아포스티유・영사확인

이런 경우에 상담해 주십시오

• 외국의 관공서로부터 「아포스티유가 붙은 호적등본」을 요구받았다
• 해외의 상속 절차에서 일본 서류에 인증이 필요하다는 말을 들었다
• 외국에서 혼인・이혼・출생 신고를 하기 위해 일본의 증명서가 필요해졌다
• 해외에서 회사를 설립하거나 부동산을 구입하기 위해 등기사항증명서에 인증이 필요해졌다
• 영어 번역문을 붙였더니 「이것은 사문서이므로 공증인사무소(公証役場)로 가십시오」라는 말을 듣고 절차가 멈춰 버렸다

먼저 세 가지가 정해집니다

1. 아포스티유인가, 공인확인＋영사확인인가

제출처 국가가 헤이그 협약(인증 불요 협약)의 체약국이면 「아포스티유」를, 체약국이 아니면 「공인확인(公印確認)」을 취득한 뒤 일본에 있는 제출처 국가의 대사관・영사관의 인증(영사확인)을 받습니다.

다만 체약국이라 하더라도 제출처가 영사확인을 요구해 오는 경우가 있습니다. 어느 쪽이 필요한지는 제출처에 확인하는 것에서부터 시작됩니다. 이 확인부터 본 사무소가 도와드립니다.

2. 공문서인가, 사문서인가

호적등본・주민표(住民票)・등기사항증명서 등의 공문서는 그대로 외무성에 신청할 수 있습니다.

한편 번역문을 첨부한 시점에서 「사문서」로 취급됩니다. 이 경우에는 공증인사무소에서 공증인의 인증을 받고, 그 공증인이 소속된 법무국(法務局)의 국장 증명(공증인 날인 증명)을 받은 뒤에 외무성으로 나아갑니다. 「영어 번역문을 붙였더니 갑자기 절차가 늘어났다」고 느끼시는 것은 이 분기 때문입니다.

3. 미야자키현은 「원스톱」의 대상 밖입니다

홋카이도(삿포로법무국 관할 구역 내)・미야기・도쿄・가나가와・시즈오카・아이치・오사카・후쿠오카의 8개 지역 공증인사무소에서는 공증인의 인증부터 외무성의 증명까지 한 번에 취득할 수 있습니다. 사이타마・이바라키・도치기・군마・지바・나가노・니가타의 7개 현에서는 공증인의 인증과 법무국의 증명까지 한 번에 취득할 수 있습니다.

미야자키현은 그 어느 쪽에도 들어 있지 않습니다. 공증인사무소・법무국・외무성의 세 곳을 각각 따로 거쳐야 합니다. 게다가 외무성의 창구는 도쿄와 오사카뿐입니다. 이 왕복을 대행하는 것이 본 사무소의 이 서비스입니다.

절차의 흐름

【A】공문서만인 경우(아포스티유)

1. 상담(온라인・첫 상담 최대 60분 무료) — 제출처가 무엇을 요구하고 있는지를 함께 확인합니다
2. 서류의 준비 — 발행일로부터 3개월 이내의 원본을 맡아 둡니다(본 사무소의 취득 대행도 받고 있습니다)
3. 외무성에 우편으로 신청(본 사무소가 대리인으로서 신청합니다)
4. 외무성에서 반송 — 신청 서류에 미비가 없으면 외무성이 접수한 3개청일 후에 발송됩니다
5. 고객님께 전달 — 내용을 대조한 뒤 보내 드립니다

【B】사문서・번역문을 첨부하는 경우

1. 상담 — 제출처가 요구하는 인증의 방식(본인이 공증인의 면전에서 서명해야 하는지 등)을 확인합니다
2. 서류의 준비 — 번역문과 번역한 분의 선언서(Declaration)를 갖춥니다(문안은 본 사무소가 작성합니다)
3. 공증인사무소에서 인증(미야자키현 내에는 미야자키・미야코노조・노베오카・니치난의 4곳)
4. 미야자키지방법무국에서 공증인 날인 증명(우편으로 대략 3〜5일・수수료는 무료)
5. 외무성에 우편으로 신청(3개청일 후에 발송)
6. (필요한 경우) 주일 대사관・영사관에서 영사확인
7. 고객님께 전달

필요한 것

• 인증을 받을 서류의 원본(공문서는 발행일로부터 3개월 이내의 것)
• 번역문(사문서 경로인 경우. 원칙적으로 고객님께서 준비해 주셔야 합니다)
• 제출처가 제시한 지시서・안내문(있는 경우. 이것이 가장 확실한 단서가 됩니다)
• 본 사무소에 대한 위임장

외무성에 대한 신청에서는 고객님의 위임장이 필요하지 않습니다. 외무성은 변호사・행정서사(Gyoseishoshi)・사법서사 등 의뢰인을 대신하여 절차를 진행하는 것이 인정되는 자에 대해서는 위임장을 생략할 수 있다고 정하고 있습니다(행정서사증의 사본을 동봉합니다). 법무국의 공증인 날인 증명도 대리인이 신청하는 경우의 위임장은 필요하지 않습니다.

얼마나 걸리나요

기준으로는 공문서만의 아포스티유는 1〜2주, 번역문을 첨부하는 경우는 3〜4주를 예상해 주십시오(우송 일수를 포함합니다).

서두르시는 경우에 대하여 — 외무성은 원칙적으로 조기 발급에 대응하지 않습니다. 일정에 여유를 두고 상담해 주십시오.

비용

본 사무소의 보수는 1시간 8,000엔(세전)을 기준으로, 필요한 공정의 시간을 쌓아 올려 산정합니다. 정액이 아니라 내역을 보여 드리며 설명합니다.

위 금액 외에 실비를 부담하셔야 합니다. ⭐외무성의 아포스티유・공인확인, 법무국의 증명은 어느 것이나 수수료가 무료입니다. 실비가 드는 것은 공증인사무소의 인증(일본어 사문서 11,000엔／외국어가 포함되는 경우 17,000엔), 공문서의 교부 수수료, 우송료, 영사확인의 수수료입니다.

알아 두셔야 할 네 가지

1. 제출처의 지시가 모든 것의 출발점입니다. 필요한 인증의 종류・부수・번역의 요부는 제출처에 따라 다릅니다. 외무성은 「예비・보관 목적의 신청」을 접수하지 않으므로 필요한 부수를 먼저 확인합니다.
2. 서류에 손을 대지 말아 주십시오. 스테이플러를 뺀 흔적이나 필기가 있는 서류는 외무성에서도 법무국에서도 접수되지 않습니다. 받으신 그대로의 상태로 맡겨 주십시오.
3. 인증을 이중으로 받을 수는 없습니다. 외무성의 증명을 받은 서류에 현지의 일본 대사관・총영사관이 거듭 증명할 수는 없습니다(그 반대도 불가능합니다). 제출처가 「현지 일본 대사관의 증명」을 요구하고 있는 경우에는 나아갈 경로가 달라집니다.
4. 인증은 「내용이 올바르다는 것」의 증명이 아닙니다. 아포스티유・공인확인은 그 서류에 찍힌 공인이 진짜라는 것의 증명입니다. 기재된 내용의 진실성을 보증하는 것은 아닙니다. 또한 인증이 붙어 있더라도 제출처가 그 서류를 수리할지 여부는 제출처의 판단입니다.

본 사무소가 할 수 있는 일／할 수 없는 일

할 수 있는 일

• 제출처의 요구 내용 확인과 필요한 인증 경로의 정리
• 공문서의 취득 대행(호적・주민표 등)
• 선언서(Declaration)・위임장 등의 문안 작성
• 공증인사무소와의 조정, 법무국・외무성에 대한 신청 대리, 주일 대사관에서의 영사확인 취득 대행
• 진행 상황의 보고와 서류의 수령・전달

할 수 없는 일(해당 전문가를 안내해 드립니다)

• 번역문 자체의 작성(원칙적으로 고객님께서 준비해 주셔야 합니다. 외부 번역자의 수배는 받고 있습니다)
• 외국 법률에 관한 상담, 현지에서의 절차(현지의 전문가를 안내해 드립니다)
• 제출처가 수리한다는 것에 대한 보증
• 등기(사법서사)／세무(세리사・세무사)／분쟁에 관한 교섭(변호사)