외국인등록원표 사본 청구 | 주소 이력·사망자 기록

2012년(헤이세이 24년) 7월 8일 이전부터 일본에 거주하고 있는 외국인 또는 그 가족이 절차 도중에 요구받는 경우가 있는 것이 「외국인등록원표 사본」입니다. 외국인등록제도는 헤이세이 24년 7월 9일에 폐지되었으며, 그때까지 시구정촌에서 보관하던 외국인등록원표는 현재 출입국재류관리청(이하, 출입국재류관리청)에서 보관하고 있습니다. 따라서 사본이 필요한 경우, 시구정촌이 아닌 출입국재류관리청에 청구합니다. 본 기사에서는 본인의 외국인등록원표 「정보 공개 청구」와 사망한 분의 외국인등록원표 「사본 교부 청구」의 차이, 필요 서류, 우편으로 청구할 때의 주의점을 출입국재류관리청의 공식 정보와 법령에 따라 외국인 본인·가족과 직원으로부터 상담을 받는 기업 담당자를 대상으로 설명합니다.

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1. 결론: 외국인등록원표 사본을 청구할 때의 4가지 포인트

• 출입국재류관리청이 안내하는 제출처는 출입국재류관리청 총무과 출입국정보공개계(도쿄도 신주쿠구 요츠야)입니다. 창구에 갈 수 없는 분은 우편으로 청구할 수 있습니다.
• 본인의 원표는 개인정보 보호에 관한 법률(이하, 개인정보보호법)에 근거한 정보 공개 청구입니다. 수수료는 1건당 300엔 상당의 수입인지입니다.
• 사망한 분의 원표는 개인정보보호법의 정보 공개 청구 대상 외이므로, 행정 서비스의 일환으로 사본 교부 청구를 합니다. 청구할 수 있는 사람은 사망 당시의 동거 친족, 배우자, 직계 존속·직계 비속, 형제자매 등으로 한정되며, 수수료는 없습니다.
• 우편으로 청구할 때는 본인 확인 서류 사본 외에, 30일 이내에 작성된 주민표(개인 번호 기재 없음·사본 불가)가 필요합니다. 청구가 많아 결과가 도착하기까지 시간이 걸리므로, 기한이 있는 절차에서는 일찍 청구하십시오.

2. 외국인등록원표란 무엇인가

2-1. 2012년 7월 8일까지의 기록

출입국재류관리청의 안내에 따르면, 외국인등록원표에는 외국인등록법이 폐지되기 이전에 시구정촌에 등록 신청을 한 다음과 같은 개인 정보가 기재되어 있습니다.

• 성명, 성별, 생년월일, 국적, 직업, 여권 번호, 여권 발행 연월일
• 등록 연월일, 등록 번호, 상륙허가 연월일, 재류자격, 재류기간
• 출생지, 국적에 속하는 국가에서의 주소 또는 거주지, 거주지
• 세대주의 성명, 세대주와의 관계, 근무처 또는 사무소의 명칭과 소재지
• 세대주인 경우 세대를 구성하는 자, 일본에 있는 부·모·배우자
• 서명, 사진, 변경 등록 내용, 정정 사항

헤이세이 24년 7월 8일 이전에 기재 사항 변경 등록을 신청했다면, 그 이력(성명, 국적, 직업, 재류자격, 재류기간, 세대주의 성명, 관계, 거주지 등)도 기재되어 있습니다. 단, 출입국재류관리청은 원표의 양식이나 등록 사항은 여러 번 개정되었기 때문에, 반드시 이 모든 정보가 기재되어 있는 것은 아니며, 목적의 사항이 기재되어 있는지 사전에 확인할 수 없다고도 안내하고 있습니다.

2-2. 왜 지금도 필요한가

외국인도 헤이세이 24년 7월 9일부터 주민표 사본을 교부받을 수 있게 되었습니다. 도쿄 법무국의 안내에서는 이 주민표에는 외국인등록원표에 기재된 마지막 주소가 첫 주소로 기재되며, 그 이전의 주소는 주민표에 기재되지 않는다고 설명되어 있습니다. 즉, 2012년 7월 8일 이전의 주소 변동을 보여주고 싶을 때는 주민표만으로는 부족하며, 외국인등록원표 사본이 필요할 수 있다는 것입니다.

예를 들어 도쿄 법무국은 성년후견등기의 주소 변경 등기에서 주소 이전 신고를 헤이세이 24년 7월 9일 이전에 한 경우에는 외국인등록원표 기재사항 증명서(주소 변경 이력이 있는 것 등)를 첨부하도록 안내하며, 그 정보 공개 청구처는 출입국재류관리청이라고 하고 있습니다. 이 외에도 사망한 분의 이전 주소나 세대 구성원을 확인하고 싶을 때, 제출 기관으로부터 과거의 재류 기록을 요구받았을 때 등에 외국인등록원표 사본을 요구받을 수 있습니다. 어떤 서류가 필요한지는 제출처에 확인하십시오. 외국인이 사망했을 때의 전체 절차는 외국인이 일본에서 사망하면｜사망신고·재류카드·상속등기에서 설명하고 있습니다.

3. 「정보 공개 청구」와 「사본 교부 청구」의 차이

같은 외국인등록원표라도, 청구하는 원표가 살아있는 분의 것인지, 사망한 분의 것인지에 따라 절차의 근거도, 청구할 수 있는 사람도, 수수료도 다릅니다.

항목	본인 등의 원표 (정보 공개 청구)	사망한 분의 원표 (사본 교부 청구)
근거	개인정보보호법 제76조 (정보 공개 청구권)	개인정보보호법의 정보 공개가 아닌, 행정 서비스의 일환으로서의 정보 제공
청구할 수 있는 사람	본인 / 본인이 미성년자·성년피후견인일 때는 법정대리인 (친권자, 성년후견인) / 임의대리인	사망 당시의 동거 친족 / 사망 당시의 배우자 (사실상 혼인 관계와 동일한 사정에 있던 분을 포함), 직계 존속, 직계 비속, 형제자매 / 이들이 미성년자·성년피후견인일 때는 그 법정대리인 (친권자, 성년후견인) / 이들의 임의대리인
수수료	1건당 300엔 상당의 수입인지 (소인하지 않음)	없음 (수입인지 붙이지 않음)
양식	보유 개인정보 정보 공개 청구서 (외국인등록원표용)	사망한 외국인에 관한 외국인등록원표 교부 청구서
결정까지의 기간	법률상, 청구일로부터 30일 이내 (실제 기간은 안건마다 다름)	장기간 소요 (추가 확인 필요 여부 등에 따라 안건마다 다름)
다른 사람의 정보	원칙적으로 공개되지 않음	사망한 분과 청구한 분 이외의 정보는 삭제하여 교부

3-1. 가족의 원표라도 살아있는 사람의 원표는 청구할 수 없음

출입국재류관리청(入管庁)의 ‘자주 묻는 질문’에 따르면, 친족이라 할지라도 살아있는 사람(미성년자 등이 아닌 가족)의 외국인등록원표(外国人登録原票)는 정보 공개 청구(開示請求)를 할 수 없다고 설명하고 있습니다. 해당 본인이 청구하거나, 본인으로부터 위임을 받은 임의대리인으로서 청구해야 합니다. 임의대리인에 의한 청구는 레이와 4년(2022년) 4월 1일부터 가능해졌습니다.

또한, 다른 사람의 원표에 기재된 청구자 본인의 정보는 청구할 수 있습니다. 예를 들어, 친족 등의 원표에 세대 구성원으로서 본인이 기재되어 있는 경우 등으로, 출입국재류관리청은 본인의 원표와 본인의 정보가 기재된 친족 등의 원표를 각각 1부 청구하는 경우에도, 본인의 정보로서 1건당 300엔으로 청구할 수 있다고 안내하고 있습니다.

3-2. 사망한 사람의 원표는 ‘행정 서비스’로 교부

개인정보보호법의 ‘개인정보’는 생존하는 개인에 관한 정보에 한정되므로(동법 제2조 제1항), 사망한 사람의 정보는 정보 공개 청구의 대상이 되지 않습니다. 출입국재류관리청은 외국인등록원표 사본이 지금까지 수행해 온 사회적 역할을 고려하여, 청구한 사람이 교부 청구를 할 수 있는 사람에 해당하는 것을 확인할 수 있는 경우에 한하여 사본을 교부하는 것으로 취급하고 있습니다.

4. 필요 서류 (창구·우편)

출입국재류관리청의 안내에 명시된 본인 확인 서류 등은 다음과 같습니다 (사망한 사람의 원표 교부 청구도 청구하는 사람에 대해 동일한 서류가 요구됩니다).

청구하는 사람	창구에 방문하여 청구	우편으로 청구
본인 (사망한 사람의 원표의 경우, 동거 친족·배우자 등 본인)	운전면허증 등 본인임을 확인할 수 있는 서류	본인 확인 서류 (양면 복사) + 주민표
법정대리인	법정대리인 본인의 확인 서류 + 호적등본 등 법정대리인의 자격을 증명하는 서류	법정대리인 본인의 확인 서류 (양면 복사) + 주민표 + 법정대리인의 자격을 증명하는 서류
임의대리인	임의대리인 본인의 확인 서류 + 위임장 + 위임자의 인감등록증명서 (위임장에 실인(도장)을 찍는 경우) 또는 위임자의 운전면허증 등 양면 복사	창구 서류 (확인 서류는 양면 복사) + 주민표

각 서류에는 다음 주의사항이 있습니다.

1. 본인 확인 서류: 운전면허증, 개인번호카드, 재류카드 등으로, 주민표와 동일한 주소가 기재된 것에 한합니다. 개인번호카드 사본을 보낼 때는 개인번호가 기재되지 않은 앞면만 복사합니다. 통지카드는 본인 확인 서류가 되지 않습니다.
2. 주민표: 30일 이내에 작성되었으며, 개인번호가 기재되지 않은 것에 한하며, 복사는 인정되지 않습니다.
3. 위임장·인감등록증명서·법정대리인의 자격을 증명하는 서류: 모두 30일 이내에 작성된 것으로, 복사는 인정되지 않습니다. 해외에서 위임장을 받은 경우에는 해외에서 발송되었음을 나타내는 우편물 사본(발송일을 알 수 있는 것)이나 배달 증명도 제출합니다.
4. 성명 등이 변경된 경우: 귀화 등으로 현재와 청구 기간 당시의 성명, 국적, 생년월일 등이 다른 경우에는 그 경위를 알 수 있는 것(호적초본 등)을 첨부합니다. 혼인이나 전거로 서류의 성명·주소가 다른 경우에도 청구서에 기재된 성명·주소가 기재된 다른 서류를 준비합니다.
5. 해외에 거주하여 주민표가 없는 경우: 주민표를 대신할 수 있는 서류로, 재외공관이 발행하는 재류증명서나, 청구자가 소재하는 시설의 관리자가 발행한 거주증명서·숙박증명서가 언급됩니다(30일 이내에 작성된 것·복사 불가). 재외공관의 재류증명서에 대해서는 재류증명서와 서명 증명서에서 설명하고 있습니다.

대리인이 법인인 경우에는 주민표 대신 법인의 이력사항 전부증명서(교부일로부터 30일 이내의 원본)와 증명서에 등록된 사람의 본인 확인 서류(양면 복사)를 제출합니다.

5. 청구 절차와 미야자키에서 청구할 때의 주의사항

5-1. 청구 기간 작성 방법과 회신용 우편

정보 공개 청구서에는 원표의 청구 기간을 기재합니다. 출입국재류관리청은 청구 기간은 외국인등록원표를 제출하는 기관에 확인할 것을 안내하며, 구체적인 기간을 알 수 없을 때는 여유를 두고 기간을 청구하는 것도 가능하다고 합니다(외국인등록원표는 2012년 7월 8일까지의 기록만 있습니다). 주소 이력이 필요한 경우에는 필요한 주소에 거주했던 기간, 또는 그 이전 기간부터 여유를 두고 작성합니다.

사본 우편 발송을 희망하는 경우, 반송용 레터팩 또는 필요한 우표를 붙인 반송용 봉투를 동봉합니다. 출입국재류관리청(이하 출입국관리청)의 기준(정보 공개 청구 1건당, 일반 우편의 경우)에 따르면, 청구 기간의 시작이 1960년 이후라면 대략 110엔 상당, 1959년 이전이라면 기록 매수가 많아지므로 180엔 또는 270엔 상당의 우표가 필요할 수 있습니다. 속달이나 간이 등기로 할 경우에는 해당 요금을 가산합니다. 요금 부족에 대비하여 예비 우표를 동봉해 두면, 부족 시 사용할 수 있습니다.

5-2. 결정까지의 기간 및 진행 상황 문의

개인정보보호법은 정보 공개 결정 등을 정보 공개 청구가 있은 날로부터 30일 이내에 해야 한다고 규정하고 있습니다(제83조 제1항). 다만, 정당한 이유가 있을 때는 30일 이내에 한하여 연장할 수 있으며(동조 제2항), 출입국관리청도 실제 정보 공개 결정 등까지의 기간은 사안별로 다르다고 밝히고 있습니다. 당일 교부(열람 포함)는 불가능합니다.

출입국관리청은 청구가 다수여서 결과가 도착하기까지 시간이 걸릴 수 있으며, 진행 상황을 확인하기 위한 전화 문의에는 답변할 수 없다고 안내하고 있습니다. 확인해야 할 사항이나 서류 부족이 있을 때는 출입국관리청에서 전화 또는 서면으로 연락을 드립니다.

5-3. 미야자키현에 거주하시는 분께

출입국관리청이 안내하는 제출처는 도쿄도 신주쿠구 요츠야의 출입국관리청 총무과 출입국정보공개계이며, 미야자키현 내 지방 출입국재류관리관서는 제출처로 안내되지 않습니다. 따라서 미야자키현에 거주하시는 분은 우편 청구가 현실적입니다. 우편으로 청구할 경우 다음 사항에 유의하십시오.

• 주민표는 취득일로부터 30일 이내의 것만 사용할 수 있습니다. 주민표를 발급받으면 즉시 청구 서류를 준비하여 보내십시오.
• 우편 청구의 경우, 사본 발송지는 원칙적으로 주민표 등에 기재된 주소가 됩니다.
• 등기 등 기한이 있는 절차에 사용할 때는 결과가 도착하기까지의 시간을 고려하여 미리 청구하십시오.

6. 함께 확인하고 싶은 「출입(귀)국 기록」

외국인등록원표(外国人登録原票)와는 별도로, 출입국관리청에는 출입(귀)국 기록의 정보 공개 청구도 있습니다. 출입국관리청의 ‘자주 묻는 질문’에 따르면, 일본으로 귀화한 분이 외국인이었던 시기의 출입국 기록을 요청할 때는 외국인의 출입국 기록을, 일본인이 된 후의 기록이 필요할 때는 일본인의 출귀국 기록을 청구합니다. 둘 다 필요한 때는 2건(600엔)이 됩니다.

제출처에서 ‘재류했던 기간’이나 ‘출국했던 기간’의 확인을 요청받았을 때는, 외국인등록원표와 출입국 기록 중 어느 것이 필요한지 제출처에 확인한 후 청구하면 낭비가 없습니다.

7. 외국인 본인·가족과 기업 담당자에게

외국인 본인·가족분께

• 2012년 7월 8일 이전의 주소나 세대 기록이 필요할 때는 외국인등록원표 사본을 출입국관리청에 청구합니다. 시구정촌에서는 더 이상 취득할 수 없습니다.
• 가족이 사망하여 그분의 이전 주소나 세대 기록이 필요할 때는 사망 당시의 동거 친족이나 배우자, 자녀 등이 수수료 없이 사본 교부를 청구할 수 있습니다. 다만, 교부까지는 장기간이 소요될 수 있습니다.
• 생존해 있는 가족의 원표는 가족 본인이 청구하거나, 본인으로부터 위임을 받아 임의 대리인으로서 청구합니다.

기업 인사 담당자에게

• 외국 국적의 사원으로부터 “주소 이력을 증명하는 서류를 요청받았다”, “사망한 가족의 기록이 필요하게 되었다”는 상담을 받았을 때는, 2012년 7월 8일 이전의 기록은 출입국관리청에 청구해야 한다는 것을 알려주면 사원의 절차가 빠르게 진행됩니다.
• 우편 청구가 가능하므로 사원이 도쿄의 창구로 직접 방문할 필요는 없습니다. 다만, 30일 이내의 주민표 등 서류의 기한과 결과가 도착하기까지의 시간에 주의가 필요합니다.

8. 자주 묻는 질문

Q1. 외국인등록원표 사본은 시청에서 발급받을 수 있나요?

A. 발급받을 수 없습니다. 외국인등록제도 폐지(2012년 7월 9일)에 따라 시구정촌에서 보관되던 외국인등록원표는 법무성으로 송부되었으며, 현재는 출입국관리청에서 보관하고 있습니다. 사본이 필요할 때는 출입국관리청 총무과 출입국정보공개계로 청구합니다.

Q2. 수수료는 얼마인가요?

A. 본인 등의 원표 정보 공개 청구는 1건당 300엔 상당의 수입인지를 청구서에 붙입니다(소인하지 않음). 사망한 분의 원표 사본 교부 청구는 수수료가 들지 않으므로 수입인지를 붙이지 않습니다. 둘 다 우편 발송을 희망할 때는 반송용 우표값 등이 별도로 발생합니다.

Q3. 사망한 부모님의 외국인등록원표를 자녀가 청구할 수 있나요?

A. 사망한 외국인의 직계비속(자녀 등)은 교부 청구가 가능한 분에 포함됩니다. 배우자, 직계존속, 형제자매, 사망 당시의 동거 친족도 청구할 수 있습니다. 다만, 원표에 사망한 분과 청구한 분 이외의 정보가 포함되어 있는 경우에는 해당 부분을 삭제한 사본이 교부됩니다.

Q4. 해외에 거주하고 있어 주민표가 없습니다. 어떻게 해야 하나요?

A. 출입국재류관리청은 주민표를 대체할 수 있는 서류로 재외공관이 발행하는 재류증명서나 청구자가 소재하는 시설의 관리자가 발행한 거주증명서·숙박증명서를 들고 있습니다. 모두 30일 이내에 작성된 것이어야 하며, 사본은 인정되지 않습니다.

Q5. 얼마나 걸리나요?

A. 정보 공개 청구는 법률상 청구일로부터 30일 이내에 공개 결정 등을 하도록 되어 있지만, 30일 이내에 한해 연장될 수 있으며 실제 기간은 안건마다 다릅니다. 사망한 분의 원표 교부 청구는 장기간이 소요된다고 알려져 있습니다. 출입국재류관리청은 청구가 다수이므로 기간에 여유를 가지고 절차를 진행하도록 안내하고 있습니다.

9. 요약: 2012년 7월 8일 이전 기록은 출입국재류관리청으로

외국인등록원표는 외국인등록제도가 폐지된 2012년 7월 8일까지의 주소, 세대, 재류 기록입니다. 현재는 출입국재류관리청이 보관하고 있으며, 본인의 원표는 정보 공개 청구(1건 300엔), 사망한 분의 원표는 동거 친족이나 배우자, 자녀 등에 의한 사본 교부 청구(수수료 없음)로 신청할 수 있습니다. 창구는 도쿄에 한 곳뿐이므로 미야자키현에 거주하시는 분은 우편으로 청구하는 것이 현실적입니다. 30일 이내의 주민표 등 서류의 유효기간과 결과가 도착하기까지의 시간을 고려하여 미리 준비하시기 바랍니다.

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저희 사무소는 미야자키현 미야자키시의 행정서사(Gyoseishoshi) 법인으로서, 외국인과 그 가족의 재류 절차 및 절차에 필요한 서류 준비를 도와드리고 있습니다.

재류자격 인정·변경·갱신 등 온라인으로 신청할 수 있는 절차는 전국에서 의뢰를 받고 있습니다. 면담은 온라인(Google Meet·LINE)으로, 서류 교환은 우편·데이터로 진행하며, 사무소를 방문하실 필요는 없습니다. 영주허가 신청·귀화허가 신청은 창구에서 하는 절차이므로 미야자키현 내 거주자에 한합니다. 재류카드는 절차의 내용이나 급한 정도에 따라 거주지를 관할하는 입국관리국 창구에서 수령하셔야 하는 경우가 있습니다. 재류기간의 마지막 날에는 온라인 신청을 할 수 없으므로 미리 상담해 주십시오.

• 재류자격 변경·갱신, 영주허가 신청 서류 준비
• 외국인이 사망한 후 재류카드 반납 등 절차 안내
• 외국 국적 직원의 재류자격 관리
• 귀화허가 신청 사전 상담 (미야자키현 내 거주자)

부담 없이 무료 상담을 이용해 주십시오.

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📞 전화 상담 예약: 0985-68-0851

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본 기사는 2026년 10월 시점의 공개 정보에 근거하여 작성되었습니다. 제도의 상세 내용 및 운용은 향후 변경될 수 있습니다. 실제 청구 시에는 출입국재류관리청의 공식 정보 또는 저희 사무소에 확인해 주십시오.

본 기사 집필자: 신청취차 행정서사(Gyoseishoshi) 나카야마 사토시

행정서사(Gyoseishoshi) 법인 미야자키 국제법무사무소 대표

소재지: 미야자키현 미야자키시

출처 (1차 정보)

• 출입국재류관리청 「외국인등록원표의 정보 공개 청구에 대하여」 https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/foreigner.html
• 출입국재류관리청 「사망한 외국인에 관한 외국인등록원표의 교부 청구에 대하여」 https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/foreigner_death.html
• 출입국재류관리청 「자주 묻는 질문」(정보 공개 청구 절차·외국인등록원표·출입(귀)국 기록 마스터 파일) https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/q-and-a.html
• 도쿄 법무국 「외국인의 주소 변경 등기 신청 첨부 서류에 대하여」 https://houmukyoku.moj.go.jp/tokyo/static/gaikokujin.htm
• e-Gov 법령 검색 「개인정보 보호에 관한 법률」(제2조·제76조·제83조·제89조) https://laws.e-gov.go.jp/law/415AC0000000057