지방출입국재류관리국에 문의하는 것을 검토해 주십시오.
자격외 활동허가란에서 “원칙 주 28시간 이내”의 허가가 있는지 확인합니다. 이 28시간은 다른 아르바이트처와의 합계로 판단되는 점에 주의해 주십시오. 자사분만으로 판단하면 의도치 않게 위반이 될 우려가 있습니다.
신고를 게을리하거나 허위 신고를 한 경우, 30만 엔 이하의 벌금 대상이 될 수 있습니다. 제출하는 것을 잊었다는 것을 알게 된 경우에는 신속하게 헬로워크에 상담해 주십시오.
맡길 업무가 재류자격으로 인정된 활동의 범위 내인지 여부는 개별적인 판단이 필요합니다. 판단에 어려움이 있는 경우에는 취업자격 증명서 취득을 검토하거나, 취업 시작 전에 전문가에게 상담하는 것을 권장합니다.
기업은 이직 시 헬로워크에 외국인 고용 상황 신고를 합니다. 아울러, 출입국관리법상의 “소속기관에 관한 신고”는 본인의 의무이므로, 본인에게 신고(14일 이내)를 독려하면 재류관리의 적정화에 협력할 수 있습니다.
출입국재류관리청은 불법 취업자임을 몰랐다고 하더라도, 재류카드를 확인하지 않는 등의 과실이 있다면 처벌을 면할 수 없다고 합니다. 확인을 다했다는 사실과 기록이 기업을 보호하는 근거가 됩니다.
사업 승계나 경영자 교체로 외국인 직원을 인수하는 경우에는 재류자격 변경이 아니라 소속(계약) 기관에 관한 신고가 필요합니다. 자세한 내용은 사업 승계와 외국인 직원｜필요한 것은 변경이 아닌 신고을 참조하십시오.
저희 사무소에서는 최신 제도 동향을 바탕으로 외국인 본인 및 수용 기업 양측으로부터의 상담을 접수하고 있습니다.
우선 부담 없이 무료 상담을 이용해 주십시오.
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직접 출입국재류관리국에 재류자격 신청을 하시는 분께. 제출하기 전에 신청서와 첨부 서류를 살펴보고, 부족한 서류나 주의할 점을 알려 드립니다. 온라인(Google Meet・20분 정도)으로도, LINE 메시지로도 받습니다.
・대상: 재류자격 인정・변경・갱신 신청입니다(영주 신청은 미야자키현 내 거주자에 한합니다). 귀화는 대상이 아닙니다.
・온라인(Google Meet)은 1건의 신청당 1회입니다. LINE 메시지 답변은 같은 신청에 대해 제출하기 전까지 해 드립니다.
・LINE 답변의 기준은 원칙적으로 2영업일 이내입니다(토・일요일과 공휴일은 쉽니다. 붐빌 때는 답변이 늦어질 수 있습니다).
・서류 사본은 LINE 또는 이메일로 보내 주세요. 재류카드는 앞면만 보내 주시고, 마이넘버가 적힌 면은 보내지 마세요.
・알려 드리는 내용은 당 사무소의 의견입니다. 허가를 보장하는 것이 아니며, 결과는 출입국재류관리국의 판단에 따릅니다.
・알려 드리는 것은 부족한 서류나 주의할 점까지입니다. 신청서 작성이나 수정의 대행, 문안 작성은 하지 않습니다. 허가 전망(통과할지 여부)도 알려 드리지 않습니다(당 사무소에 의뢰하시는 경우에는 셀프 준비 코스・라이트 플랜・스탠다드 플랜을 안내해 드립니다).
・사실과 다른 내용의 서류임을 알게 된 경우, 또는 본인(가족 포함)의 신청이 아님을 알게 된 경우에는 체크를 거절합니다.
본 기사는 2026년 7월 시점의 공개 정보에 근거하여 작성되었습니다. 제도의 상세 내용이나 시행 시기는 향후 변경될 수 있습니다. 실제 신청이나 신고 시에는 출입국재류관리청·후생노동성의 공식 정보 또는 저희 사무소로 확인해 주십시오.
본 기사 작성자: 행정서사(Gyoseishoshi) 나카야마 사토시
행정서사(Gyoseishoshi) 법인 미야자키 국제법무사무소 대표
소재지: 미야자키현 미야자키시
