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개인정보 처리방침

개인정보 처리방침 (개인정보 보호방침)

행정서사(Gyoseishoshi) 법인 미야자키 국제법무사무소(이하 “당 사무소”)는 외국인의 출입국·재류 관련 신청 업무 등을 수행하는 과정에서 고객으로부터 다량의 개인정보를 제공받습니다. 당 사무소는 행정서사법(Gyoseishoshi) 제12조에 규정된 비밀 준수 의무 및 개인정보 보호법(APPI)을 준수하며, 개인정보를 적정하게 취득·이용·관리하기 위하여 노력합니다.

1. 개인정보 관리자

당 사무소의 개인정보 관리자는 대표 행정서사(Gyoseishoshi)입니다. 대표 행정서사는 당 사무소가 취급하는 모든 개인정보의 관리에 대한 책임을 지며, 본 방침의 운용을 총괄합니다.

2. 수집하는 개인정보의 종류

당 사무소는 업무 수행을 위하여 다음과 같은 개인정보를 수집할 수 있습니다.

(1) 신청 당사자에 관한 정보

성명(한자, 가타카나, 로마자, 본국에서의 성명)
생년월일, 성별, 국적 / 지역
주소, 전화번호, 이메일 주소, LINE ID 및 그 밖의 연락처 정보
얼굴 사진
여권 정보(번호, 발급일, 유효기간, 발급국)
재류카드 정보(번호, 재류자격, 재류기간, 유효기간)
주민표(Juminhyo)에 기재된 항목, 세대 정보
학력, 직업 경력, 자격 및 면허
가족 구성, 배우자 및 친족에 관한 정보
수입, 납세, 사회보험 가입 상황
처분 이력(신청 내용상 필요한 경우)

(2) 고객의 관계자에 관한 정보

배우자, 피부양자, 고용주, 초청인, 신원보증인 등의 성명, 주소, 연락처, 친족관계
근무처 / 소속 기관의 명칭, 소재지, 사업 내용, 임원 정보, 결산 정보

(3) 상담·문의에 관한 정보

웹사이트 문의 양식, LINE 공식 계정, 이메일, 전화 등을 통하여 접수한 문의 내용
상담·회의 기록, 고객이 제공한 서류의 내용(동의를 받아 녹음한 음성과 그 문자 기록・요약을 포함합니다)

3. 개인정보의 이용 목적

당 사무소는 수집한 개인정보를 다음의 목적으로 이용합니다.

재류자격 인정증명서(COE) 교부신청, 재류자격 변경허가 신청, 재류기간 갱신허가 신청, 영주허가 신청, 재입국허가 신청, 취업자격 증명서 교부신청, 자격외 활동허가 신청, 귀화허가 신청 등을 포함하되 이에 한정되지 않는 출입국·재류 관리 업무의 수행
출입국관리법 및 그 밖의 관련 법령에 따른 행정기관에 대한 신청 및 신고의 대리
고객에 대한 업무 진행 상황의 보고 및 문의에 대한 응대
업무 위탁 계약의 체결, 보수 청구서의 작성 및 결제 관리
업무 기록의 보관 및 향후 재류기간 갱신에 대한 대비
본인 확인, 그리고 범죄수익 이전 방지에 관한 법률 및 그 밖의 적용 법령에 따른 법정 확인 의무의 이행
당 사무소의 업무에 관한 정보의 제공 및 계절 인사
본인으로부터 개별적으로 서면 동의를 받은 범위 내에서 고객의 소리 및 사례를 웹사이트, 인쇄물, SNS 등에 게재(홍보 목적)
본인이 LINE 공식 계정 등을 통하여 등록한 재류자격 및 재류기한에 근거한 재류기간 갱신 시기 등 기일의 안내(안내는 참고용이며, 갱신 가부나 허가 전망을 판단하는 것이 아닙니다)
반사회적 세력의 배제를 위한 확인(공개 정보의 조사 및 공적 기관에 대한 조회를 포함합니다)
당 사무소의 서비스 및 홍보의 개선(문의 계기의 집계를 포함합니다)

4. 개인정보의 제3자 제공

당 사무소는 다음의 경우를 제외하고는 당사자의 동의 없이 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다.

업무 수행에 필요한 범위에서 출입국재류관리청, 법무국, 세무서, 시·구·읍·면 관공서 또는 그 밖의 행정기관에 제공하는 경우
법령에 따라 제공이 요구되는 경우
사람의 생명, 신체 또는 재산의 보호를 위하여 필요하고, 당사자의 동의를 얻기 곤란한 경우
당사자의 동의를 얻어 제공하는 경우
반사회적 세력의 배제를 위한 확인에 필요한 범위에서 폭력추방센터, 경찰 또는 그 밖의 공적 기관에 조회하는 경우(의뢰 시에 동의를 받은 경우 또는 법령에서 인정되는 경우에 한합니다)

5. 업무에 이용하는 외부 서비스(수탁자)

당 사무소는 업무의 효율성과 품질 향상을 위하여 다음의 외부 서비스를 이용합니다. 각 서비스는 해당 제공업체의 개인정보 처리방침 및 보안 기준이 적용됩니다.

서비스 종류	서비스명 / 제공업체	이용 목적
업무 이메일, 파일 저장, 캘린더, 온라인 회의	Google 서비스(Google LLC, 미국) Gmail / Google Drive / Google Calendar(예약 접수) / Google Meet / Google Cloud Speech-to-Text 등	업무 이메일 송수신, 서류 저장 / 공유, 첫 상담을 위한 온라인 예약 관리, 온라인 회의, 면담의 문자화・요약(동의를 받은 경우)
고객 연락(LINE)	LINE 공식 계정(LY Corporation, 일본 / 데이터 보관 장소: 일본・미국)	고객과의 연락, 상담 응대, 기일 안내의 발송
고객 연락(메신저 앱)	카카오톡(Kakao Corp., 한국) / WeChat(WeChat International Pte. Ltd., 싱가포르)	고객이 희망하는 경우의 연락, 상담 응대(서류〔파일〕를 주고받는 데에는 이용하지 않습니다)
고객 연락(WhatsApp・Messenger)	WhatsApp(WhatsApp Business Platform, WhatsApp LLC, 미국) / Messenger(Facebook 페이지, Meta Platforms, Inc., 미국)	고객과의 연락, 상담 응대(서류〔파일〕를 주고받는 데에는 이용하지 않습니다)
생성형 AI(업무 지원)	Claude(Anthropic, PBC, 미국) / Gemini API(Google LLC, 미국)	업무 문서의 작성・교정, 번역, 고객과의 연락문 작성 보조, 조사, LINE 상담에 대한 답변안 작성, 동의를 받은 면담 기록의 요약・자료 검색, 입관 제출 전 무료 체크에서 제출하신 서류의 확인 보조(의뢰・상담 대응에 필요한 범위에서 고객의 개인정보를 입력할 수 있습니다. 입력 내용을 AI 학습에 이용하지 않는 설정 또는 계약하에서 이용하고 있습니다)
면담 기록(녹음・문자화)	PLAUD(Plaud Inc., 미국)	동의를 받은 면담・전화의 녹음과 AI에 의한 문자화・요약(문자화・요약은 PLAUD가 위탁하는 미국의 AI 서비스 — 문자화는 OpenAI・Google・Microsoft 중 하나, 요약은 Google LLC의 Gemini. 내용과 음성을 AI 학습에 이용하지 않는 설정하에서 이용하고 있습니다)
전자 계약	Adobe Acrobat Standard(Adobe Inc., 미국)	업무 위탁 계약의 전자 방식 서명 및 송부
회계 / 세무	freee 회계 / freee 세무신고(freee K.K., 일본)	당 사무소의 회계 처리 및 세무신고
결제 처리	Stripe(Stripe Japan 주식회사, 일본)	고객 결제(신용카드, PayPay 등)의 대행 수납
웹사이트 운영, 문의 양식	WordPress / TCD 테마 / Contact Form 7 / reCAPTCHA v3(Google LLC, 미국) / Site Kit by Google・Google 애널리틱스・Google 광고(Google LLC, 미국)	당 사무소 웹사이트 운영, 문의 접수, 부정 송신 방지, 접속 분석, 광고 효과 측정(아래 「접속 분석(Google 애널리틱스) 및 쿠키에 관하여」 참조)
웹사이트 전송・보호	Cloudflare(Cloudflare, Inc., 미국)	당 사무소 웹사이트 전송의 고속화, 부정 접속・공격으로부터의 보호, WhatsApp을 통한 연락의 중계(웹사이트 접속에 관한 정보〔IP 주소 등〕, 문의 양식의 송신 내용 및 WhatsApp을 통한 연락 내용이 동사의 네트워크를 경유합니다)
웹 호스팅	Onamae.com 렌탈 서버(GMO Internet, Inc., 일본)	당 사무소의 웹사이트 및 이메일 인프라 제공

당 사무소는 개인정보의 취급에 관하여 위 수탁자를 적정하게 선정하고, 필요한 안전관리가 이루어지도록 감독합니다.

AI(생성형 AI) 서비스・번역 서비스 이용에 관하여

당 사무소는 업무 효율화를 위해 생성형 AI 서비스・번역 서비스를 이용하지만, 고객의 개인정보 보호를 최우선으로 하여 다음 규칙을 철저히 지키고 있습니다.

번역 서비스에 관하여: 개인정보가 포함된 번역에는 입력 내용을 학습에 이용하지 않고 번역 후 저장하지 않는 유료 번역 서비스, 단말기 안에서 처리하는 번역 기능 또는 아래의 생성형 AI를 이용합니다. 입력 내용을 학습에 이용하거나 저장할 가능성이 있는 무료 번역 서비스는 개인정보가 포함된 업무에는 이용하지 않습니다.
생성형 AI(Claude 등)에 관하여: 의뢰・상담 대응에 필요한 범위에서 고객의 개인정보가 포함된 문서의 작성・번역 등에 이용할 수 있습니다. 입력 내용을 AI 학습에 이용하지 않는 설정 또는 계약하에서 이용하며, 개인번호(마이넘버)는 입력하지 않고, 특히 민감한 정보는 필요 최소한으로 합니다.
AI 서비스의 출력 결과는 결코 그대로 외부에 송신하지 않으며, 이용 전에 대표 행정서사(Gyoseishoshi)가 검토·수정하여야 합니다.

자세한 내용은 보안 정책 제8항을 참조하십시오.

접속 분석(Google 애널리틱스) 및 쿠키에 관하여

당 사무소는 웹사이트(무료 내비, 당 사무소의 앱 「생활과 재류 상담 내비」 등 당 사무소가 운영하는 페이지를 포함합니다)의 이용 상황을 파악하고 서비스와 정보 제공을 개선하기 위해 Google LLC가 제공하는 「Google 애널리틱스」를 이용하고 있습니다.

Google 애널리틱스는 쿠키 등을 사용하여 열람한 페이지, 열람 일시, 이용한 단말기・브라우저의 종류, 대략적인 지역, 어느 페이지에서 왔는지 등의 정보를 수집합니다. 당 사무소는 성명・연락처 등 고객을 특정하는 정보를 Google 애널리틱스에 보내지 않습니다.
문의 양식의 부정 송신 방지에 사용하는 reCAPTCHA(Google LLC)는 각 페이지에서 읽혀 들어오며 쿠키 등을 이용합니다. reCAPTCHA에는 Google 개인정보처리방침(https://policies.google.com/privacy?hl=ko)과 서비스 약관(https://policies.google.com/terms?hl=ko)이 적용됩니다.
무료 내비에서 입력・선택한 내용은 당 사무소에도 Google에도 송신되지 않습니다. 내비 결과 화면의 LINE 버튼을 누르면, 중계 페이지에서 Google 애널리틱스를 사용해 어느 내비(내비 이름과 언어)에서 버튼을 눌렀는지 집계합니다. 입관 제출 전 셀프 체크에서는 결과 화면의 LINE・예약 버튼을 누르면 결과의 색(빨강, 노랑, 초록)과 누른 버튼도 함께 집계합니다(선택한 답변 자체는 전송하지 않습니다). 당 사무소의 앱에서는 Google 애널리틱스를 사용해 어느 버튼을 눌렀는지(어느 내비의 입구인지 등) 집계합니다. 중계 페이지와 앱에서 집계한 정보는 Google 광고의 효과 측정에도 전송됩니다(제6항).
Google의 데이터 취급에 관해서는 「Google이 Google 서비스를 사용하는 웹사이트 또는 앱의 정보를 사용하는 방법」(https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=ko)을 참조하십시오.
쿠키는 브라우저 설정에서 사용하지 않도록 할 수 있습니다. 컴퓨터의 브라우저에서는 Google 애널리틱스 차단 브라우저 부가기능(https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=ko)으로 Google 애널리틱스의 수집을 중지할 수도 있습니다.
당 사무소는 Google LLC의 「Google 광고」로 게재하는 광고의 효과를 측정하기 위해, 웹사이트(무료 내비의 중계 페이지, 당 사무소의 앱 등을 포함합니다)를 열람한 정보(광고를 통해 왔는지, 어느 페이지를 보았는지, 문의 페이지로 이동했는지 등)를 Google 애널리틱스와 같은 Google 태그를 통해 쿠키 등을 사용하여 Google 광고에도 보내고 있습니다. 성명・연락처 등 고객을 특정하는 정보는 보내지 않습니다. Google을 포함한 제3자가 쿠키 등을 사용하여, 당 사무소 웹사이트의 과거 방문을 바탕으로 Google 서비스 및 Google과 제휴한 웹사이트・앱에서 당 사무소의 광고를 표시할 수 있습니다. Google이 광고를 표시하는 방식은 Google의 「내 광고 센터」(https://myadcenter.google.com/)에서 변경하거나 중지할 수 있습니다.

6. 개인정보의 보유 기간

당 사무소는 원칙적으로 수집한 개인정보를 업무 완료일로부터 5년(5)간 보유하며, 이후에는 복원이 불가능한 방법으로 신속히 폐기 또는 삭제합니다. 의뢰로 이어지지 않은 문의·상담 기록(웹사이트 문의 양식, LINE 공식 계정, 이메일, 전화, 상담·회의 등을 통하여 접수한 것)은 상담 종료일(상담에 관한 마지막 연락이 있었던 날을 말하며, 당 사무소가 보내는 안내·인사는 제외합니다)로부터 원칙적으로 5년간 보유하며, 이후에는 같은 방법으로 폐기 또는 삭제합니다. 다만, 법령에서 보유 기간을 달리 정하고 있는 경우에는 그 법정 기간에 따릅니다.

기일 안내를 위하여 본인이 등록한 재류자격 및 재류기한은 본인이 LINE 공식 계정을 차단하거나 삭제를 요청한 때, 또는 등록된 재류기한으로부터 1년이 경과한 때에 삭제합니다.

7. 안전관리 조치

당 사무소는 개인정보의 누설, 멸실 또는 훼손을 방지하고 그 밖의 안전관리를 위하여 조직적·인적·물리적·기술적 안전관리 조치를 실시합니다. 구체적인 조치는 “보안 정책(Security Policy)”에 별도로 규정합니다.

외국에서의 개인 데이터 취급

당 사무소는 제5항의 외부 서비스를 이용함으로써 외국에서 개인 데이터를 취급할 수 있습니다. 당 사무소는 일본 개인정보보호위원회가 공표하는 외국의 개인정보 보호 제도 등에 관한 정보를 통해 관계 국가의 제도를 파악한 후, 제5항 위탁처의 선정・감독 및 그 밖의 안전관리 조치를 실시하고 있습니다. 각 서비스 제공 사업자의 소재국과 개인 데이터의 보존처는 다음과 같습니다.

서비스	제공 사업자 소재국	개인 데이터 보존처
Google 서비스(Gmail・Google 드라이브・Google 캘린더・Google Meet 등), reCAPTCHA, Site Kit, Google 애널리틱스, Google 광고, Gemini API, Google Cloud Speech-to-Text	미국	특정할 수 없습니다. Google의 데이터 센터는 미국・일본・유럽・아시아 등 여러 국가에 있으며, 어느 국가에 보존되는지는 Google이 관리하기 때문입니다. 소재지는 Google의 공표 자료(https://datacenters.google/locations/)를 참조하십시오.
LINE 공식 계정	일본	일본・미국
카카오톡	한국	특정할 수 없습니다. 동사가 메시지의 보존 국가를 공표하고 있지 않기 때문입니다. 또한 동사는 이용자 요청 처리 및 입력 데이터 요약 업무를 위탁하고 있으며, 해당 서비스를 이용하는 과정에서 이용자가 입력 또는 요청한 내용이 미국으로 이전된다고 공표하고 있습니다.
WeChat	싱가포르	싱가포르・말레이시아. 동사는 기술 지원을 위해 중국 본토의 그룹사가 원격으로 접근할 수 있다는 점, 그리고 채팅 내용은 송신 후 72시간 이내에(즐겨찾기에 저장되거나 신고에 첨부된 것 등은 제외합니다), 이미지・음성・동영상・파일은 송신 후 120시간이 지나면 동사의 서버에서 삭제된다는 점을 공표하고 있습니다. 또한 동사는 중국 본토 휴대전화 번호(+86)로 등록한 Weixin 이용자와의 대화는 Weixin과 공유되어 중국 본토에서 처리되며, Weixin의 개인정보 보호 지침도 적용된다고 공표하고 있습니다.
WhatsApp	미국	특정할 수 없습니다. 당 사무소의 WhatsApp 창구는 업무용 서비스(WhatsApp Business Platform)를 이용하고 있으며, 메시지를 처리하는 동사의 그룹사 Meta의 데이터 센터는 미국・싱가포르・아일랜드・덴마크・스웨덴 등 여러 국가에 있고, 어느 국가에서 처리되는지는 Meta가 관리하기 때문입니다. 소재지는 Meta의 공표 자료(https://datacenters.atmeta.com/all-locations/)를 참조하십시오. 메시지는 Meta의 서버를 경유하여 당 사무소의 서버(일본)와의 사이에서 송수신됩니다. Meta는 서버에서의 메시지 보존 기간이 최장 30일이라고 공표하고 있습니다.
Messenger	미국	특정할 수 없습니다. 동사는 미국・아일랜드・덴마크・스웨덴 등에 인프라 또는 데이터 센터가 있다고 공표하고 있으며, 어느 국가에 보존되는지는 동사가 관리하기 때문입니다.
Claude(Anthropic)	미국	미국. 입력한 내용은 원칙적으로 30일 이내에 삭제됩니다.
Cloudflare	미국	문의 양식의 송신 내용은 동사의 네트워크를 경유하여 당 사무소의 서버(일본)에 도달합니다. WhatsApp을 통한 연락 내용도 동사의 네트워크를 경유하여 당 사무소의 서버(일본)와의 사이에서 송수신됩니다. 웹사이트 접속 기록(IP 주소 등)은 주로 미국 및 유럽에서 처리된다고 동사가 공표하고 있습니다.
Stripe	일본(Stripe Japan 주식회사). 개인 데이터 처리에는 아일랜드의 Stripe Payments Europe, Limited가 관여합니다.	특정할 수 없습니다. 동사는 미국을 포함한 일본 이외의 국가로 개인 데이터를 이전할 수 있다고 공표하고 있습니다.
Adobe Acrobat Standard(전자서명)	미국	특정할 수 없습니다. 동사의 전자서명 데이터 센터는 일본・미국・유럽・아시아 등에 있으며, 보존처는 계정 설정에 따르기 때문입니다.
freee 회계・freee 신고	일본	동사는 미국・필리핀 등에서 개인 데이터를 취급할 수 있다고 공표하고 있습니다.
Onamae.com 렌탈 서버	일본	일본
PLAUD(문자화・요약에 사용하는 AI 서비스 포함)	미국	일본(도쿄). 문자화와 요약은 PLAUD가 위탁하는 미국의 AI 서비스(문자화는 OpenAI・Google・Microsoft 중 하나, 요약은 Google LLC의 Gemini)에서 처리됩니다. PLAUD는 AI 서비스 제공자와 입력 내용을 학습에 이용하지 않고 보존하지 않는 계약을 맺고 있다고 공표하고 있습니다.

당 사무소는 카카오톡・WeChat・WhatsApp・Messenger를 고객이 희망하는 경우의 연락(상담 응대를 포함합니다)에만 이용하며, 서류(파일)를 주고받는 데에는 이용하지 않습니다.

또한 유럽연합(아일랜드를 포함합니다)은 일본 개인정보보호법 제28조에 따라 일본과 동등한 수준에 있다고 인정되는 개인정보 보호 제도를 갖춘 지역으로 일본 개인정보보호위원회가 지정하고 있습니다.

8. 개인정보의 공개, 정정 또는 삭제 청구

당사자 또는 그 대리인이 자신의 개인정보에 대하여 이용 목적의 통지, 공개, 정정, 추가, 삭제, 이용 정지, 소거 또는 제3자 제공의 정지를 청구하는 경우, 당 사무소는 적용 법령에 따라 적절하게 대응합니다. 청구는 본 방침 말미의 연락 창구로 하여 주시기 바랍니다.

청구 시에는 청구인이 당사자 본인 또는 그 정당한 대리인임을 확인함을 양지하여 주시기 바랍니다.

9. 비밀 준수 의무

대표 행정서사(Gyoseishoshi) 및 당 사무소의 직원은 행정서사법(Gyoseishoshi) 제12조에 따라 업무상 알게 된 비밀에 대하여 엄격한 비밀 준수 의무를 부담합니다. 이 의무는 행정서사가 아니게 된 이후에도 계속됩니다.

10. 본 방침의 개정

당 사무소는 법령의 변경, 업무 범위의 변경 또는 그 밖의 필요에 따라 본 방침을 개정할 수 있습니다. 개정된 방침은 당 사무소의 웹사이트(kokusaihome.com)에 게시된 시점부터 효력이 발생합니다.