Yêu cầu bản sao Phiếu đăng ký người nước ngoài

“Bản sao phiếu đăng ký người nước ngoài” là một tài liệu có thể được yêu cầu trong quá trình làm thủ tục đối với những người nước ngoài đã sống ở Nhật Bản từ trước ngày 8 tháng 7 năm 2012 (Heisei 24) và gia đình của họ. Chế độ đăng ký người nước ngoài đã bị bãi bỏ vào ngày 9 tháng 7 năm 2012, và các phiếu đăng ký người nước ngoài trước đây được lưu giữ tại các thành phố, thị trấn, làng mạc hiện đang được Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (sau đây gọi là Cục Quản lý xuất nhập cảnh) lưu giữ. Do đó, khi cần bản sao, quý vị phải yêu cầu Cục Quản lý xuất nhập cảnh chứ không phải các thành phố, thị trấn, làng mạc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích sự khác biệt giữa “yêu cầu tiết lộ thông tin” phiếu đăng ký người nước ngoài của chính người đó và “yêu cầu cấp bản sao” phiếu đăng ký người nước ngoài của người đã khuất, các tài liệu cần thiết và những điểm cần lưu ý khi yêu cầu qua đường bưu điện, dựa trên thông tin chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và luật pháp, dành cho người nước ngoài, gia đình của họ và các cán bộ doanh nghiệp phụ trách nhân sự nhận được tư vấn từ nhân viên.

---

1. Kết luận: 4 điểm chính khi yêu cầu bản sao phiếu đăng ký người nước ngoài

• Địa điểm nộp hồ sơ được Cục Quản lý xuất nhập cảnh hướng dẫn là Phòng Tiết lộ thông tin xuất nhập cảnh, Ban Tổng vụ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Yotsuya, Shinjuku-ku, Tokyo). Những người không thể đến trực tiếp có thể yêu cầu qua đường bưu điện.
• Phiếu đăng ký của chính người đó là yêu cầu tiết lộ thông tin dựa trên Luật Bảo vệ thông tin cá nhân (sau đây gọi là Luật Bảo vệ thông tin cá nhân). Lệ phí là tem thuế 300 yên/hồ sơ.
• Phiếu đăng ký của người đã khuất không thuộc đối tượng yêu cầu tiết lộ thông tin theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, do đó, quý vị sẽ yêu cầu cấp bản sao như một dịch vụ hành chính. Chỉ những người thân sống cùng vào thời điểm qua đời, vợ/chồng, người thân trực hệ trên/dưới, anh chị em ruột, v.v. mới có thể yêu cầu, và không mất phí.
• Khi yêu cầu qua đường bưu điện, ngoài bản sao giấy tờ tùy thân, cần có Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) được lập trong vòng 30 ngày (không ghi số cá nhân, không chấp nhận bản sao). Do có nhiều yêu cầu và mất thời gian để nhận được kết quả, quý vị nên yêu cầu sớm đối với các thủ tục có thời hạn.

2. Phiếu đăng ký người nước ngoài là gì

2-1. Hồ sơ đến ngày 8 tháng 7 năm 2012

Theo hướng dẫn của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, phiếu đăng ký người nước ngoài ghi lại các thông tin cá nhân sau đây đã được đăng ký tại các thành phố, thị trấn, làng mạc trước khi Luật Đăng ký người nước ngoài bị bãi bỏ:

• Họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, nghề nghiệp, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu
• Ngày đăng ký, số đăng ký, ngày cấp Giấy phép nhập cảnh, Tư cách cư trú, Thời hạn cư trú
• Nơi sinh, địa chỉ hoặc nơi cư trú tại quốc gia có quốc tịch, nơi cư trú
• Họ tên chủ hộ, mối quan hệ với chủ hộ, tên và địa chỉ nơi làm việc hoặc văn phòng
• Những người cấu thành hộ gia đình nếu là chủ hộ, cha/mẹ/vợ/chồng ở Nhật Bản
• Chữ ký, ảnh, nội dung đăng ký thay đổi, các mục sửa đổi

Nếu đã nộp đơn đăng ký thay đổi các mục đã ghi trước ngày 8 tháng 7 năm 2012, lịch sử thay đổi đó (họ tên, quốc tịch, nghề nghiệp, Tư cách cư trú, Thời hạn cư trú, họ tên chủ hộ, mối quan hệ, nơi cư trú, v.v.) cũng được ghi lại. Tuy nhiên, Cục Quản lý xuất nhập cảnh cũng thông báo rằng mẫu phiếu và các mục đăng ký đã được sửa đổi nhiều lần, do đó không phải lúc nào tất cả các thông tin này cũng được ghi lại, và không thể xác nhận trước liệu các mục đích có được ghi lại hay không.

2-2. Tại sao vẫn cần thiết bây giờ

Người nước ngoài cũng có thể nhận được bản sao Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) từ ngày 9 tháng 7 năm 2012. Theo hướng dẫn của Cục Tư pháp Tokyo (Tokyo Homukyoku), Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) này sẽ ghi địa chỉ cuối cùng trong phiếu đăng ký người nước ngoài là địa chỉ đầu tiên, và các địa chỉ trước đó sẽ không được ghi trong Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo). Điều này có nghĩa là, khi muốn chứng minh lịch sử thay đổi địa chỉ trước ngày 8 tháng 7 năm 2012, Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) là không đủ, và có thể cần bản sao phiếu đăng ký người nước ngoài.

Ví dụ, Cục Tư pháp Tokyo (Tokyo Homukyoku) hướng dẫn rằng trong trường hợp đăng ký thay đổi địa chỉ giám hộ người lớn, nếu việc thông báo thay đổi địa chỉ được thực hiện trước ngày 9 tháng 7 năm 2012, cần đính kèm Giấy chứng nhận các mục đã ghi trong phiếu đăng ký người nước ngoài (có lịch sử thay đổi địa chỉ), v.v., và nơi yêu cầu tiết lộ thông tin đó là Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Ngoài ra, khi muốn xác nhận địa chỉ trước đây hoặc cấu trúc hộ gia đình của người đã khuất, hoặc khi cơ quan nộp hồ sơ yêu cầu hồ sơ cư trú trước đây, có thể cần bản sao phiếu đăng ký người nước ngoài. Vui lòng xác nhận với cơ quan nộp hồ sơ về các tài liệu cần thiết. Toàn bộ thủ tục khi người nước ngoài qua đời được giải thích trong bài viết Người nước ngoài qua đời tại Nhật Bản | Giấy báo tử, Thẻ cư trú, Đăng ký sang tên do thừa kế.

3. Sự khác biệt giữa “Yêu cầu tiết lộ thông tin” và “Yêu cầu cấp bản sao”

Mặc dù cùng là phiếu đăng ký người nước ngoài, nhưng tùy thuộc vào việc phiếu được yêu cầu là của người còn sống hay của người đã khuất, cơ sở pháp lý của thủ tục, người có thể yêu cầu và lệ phí cũng khác nhau.

Mục	Phiếu của chính người đó (Yêu cầu tiết lộ thông tin)	Phiếu của người đã khuất (Yêu cầu cấp bản sao)
Cơ sở	Điều 76 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân (Quyền yêu cầu tiết lộ thông tin)	Không phải tiết lộ thông tin theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân, mà là cung cấp thông tin như một phần của dịch vụ hành chính
Người có thể yêu cầu	Bản thân / Người đại diện hợp pháp (người có quyền nuôi con, người giám hộ người lớn) nếu bản thân là người chưa thành niên hoặc người được giám hộ người lớn / Người đại diện theo ủy quyền	Người thân sống cùng vào thời điểm qua đời / Vợ/chồng (bao gồm cả những người có quan hệ hôn nhân thực tế), người thân trực hệ trên, người thân trực hệ dưới, anh chị em ruột vào thời điểm qua đời / Người đại diện hợp pháp (người có quyền nuôi con, người giám hộ người lớn) nếu những người này là người chưa thành niên hoặc người được giám hộ người lớn / Người đại diện theo ủy quyền của những người này
Lệ phí	Tem thuế 300 yên/hồ sơ (không đóng dấu)	Không mất phí (không dán tem thuế)
Mẫu đơn	Đơn yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ (dành cho phiếu đăng ký người nước ngoài)	Đơn yêu cầu cấp phiếu đăng ký người nước ngoài liên quan đến người nước ngoài đã qua đời
Thời gian ra quyết định	Theo luật, trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu (thời gian thực tế khác nhau tùy từng trường hợp)	Mất thời gian dài (khác nhau tùy từng trường hợp, tùy thuộc vào việc có cần xác nhận bổ sung hay không)
Thông tin của người khác	Về nguyên tắc, không được tiết lộ	Thông tin của người khác ngoài người đã khuất và người yêu cầu sẽ bị xóa bỏ khi cấp

3-1. Không thể yêu cầu phiếu đăng ký người nước ngoài của người còn sống, ngay cả trong phiếu đăng ký của gia đình

Phần “Câu hỏi thường gặp” của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú giải thích rằng ngay cả người thân cũng không thể yêu cầu tiết lộ phiếu đăng ký người nước ngoài của người còn sống (người trong gia đình không phải là trẻ vị thành niên, v.v.). Việc yêu cầu phải do chính người đó thực hiện, hoặc do người được ủy quyền làm đại diện tự nguyện. Yêu cầu của đại diện tự nguyện đã được thực hiện từ ngày 1 tháng 4 năm 2022.

Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu thông tin của chính người yêu cầu được ghi trong phiếu đăng ký của người khác. Ví dụ, trong trường hợp bạn được ghi là thành viên của hộ gia đình trong phiếu đăng ký của người thân, v.v., Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú thông báo rằng ngay cả khi yêu cầu mỗi loại một bản phiếu đăng ký của bản thân và phiếu đăng ký của người thân có ghi thông tin của bản thân, thì vẫn có thể yêu cầu với tư cách là thông tin của bản thân với mức phí 300 yên/trường hợp.

3-2. Phiếu đăng ký của người đã mất được cấp dưới dạng “dịch vụ hành chính”

Vì “thông tin cá nhân” trong Luật Bảo vệ thông tin cá nhân chỉ giới hạn ở thông tin liên quan đến cá nhân còn sống (Điều 2, Khoản 1 của Luật này), thông tin của người đã mất không phải là đối tượng yêu cầu tiết lộ. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, xem xét vai trò xã hội mà bản sao phiếu đăng ký người nước ngoài đã thực hiện cho đến nay, sẽ cấp bản sao chỉ khi xác nhận được rằng người yêu cầu thuộc đối tượng có thể yêu cầu cấp bản sao.

4. Giấy tờ cần thiết (nộp trực tiếp tại quầy/qua bưu điện)

Các giấy tờ xác minh danh tính được Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú hướng dẫn như sau (đối với yêu cầu cấp phiếu đăng ký của người đã mất, các giấy tờ tương tự cũng được yêu cầu đối với người yêu cầu):

Người yêu cầu	Yêu cầu trực tiếp tại quầy	Yêu cầu qua bưu điện
Bản thân (đối với phiếu đăng ký của người đã mất, là người thân/vợ/chồng cùng hộ khẩu, v.v.)	Giấy tờ xác minh danh tính như bằng lái xe, v.v.	Giấy tờ xác minh danh tính (bản sao hai mặt) + Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo)
Đại diện theo pháp luật	Giấy tờ xác minh danh tính của đại diện theo pháp luật + Bản sao hộ tịch (koseki tohon), v.v., giấy tờ chứng minh tư cách đại diện theo pháp luật	Giấy tờ xác minh danh tính của đại diện theo pháp luật (bản sao hai mặt) + Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) + Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện theo pháp luật
Đại diện tự nguyện	Giấy tờ xác minh danh tính của đại diện tự nguyện + Giấy ủy quyền + Giấy chứng nhận đăng ký con dấu của người ủy quyền (trong trường hợp đóng dấu thực vào giấy ủy quyền) hoặc bản sao hai mặt bằng lái xe, v.v. của người ủy quyền	Giấy tờ như khi nộp tại quầy (giấy tờ xác minh danh tính là bản sao hai mặt) + Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo)

Mỗi loại giấy tờ có những lưu ý sau:

1. Giấy tờ xác minh danh tính: Chỉ giới hạn ở bằng lái xe, thẻ My Number, Thẻ cư trú, v.v., có ghi địa chỉ giống với địa chỉ trên Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo). Khi gửi bản sao thẻ My Number, chỉ sao chép mặt trước không có ghi số My Number. Thẻ thông báo không được coi là giấy tờ xác minh danh tính.
2. Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo): Chỉ giới hạn ở bản được lập trong vòng 30 ngày và không có ghi số My Number, không chấp nhận bản sao.
3. Giấy ủy quyền, Giấy chứng nhận đăng ký con dấu, Giấy tờ chứng minh tư cách đại diện theo pháp luật: Tất cả đều phải được lập trong vòng 30 ngày và không chấp nhận bản sao. Trong trường hợp nhận được giấy ủy quyền từ nước ngoài, cũng phải nộp bản sao bưu phẩm chứng minh việc gửi từ nước ngoài (có thể hiện ngày gửi) hoặc chứng nhận giao hàng.
4. Trong trường hợp tên, v.v. đã thay đổi: Khi tên, quốc tịch, ngày sinh, v.v. khác nhau giữa hiện tại và thời điểm yêu cầu do nhập tịch, v.v., phải đính kèm giấy tờ chứng minh quá trình đó (ví dụ: bản sao hộ tịch (koseki shohon)). Khi tên/địa chỉ trên giấy tờ khác do kết hôn hoặc chuyển nhà, cũng phải chuẩn bị các giấy tờ khác có ghi tên/địa chỉ đã viết trong đơn yêu cầu.
5. Trong trường hợp sống ở nước ngoài và không có Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo): Các giấy tờ có thể thay thế Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) bao gồm Giấy chứng nhận cư trú do Cơ quan đại diện ngoại giao Nhật Bản (Đại sứ quán/Lãnh sự quán) cấp, hoặc Giấy chứng nhận cư trú/Giấy chứng nhận chỗ ở do người quản lý cơ sở nơi người yêu cầu đang ở cấp (phải được lập trong vòng 30 ngày và không chấp nhận bản sao). Về Giấy chứng nhận cư trú của Cơ quan đại diện ngoại giao Nhật Bản, chúng tôi đã giải thích trong bài Giấy chứng nhận cư trú và Chứng nhận chữ ký.

Trong trường hợp đại diện là pháp nhân, thay vì Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo), phải nộp bản gốc Giấy chứng nhận toàn bộ lịch sử đăng ký của pháp nhân (được cấp trong vòng 30 ngày) và giấy tờ xác minh danh tính của người đã đăng ký trong giấy chứng nhận (bản sao hai mặt).

5. Quy trình yêu cầu và những lưu ý khi yêu cầu từ Miyazaki

5-1. Cách viết thời gian yêu cầu và bưu phẩm trả lời

Trong đơn yêu cầu tiết lộ, phải ghi thời gian yêu cầu của phiếu đăng ký. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú hướng dẫn rằng thời gian yêu cầu nên được xác nhận với cơ quan đã nộp phiếu đăng ký người nước ngoài, và nếu không biết thời gian cụ thể, cũng có thể yêu cầu trong một khoảng thời gian rộng rãi (phiếu đăng ký người nước ngoài chỉ có hồ sơ đến ngày 8 tháng 7 năm 2012). Nếu cần lịch sử địa chỉ, hãy ghi khoảng thời gian đã sống tại địa chỉ cần thiết, hoặc một khoảng thời gian rộng rãi hơn từ thời điểm đó trở về trước.

Nếu muốn nhận bản sao qua đường bưu điện, quý vị cần gửi kèm một phong bì Letter Pack dùng để hồi đáp hoặc một phong bì có dán đủ tem bưu chính cần thiết. Theo ước tính của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (đối với mỗi yêu cầu tiết lộ thông tin, gửi thư thường), nếu thời gian yêu cầu bắt đầu từ năm 1960 trở đi thì cần khoảng 110 yên tiền tem, nếu từ năm 1959 trở về trước thì số lượng hồ sơ sẽ nhiều hơn nên có thể cần 180 yên hoặc 270 yên tiền tem. Nếu muốn gửi nhanh hoặc gửi bảo đảm đơn giản, quý vị cần cộng thêm phí đó. Để đề phòng trường hợp thiếu phí, quý vị nên gửi kèm tem dự phòng để có thể sử dụng khi cần.

5-2. Thời gian ra quyết định và hỏi về tiến độ

Luật Bảo vệ thông tin cá nhân quy định rằng quyết định tiết lộ thông tin phải được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu tiết lộ thông tin (Điều 83 khoản 1). Tuy nhiên, nếu có lý do chính đáng, thời hạn này có thể được gia hạn thêm 30 ngày (Điều 83 khoản 2), và Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú cũng cho biết thời gian thực tế để ra quyết định tiết lộ thông tin sẽ khác nhau tùy từng trường hợp. Việc cấp (bao gồm cả việc xem) trong cùng ngày là không thể.

Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú thông báo rằng do có nhiều yêu cầu nên sẽ mất thời gian để nhận được kết quả, và không thể trả lời các cuộc điện thoại hỏi về tình trạng tiến độ. Nếu có bất kỳ vấn đề hoặc thiếu sót giấy tờ nào cần xác nhận, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú sẽ liên hệ qua điện thoại hoặc thư.

5-3. Đối với những người đang cư trú tại tỉnh Miyazaki

Địa chỉ nộp hồ sơ mà Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú hướng dẫn là Phòng tiết lộ thông tin xuất nhập cảnh, Ban Tổng vụ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú tại Yotsuya, Shinjuku-ku, Tokyo, và các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương trong tỉnh Miyazaki không được hướng dẫn là nơi nộp hồ sơ. Do đó, đối với những người đang cư trú tại tỉnh Miyazaki, việc yêu cầu qua đường bưu điện là thực tế nhất. Khi yêu cầu qua đường bưu điện, xin lưu ý các điểm sau:

• Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) chỉ có giá trị trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp. Sau khi lấy Giấy chứng nhận cư trú, hãy nhanh chóng chuẩn bị và gửi hồ sơ yêu cầu.
• Trong trường hợp yêu cầu qua đường bưu điện, địa chỉ gửi bản sao về nguyên tắc sẽ là địa chỉ được ghi trên Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo).
• Khi sử dụng cho các thủ tục có thời hạn như đăng ký, hãy yêu cầu sớm để có đủ thời gian chờ kết quả.

6. Cần xác nhận thêm “Hồ sơ xuất nhập cảnh”

Ngoài Phiếu đăng ký người nước ngoài, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú còn có yêu cầu tiết lộ Hồ sơ xuất nhập cảnh. Theo “Các câu hỏi thường gặp” của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú, khi người đã nhập tịch Nhật Bản muốn yêu cầu hồ sơ xuất nhập cảnh trong thời gian là người nước ngoài, họ sẽ yêu cầu hồ sơ xuất nhập cảnh của người nước ngoài; khi cần hồ sơ sau khi trở thành công dân Nhật Bản, họ sẽ yêu cầu hồ sơ xuất nhập cảnh của người Nhật Bản. Nếu cần cả hai, sẽ là 2 trường hợp (600 yên).

Khi nơi nộp hồ sơ yêu cầu xác nhận “thời gian cư trú” hoặc “thời gian xuất cảnh”, sẽ không lãng phí nếu quý vị xác nhận với nơi nộp hồ sơ xem cần Phiếu đăng ký người nước ngoài hay Hồ sơ xuất nhập cảnh trước khi yêu cầu.

7. Gửi đến người nước ngoài, gia đình và người phụ trách doanh nghiệp

Gửi đến người nước ngoài và gia đình

• Nếu cần hồ sơ về địa chỉ hoặc hộ gia đình trước ngày 8 tháng 7 năm 2012, quý vị phải yêu cầu bản sao Phiếu đăng ký người nước ngoài từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú. Không thể lấy được từ các thành phố/quận/huyện nữa.
• Nếu một thành viên trong gia đình qua đời và cần hồ sơ về địa chỉ hoặc hộ gia đình trước đây của người đó, người thân cùng sống tại thời điểm qua đời, vợ/chồng hoặc con cái có thể yêu cầu cấp bản sao mà không mất phí. Tuy nhiên, việc cấp có thể mất một thời gian dài.
• Phiếu đăng ký của thành viên gia đình còn sống phải do chính người đó yêu cầu, hoặc do người được ủy quyền làm đại diện tùy ý yêu cầu.

Gửi đến người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp

• Khi nhận được yêu cầu từ nhân viên nước ngoài về “giấy tờ chứng minh lịch sử địa chỉ” hoặc “cần hồ sơ của thành viên gia đình đã qua đời”, việc thông báo rằng hồ sơ trước ngày 8 tháng 7 năm 2012 phải yêu cầu từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú sẽ giúp thủ tục của nhân viên được tiến hành nhanh chóng hơn.
• Vì có thể yêu cầu qua đường bưu điện, nhân viên không cần phải đến trực tiếp quầy giao dịch ở Tokyo. Tuy nhiên, cần lưu ý về thời hạn của các giấy tờ như Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) trong vòng 30 ngày và thời gian chờ kết quả.

8. Các câu hỏi thường gặp

Q1. Có thể lấy bản sao Phiếu đăng ký người nước ngoài tại văn phòng thành phố không?

A. Không thể. Cùng với việc bãi bỏ hệ thống đăng ký người nước ngoài (ngày 9 tháng 7 năm 2012), các Phiếu đăng ký người nước ngoài được lưu giữ tại các thành phố/quận/huyện đã được gửi đến Bộ Tư pháp và hiện đang được lưu giữ tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú. Khi cần bản sao, quý vị phải yêu cầu từ Phòng tiết lộ thông tin xuất nhập cảnh, Ban Tổng vụ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú.

Q2. Phí là bao nhiêu?

A. Đối với yêu cầu tiết lộ Phiếu đăng ký của chính người yêu cầu, quý vị dán tem thuế thu nhập trị giá 300 yên vào đơn yêu cầu (không đóng dấu). Đối với yêu cầu cấp bản sao Phiếu đăng ký của người đã qua đời, không mất phí nên không cần dán tem thuế thu nhập. Trong cả hai trường hợp, nếu muốn nhận qua đường bưu điện, sẽ có thêm phí tem thư hồi đáp, v.v.

Q3. Con cái có thể yêu cầu Phiếu đăng ký người nước ngoài của cha mẹ đã qua đời không?

A. Con cái trực hệ (con, cháu, v.v.) của người nước ngoài đã qua đời được bao gồm trong những người có thể yêu cầu cấp bản sao. Vợ/chồng, cha mẹ trực hệ, anh chị em ruột, và người thân cùng sống tại thời điểm qua đời cũng có thể yêu cầu. Tuy nhiên, nếu Phiếu đăng ký chứa thông tin của những người khác ngoài người đã qua đời và người yêu cầu, thì bản sao sẽ được cấp sau khi đã xóa bỏ phần thông tin đó.

Q4. Tôi sống ở nước ngoài và không có Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo). Tôi phải làm gì?

A. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukancho) đã liệt kê các tài liệu có thể thay thế Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) là Giấy chứng nhận cư trú do Cơ quan đại diện ngoại giao Nhật Bản (Đại sứ quán/Lãnh sự quán) cấp hoặc Giấy chứng nhận cư trú/Giấy chứng nhận chỗ ở do người quản lý cơ sở nơi người yêu cầu đang ở cấp. Cả hai loại giấy tờ này đều phải được lập trong vòng 30 ngày và bản sao không được chấp nhận.

Q5. Mất bao lâu để nhận được?

A. Theo luật, quyết định tiết lộ thông tin phải được đưa ra trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu, nhưng thời hạn này có thể được gia hạn thêm 30 ngày và thời gian thực tế sẽ khác nhau tùy từng trường hợp. Yêu cầu cấp bản sao phiếu đăng ký người nước ngoài (gaikokujin tōroku genpyō) của người đã mất được cho là mất một thời gian dài. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukancho) thông báo rằng do có nhiều yêu cầu, quý vị nên thực hiện thủ tục với thời gian dự phòng.

9. Tóm tắt: Hồ sơ trước ngày 8 tháng 7 năm 2012 gửi đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú

Phiếu đăng ký người nước ngoài (gaikokujin tōroku genpyō) là hồ sơ về địa chỉ, hộ gia đình và cư trú cho đến ngày 8 tháng 7 năm 2012, khi hệ thống đăng ký người nước ngoài bị bãi bỏ. Hiện tại, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukancho) đang lưu giữ các hồ sơ này. Phiếu đăng ký của chính người yêu cầu có thể được yêu cầu tiết lộ thông tin (phí 300 yên/trường hợp), và bản sao phiếu đăng ký của người đã mất có thể được yêu cầu bởi người thân sống cùng, vợ/chồng hoặc con cái (không mất phí). Vì chỉ có một quầy tiếp nhận ở Tokyo, nên đối với những người sống ở tỉnh Miyazaki, việc yêu cầu qua đường bưu điện là thực tế nhất. Hãy chuẩn bị sớm, tính đến thời hạn 30 ngày của các tài liệu như Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) và thời gian để nhận được kết quả.

---

Văn phòng chúng tôi, với tư cách là Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) tại thành phố Miyazaki, tỉnh Miyazaki, hỗ trợ người nước ngoài và gia đình họ trong các thủ tục cư trú và chuẩn bị các tài liệu cần thiết.

Đối với các thủ tục có thể nộp trực tuyến như xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (COE), thay đổi và gia hạn tư cách cư trú, chúng tôi nhận yêu cầu từ khách hàng trên toàn quốc. Buổi tư vấn được thực hiện trực tuyến (Google Meet・LINE), tài liệu được trao đổi qua bưu điện hoặc bản điện tử, nên quý vị không cần đến văn phòng chúng tôi. Đơn xin phép vĩnh trú và đơn xin phép nhập quốc tịch là thủ tục nộp tại quầy, vì vậy chỉ giới hạn cho những người sống tại tỉnh Miyazaki. Tùy theo nội dung thủ tục và mức độ khẩn cấp, quý vị có thể phải nhận thẻ cư trú tại quầy của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh phụ trách khu vực quý vị sinh sống. Không thể nộp hồ sơ trực tuyến vào ngày cuối cùng của thời hạn cư trú, vì vậy xin hãy liên hệ tư vấn sớm.

• Chuẩn bị hồ sơ thay đổi/gia hạn Tư cách cư trú, Đơn xin phép vĩnh trú
• Hướng dẫn các thủ tục như trả lại Thẻ cư trú sau khi người nước ngoài qua đời
• Quản lý Tư cách cư trú của nhân viên nước ngoài
• Tư vấn trước về Đơn xin phép nhập tịch (dành cho người trong tỉnh Miyazaki)

Trước tiên, hãy thoải mái sử dụng dịch vụ tư vấn miễn phí của chúng tôi.

📩 Liên hệ tại đây

📞 Đặt lịch tư vấn qua điện thoại: 0985-68-0851

---

Bài viết này được viết dựa trên thông tin công khai tính đến tháng 10 năm 2026. Chi tiết và việc áp dụng hệ thống có thể thay đổi trong tương lai. Để yêu cầu thực tế, vui lòng kiểm tra thông tin chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukancho) hoặc liên hệ với văn phòng chúng tôi.

Tác giả bài viết này: Đại lý thủ tục hành chính được ủy thác nộp hồ sơ (Gyoseishoshi) Nakayama Satoshi

Đại diện Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) Miyazaki Kokusai Homu Jimusho

Địa chỉ: Thành phố Miyazaki, tỉnh Miyazaki

Nguồn (thông tin gốc)

• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukancho) “Về yêu cầu tiết lộ phiếu đăng ký người nước ngoài (gaikokujin tōroku genpyō)” https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/foreigner.html
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukancho) “Về yêu cầu cấp bản sao phiếu đăng ký người nước ngoài (gaikokujin tōroku genpyō) liên quan đến người nước ngoài đã qua đời” https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/foreigner_death.html
• Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú (Nyukancho) “Các câu hỏi thường gặp” (Thủ tục yêu cầu tiết lộ thông tin, phiếu đăng ký người nước ngoài (gaikokujin tōroku genpyō), tệp dữ liệu chính về xuất nhập cảnh/tái nhập cảnh) https://www.moj.go.jp/isa/publications/privacy/q-and-a.html
• Cục Tư pháp (Homukyoku) Tokyo “Về các tài liệu đính kèm khi nộp đơn đăng ký thay đổi địa chỉ của người nước ngoài” https://houmukyoku.moj.go.jp/tokyo/static/gaikokujin.htm
• e-Gov Pháp lệnh tìm kiếm “Luật Bảo vệ thông tin cá nhân” (Điều 2, Điều 76, Điều 83, Điều 89) https://laws.e-gov.go.jp/law/415AC0000000057