보안 정책 (정보보안 기본방침)

1. 기본방침

당 사무소는 행정서사법(Gyoseishoshi), 개인정보 보호법, 범죄수익 이전 방지에 관한 법률 및 그 밖의 적용 법령을 준수하며, 다음의 원칙에 따라 정보보안을 확보합니다.

1. 고객으로부터 위탁받은 정보는 업무 수행에 필요한 범위에서 적정하게 취득·이용·관리한다.
2. 정보의 기밀성, 무결성 및 가용성을 확보하기 위하여 조직적·인적·물리적·기술적 안전관리 조치를 실시한다.
3. 대표 행정서사(Gyoseishoshi)는 정보보안 및 개인정보 보호에 대해 지속적으로 학습하며, 직원을 두는 경우에는 그 직원에게 교육을 실시한다.
4. 외부 수탁자 및 이용 서비스에 대하여 적정한 선정과 감독을 실시한다.
5. 정보보안 사고가 발생한 경우 신속히 대응하고 재발 방지 조치를 실시한다.
6. 본 방침 및 관련 절차를 지속적으로 재검토하고 개선한다.

2. 정보보안 관리자

당 사무소의 정보보안 관리자는 대표 행정서사(Gyoseishoshi)입니다. 대표 행정서사는 본 방침에 근거한 안전관리 조치의 수립, 실행 및 감독에 대하여 최종 책임을 집니다.

3. 조직적 안전관리 조치

• 개인정보 및 기밀정보의 취급에 관한 내부 규정을 수립하고, 이를 업무 운영 실무에 반영한다.
• 정보 자산의 취급 상황을 정기적으로 점검하고 필요에 따라 개선한다.
• 정보보안 사고 발생 시의 보고 및 대응 절차를 정한다.

4. 인적 안전관리 조치

• 직원을 채용할 때에는 행정서사법(Gyoseishoshi) 제12조에 따른 비밀 준수 의무 및 개인정보의 취급에 관한 서약서의 제출을 요구한다.
• 직원을 두는 경우에는 입사 시 및 그 이후 정기적으로 정보보안에 관한 교육을 실시한다.
• 업무상 알게 된 정보에 대한 비밀 준수 의무는 퇴직 또는 고용 계약 종료 후에도 계속 적용된다.

5. 물리적 안전관리 조치

• 당 사무소의 출입구는 잠금장치로 관리하며, 업무 구역으로의 출입을 통제한다.
• 개인정보가 포함된 서류는 잠금장치가 있는 캐비닛 또는 이에 준하는 시설에 보관한다.
• 업무 기기(PC, 스마트폰 등)에 대하여 분실 및 도난 방지 조치를 실시한다.
• 더 이상 필요하지 않은 서류 및 기록 매체는 문서 세단기 또는 전용 폐기 절차를 통하여 복원이 불가능한 상태로 폐기한다.

6. 기술적 안전관리 조치

• 업무 기기의 운영체제 및 소프트웨어는 최신 상태로 유지하고, 보안 업데이트를 적시에 적용한다.
• 업무 기기에 백신 소프트웨어를 설치한다.
• 업무 계정(Google Workspace, 각종 클라우드 서비스 등)에 추측하기 어려운 비밀번호, PIN 또는 패스키를 설정하고, 가능한 경우 2단계 인증을 활성화한다.
• 개인정보가 포함된 전자 데이터는 업무용 컴퓨터 및 업무용 클라우드 플랫폼(Google Workspace)의 지정된 저장 위치에서 관리하며, 취급할 수 있는 인원을 필요 최소한으로 제한한다.
• 업무와 관련된 개인정보는 개인 기기(개인 PC, 개인 이메일 계정 등)에 저장하지 않는다.
• 당 사무소에서 개인정보가 포함된 파일을 보내는 경우에는 업무용 저장소의 공유 링크(상대방을 한정한 것) 또는 그 밖의 안전한 방법으로 실시한다. 고객이 보내온 파일은 지정된 저장 위치로 옮긴 후, 수신에 사용한 경로에서 신속히 삭제한다.
• 당 사무소의 웹사이트(kokusaihome.com)에 대하여 통신을 SSL/TLS로 암호화하고, 부정 접근으로부터 보호하기 위하여 보안 플러그인을 이용한다.

7. 수탁자 및 외부 서비스의 관리

당 사무소가 업무에 이용하는 외부 서비스는 개인정보 처리방침 제5항에 기재된 바와 같습니다. 당 사무소는 이러한 서비스를 다음과 같이 관리합니다.

• 서비스 제공업체의 개인정보 처리방침 및 보안 기준을 검토하고, 적정하게 선정한다.
• 서비스의 이용 상황을 정기적으로 재검토하고, 필요에 따라 변경, 추가 또는 이용을 중단한다.
• 서비스 제공업체의 중대한 보안 사고를 알게 된 경우, 해당 서비스의 계속 이용 여부를 신속히 재검토한다.

8. AI(생성형 AI) 서비스 이용에 관한 방침

(1) 번역 서비스의 이용

• 개인정보가 포함된 문장의 번역에는, 입력한 내용을 학습에 이용하지 않고 번역 완료 후 저장하지 않는다고 제공 사업자가 공표한 유료 번역 서비스 또는 단말기 안에서 처리하는 번역 기능을 이용한다. 생성형 AI에 의한 번역은 (2)에 따른다.
• 입력한 내용을 학습에 이용하거나 저장할 가능성이 있는 번역 서비스(무료판 웹 번역, 기록을 계정에 저장하도록 설정된 번역 앱 등)는 개인정보가 포함된 업무에 이용하지 않는다.
• 면담 등에서 대화 번역 기능을 사용할 때는 단말기 안에서 처리하는 설정(다운로드한 언어)을 우선한다. 단말기 안에서 처리할 수 없는 언어로 외부 서버에 의한 번역을 사용할 때는 기록・음성을 저장하지 않도록 설정하고, 이름・생년월일・각종 번호 등 개인을 특정할 수 있는 정보는 번역기에 입력하지 않는다.

(2) 생성형 AI(Claude 등)의 이용

• 당 사무소는 업무 지식 조사, 문서 작성・교정, 번역, 고객과의 연락문 작성 보조 등에 생성형 AI를 이용한다.
• 고객의 개인정보를 생성형 AI에 입력하는 것은 의뢰받은 업무의 수행 및 상담 대응에 필요한 범위로 한정한다. 개인번호(마이넘버)는 입력하지 않는다. 범죄 경력・병력 등 특히 민감한 정보는 업무상 필요한 최소한으로 한다.
• 이용하는 생성형 AI는 입력한 내용을 AI 학습에 이용하지 않는 설정 또는 계약하에서 이용한다(제공 사업자의 이용 약관을 위반한 의심이 있다고 감지된 내용이 해당 사업자의 안전 대책에 이용되는 경우는 제외). 당 사무소는 이 설정이 유지되고 있는지 정기적으로 점검한다. 입력한 내용이 처리되는 국가와 보존 기간은 개인정보 처리방침 제7항에 기재한다.
• 앞 항의 설정 또는 계약을 확인할 수 없는 생성형 AI 서비스(무료판 등)에는 고객의 개인정보를 입력하지 않는다.
• AI 서비스의 출력 결과는 결코 그대로 외부에 송신하지 않으며, 이용 전에 대표 행정서사(Gyoseishoshi)가 검토·수정하여야 합니다.

9. 사고 대응

개인정보의 누설, 멸실 또는 훼손을 포함하되 이에 한정되지 않는 정보보안 사고가 발생한 경우, 또는 그러한 우려가 있는 경우, 당 사무소는 다음과 같이 대응합니다.

1. 신속히 사실 관계를 조사하고, 피해 확대를 방지하기 위한 긴급 조치를 실시한다.
2. 영향을 받은 고객에게 신속히 통지한다.
3. 개인정보 보호법에 정한 요건을 충족하는 경우, 개인정보 보호위원회에 보고하고 관련 당사자에게 통지한다.
4. 원인을 분석하고, 재발 방지 조치를 수립·실시한다.

10. 교육 및 지속적 개선

• 대표 행정서사(Gyoseishoshi)는 정보보안 및 개인정보 보호에 대해 지속적으로 학습하며, 직원을 두는 경우에는 그 직원에게 정보보안 및 개인정보 보호에 관한 교육을 정기적으로 실시한다.
• 법령의 변경, 업무 범위의 변경 및 기술 환경의 변화에 따라 본 방침 및 관련 절차를 지속적으로 재검토하고 개선한다.

11. 본 방침의 개정

당 사무소는 필요에 따라 본 방침을 개정할 수 있습니다. 개정된 방침은 당 사무소의 웹사이트(kokusaihome.com)에 게시된 시점부터 효력이 발생합니다.