재류증명서와 서명증명서의 차이 | 해외 거주자의 상속 절차

일본을 떠나 해외에 거주하시는 분이 일본의 상속 절차나 부동산 등기에 관여하게 될 때, 가장 먼저 부딪히는 문제가 바로 “주민표가 없다”거나 “인감증명을 발급받을 수 없다”는 점입니다.

그 대안이 되는 것이 일본의 재외공관(대사관·총영사관)에서 발급하는 재류증명과 서명증명입니다. 이름은 비슷하지만, 증명하는 내용도, 발급 방법도 전혀 다릅니다. 2025년부터 시작된 온라인 교부(e-증명서)와 전자 일본의 호적(戸籍) 패스를 포함하여 정리해 드립니다.

---

1. 결론: 해외에 거주하면 주민표와 인감증명을 사용할 수 없습니다

먼저 요점을 정리하겠습니다.

• 일본에서 주민등록을 말소하고 해외로 이주하면, 주민등록 말소와 동시에 인감등록도 말소됩니다. 따라서 법무국이나 은행에서는 해외에 거주하는 일본인에게 인감증명 대신 서명증명 제출을 요구하고 있습니다.
• 재류증명 = “어디에 거주하는지(거주했는지)”에 대한 증명. 주민표와 유사한 역할을 합니다. 수수료는 1통당 일본 화폐 1,200엔 상당입니다.
• 서명증명 = “해당 서명이 영사 앞에서 확실히 이루어졌음”에 대한 증명. 인감증명 대신 사용됩니다. 수수료는 1통당 일본 화폐 1,700엔 상당입니다.
• 결정적인 차이는 발급 방법입니다. 서명증명은 대리 신청이나 우편 신청이 불가능합니다. 영사 앞에서 서명(또는 무인)을 해야 하기 때문입니다.
• 재류증명의 경우, 2025년 5월 27일부터 온라인으로 신청하여 창구에 방문하지 않고 전자 버전(e-증명서)을 받을 수 있는 선택지가 추가되었습니다.
• 재류증명은 재외공관에서만 발행합니다. 일시 귀국 시 일본 국내에서 발급받을 수 없습니다.
• 두 증명서 모두 일본 국적을 가진 분이 대상입니다. 다만, 전 일본인에 대해서는 유산 상속 절차 등에 있어 서명증명을 발급할 수 있는 경우도 있다고 합니다.

2. 재류증명이란: 외국 어디에 거주하는지를 증명하는 것

재류증명은 외국에 거주하는 일본인이 어디에 주소(생활의 본거지)를 가지고 있는지, 또는 어디에 주소를 가지고 있었는지를 해당 지역을 관할하는 재외공관이 증명하는 것입니다. 외무성은 일본 국내의 제출 기관에서 외국에서의 주소 증명 제출을 요구받았을 때 발급되는 “일종의 행정증명”이라고 설명하고 있습니다.

2-1. 어떤 상황에서 요구되는가

외무성이 제시하는 주요 용도는 다음과 같습니다.

• 부동산 등기
• 은급 및 연금 절차
• 재외 자녀의 일본 학교 수험 절차 등

또한 외무성은 본인 신청을 원칙으로 하는 이유를 설명하면서, 재류증명이 상속재산 분할 협의나 부동산 등기와 같이 “신청자에게 중요한 용도”로 사용되는 점을 들며, 신청자의 의사와 제출 기관의 확인을 동시에 본인의 생존 확인을 하고 있다고 명시하고 있습니다. 상속 상황에서 재류증명이 등장하는 것은 이러한 맥락입니다.

2-2. 발급 조건

조건	내용
국적	일본 국적을 가진 분(이중국적자 포함)만 해당. 일본 국적을 이탈·상실한 분, 일본계 외국인을 포함한 외국 국적자는 대상 외
체류 기간	현지에 이미 3개월 이상 체류하며 현재 거주하고 있을 것. 신청 시 3개월 미만이라도 향후 3개월 이상 체류가 예상되는 경우는 대상
주민등록	원칙적으로 일본에 주민등록이 없을 것
신청자	증명이 필요한 본인이 공관에 출두하여 신청하는 것이 원칙

부득이한 사정이 있는 경우 위임장에 의한 대리 신청이 가능한 경우도 있다고 하지만, 공관에 사전 상담이 전제되어야 합니다.

3. 서명증명이란: 인감증명 대신 사용되는 증명

서명증명은 일본에 주민등록이 되어 있지 않은 해외 체류자에게 일본의 인감증명 대신 일본에서의 절차를 위해 발급되는 것입니다. 증명하는 내용은 신청자의 서명(및 무인)이 영사 앞에서 확실히 이루어졌다는 것입니다.

일본에서는 부동산 등기, 은행 대출, 자동차 명의 변경 등 다양한 상황에서 인감증명 제출이 요구됩니다. 그러나 일본에서의 주민등록을 말소하고 외국에 거주하면, 주민등록 말소와 동시에 인감등록도 말소됩니다. 따라서 법무국이나 은행 등에서는 인감증명 대신 서명증명 제출을 요구하고 있는데, 이것이 제도의 배경입니다.

3-1. 형식1과 형식2의 차이

증명 방법은 두 가지가 있습니다. 어떤 형식으로 할지는 제출처의 의향에 따릅니다. 신청 전에 제출처에 확인해 주십시오.

형식	내용	이미지
형식 1	재외공관이 발행하는 증명서와 신청자가 영사 앞에서 서명한 사문서를 철하여 간인을 합니다.	상속재산분할협의서 등의 서류 그 자체와 일체가 됩니다.
형식 2	신청자의 서명을 단독으로 증명합니다.	증명서만 독립적으로 발행됩니다.

일본에서 서류가 발송되어 “여기에 서명해 주십시오”라고 요청받은 경우에는 형식 1이 상정되는 경우가 많습니다. 그 경우에는 해당 서류를 가지고 공관으로 가야 합니다.

3-2. 여기가 가장 큰 함정입니다.

• 대리 신청도 우편 신청도 불가능합니다. 영사 앞에서 서명(또는 지장)을 해야 하기 때문입니다.
• 사전에 서명하지 않고 지참해 주십시오. 이미 서명(또는 지장)을 한 문서를 지참한 경우에는, 사전 서명을 말소한 후에 영사 앞에서 다시 여백에 서명해야 합니다.
• 영사관은 공증인처럼 모든 사문서에 대해 서명을 증명할 수 있는 것은 아닙니다. 서명 증명은 어디까지나 해외에 거주하는 일본인이 인감증명을 필요로 할 때 그 대신으로 발급되는 것입니다.
• 외국 국적자는 대상 외이며, 현지 공증인에게 의뢰해야 합니다. 본인의 서명을 증명하는 것은 기본적으로 현지 공증인이기 때문입니다.

참고로, 서명 증명서 양식은 2009년(헤이세이 21년) 4월 1일부터 변경되어, 이전에는 기재되지 않았던 서명자의 신분사항(생년월일, 일본 여권 번호)이 추가되었습니다. 오래된 서식의 견본을 참고하는 경우에는 주의해 주십시오.

4. 두 가지 차이점 한눈에 보기

항목	재류증명	서명 증명
무엇을 증명하는가	외국의 어디에 주소가 있는지(있었는지)	서명이 영사 앞에서 이루어졌다는 것
일본 국내의 무엇을 대신하는가	주소 증명 (주민표에 가까운 역할)	인감증명
수수료 (1통)	일본 화폐 1,200엔 상당	일본 화폐 1,700엔 상당
지불	현금 (현지 통화). 온라인 신청 시 신용카드 결제도 가능	현금 (현지 통화)
대리 신청	부득이한 사정이 있으면 위임장으로 가능한 경우도 있음	불가능합니다.
우편 신청	접수 가능 (단, 수령 시 한 번은 창구 방문)	불가능합니다.
온라인 신청·e-증명서	대상이 되는 공관이 많음	주미대사관의 예에서는 대상 외
대상자	일본 국적 (이중국적 포함)	일본 국적. 전 일본인은 개별 상담

※수수료는 “일본 화폐 ◯◯엔 상당”으로 명시되며, 실제 지불은 현지 통화로 해당 금액이 됩니다.

5. 필요 서류는 얼마나 다른가

5-1. 재류증명

1. 일본 국적을 가지고 있음을 증명하고 본인 확인이 가능한 서류 (유효한 일본 여권 등)
2. 주소를 확인할 수 있는 문서 (현지 관공서가 발행한 체류 허가증, 운전면허증, 납세 증명서, 공공요금 청구서 등 주소 기재가 있는 것, 현지 경찰이 발행한 거주 증명 등)
3. 체류 시작 시기(기간)를 확인할 수 있는 것. 체류 기간이 3개월 미만인 경우에는 향후 3개월 이상의 체류가 확인 가능한 것 (임대 계약서, 공공요금 청구서 등)
4. 증명서의 “본적지”란에 도도부현명뿐만 아니라 번지까지 기재를 희망하는 경우에는 호적등본(초본)

4번 항목은 놓치기 쉬운 부분입니다. 상속이나 부동산 등기에서는 번지까지 요구되는 경우가 있으므로, 제출처에 “본적지는 번지까지 필요한가”를 먼저 확인한 후 신청해 주십시오. 나중에 알게 되면 다시 신청해야 합니다.

5-2. 서명 증명

1. 일본 국적을 가지고 있음을 증명하고 본인 확인이 가능한 서류 (유효한 일본 여권 등)
2. 형식 1의 철하여 묶는 증명을 희망하는 경우에는, 일본에서 발송되어 온 서명(또는 지장)해야 할 서류

서명 증명의 필요 서류는 적지만, 그 대신 “본인이 직접 방문”해야 한다는 난관이 있습니다. 관할 재외공관이 먼 지역에 거주하시는 경우에는, 일정 확보가 가장 큰 비용이 됩니다.

6. 온라인 신청과 e-증명서 (2025년 5월 27일부터)

재외공관의 증명서는 ‘온라인 재류 신고(ORR 넷)’를 이용한 온라인 신청을 접수하고 있습니다. 또한 2025년(레이와 7년) 5월 27일부터, 증명 온라인 신청을 도입한 재외공관(이란 및 러시아에 소재한 재외공관 제외)에서는 종이 증명서를 창구에서 수령하거나, 전자화된 증명서(e-증명서)를 온라인으로 수령할지 선택할 수 있게 되었습니다.

e-증명서를 선택한 경우, 신청자는 재외공관 창구에 한 번도 방문하지 않고 증명서를 수령할 수 있습니다.

6-1. e-증명서의 세 가지 조건

1. ‘온라인 재류 신고(ORR 넷)’를 통해 온라인 신청할 것
2. 수수료는 신용카드 온라인 결제로 할 것
3. 호적등본(초본) 원본을 필요로 하는 증명서를 신청하는 경우에는 ‘전자 호적 패스(호적 전자 증명서 제공용 식별 부호)’를 입력할 것

6-2. 대상이 되는 증명서는 공관마다 다릅니다

e-증명서의 대상이 되는 증명서 종류는 재외공관마다 다릅니다. 예를 들어, 주미국 일본대사관 안내에서는 다음과 같이 정리되어 있습니다.

구분	증명서
주요 대상 증명서	재류 증명, 출생 증명, 혼인 증명, 이혼 증명, 일본의 호적(戸籍) 기재사항 증명 등
대상 외	서명 증명, 사망 증명, 여권 소지 증명, 자동차 면허 발췌 증명, 경찰 증명

동 대사관 안내에 따르면, 심사 완료까지 대략 3~5영업일이 소요되며, 조기 발급은 하지 않으므로 급한 경우에는 창구 신청을 권장한다고 합니다. 또한 일본 국내에서는 신청할 수 없으며, 관할 지역 내에서만 신청할 수 있다고 합니다. 이는 공관별 운영 방식이므로, 본인의 관할 공관 홈페이지에서 확인하시기 바랍니다.

7. 호적등본 대신 사용할 수 있는 ‘전자 호적 패스’ (2025년 3월 24일부터)

재외공관의 증명서에 호적등본(초본)이 필요한 경우, 2025년(레이와 7년) 3월 24일 이후부터는 ‘전자 호적 패스(호적 전자 증명서 제공용 식별 부호)’로 대체할 수 있습니다. 기존과 같이 종이 호적등본(초본)을 제출할 수도 있습니다.

전자 호적 패스는 행정기관이 전자 호적(호적 전자 증명서)의 내용을 확인하기 위한 비밀번호로, 16자리 숫자이며 유효 기간은 발행일로부터 3개월입니다. 법무성은 마이넘버(My Number)와는 관계가 없다고 명시하고 있습니다.

항목	내용
취득처	마이넘버 포털(무료) / 시구정촌 창구(유료)
유효 기간	발행일로부터 3개월. 기간 내라면 여러 절차에 이용 가능
제출 방법 (창구 신청)	전자 호적 패스가 기재된 종이(수기로도 가능) 제출
제출 방법 (온라인 신청)	신청 시 전자 호적 패스 입력
온라인 취득 가능자	본인 (15세 이상만)
시구정촌 창구에서 취득 가능자	본인 등 (일본의 호적(戸籍)에 기재된 자, 배우자, 직계 존속, 직계 비속) 등

해외에서 일본의 시구정촌에 호적등본을 발급받는 수고를 고려하면, 효과가 큰 변경입니다. 참고로 시구정촌 창구에서 취득하는 경우에는 유료이지만, 호적 증명서와 동시에 취득하는 경우에는 수수료가 부과되지 않는다고 합니다.

전자 호적 패스는 재외공관의 증명서 절차 외에도 여권 신청, 운전면허 본적 정보 변경(마이넘버 면허증만 소지한 분), 상속인 신고 등기 신청 절차, 소유 부동산 기록 증명서 교부 청구에서도 이용할 수 있다고 합니다.

---

8. 아포스티유・공인확인과는 방향이 반대입니다

이름이 비슷하여 혼동하기 쉽지만, 다음과 같이 정리하면 이해하기 쉽습니다.

해외에 거주하시는 분이 일본의 상속 절차에 참여하는 경우에는 재류증명・서명증명이 등장합니다. 반대로, 일본의 호적(戸籍)이나 등기사항증명서를 외국의 관공서에 제출하는 경우에는 공인확인・아포스티유가 필요합니다. 양쪽 모두 동시에 필요하게 되는 경우도 있습니다.

• 관련 기사：아포스티유와 공인확인의 차이점｜2026년판

9. 외국인 본인・국제결혼 가족에게 미치는 영향

재류증명도 서명증명도 일본 국적을 가진 분이 대상이므로, 외국 국적을 가진 분 본인이 직접 사용하는 것은 아닙니다. 다만, 다음과 같은 형태로 관련될 수 있습니다.

• 국제결혼 가족：일본인 배우자가 해외에 거주하는 경우, 일본 국내의 상속이나 부동산 절차에서는 해당 일본인 배우자의 서명증명・재류증명이 요구될 수 있습니다. 일정 조정이 필요하므로, 미리 준비해 주십시오.
• 외국 국적을 가진 분의 서명 증명：외국 국적을 가진 분은 재외공관의 서명증명 대상이 아니므로, 현지의 공증인에게 의뢰해야 합니다. 해당 서류를 일본에서 사용하는 경우에는 공인확인・아포스티유 등 별도의 조치가 필요할 수 있습니다.
• 귀화 등으로 일본 국적을 취득한 분이 그 후에 해외로 이주한 경우：일본 국적을 가지고 있으므로, 재류증명・서명증명의 대상이 됩니다.
• 일본 국적을 이탈・상실한 전 일본인 분：서명증명에 대해서는, 만료된 일본 여권이나 호적등본(제적등본 등)을 지참하면, 유산 상속 절차나 일본 국내에 소유한 재산 정리와 관련된 절차 시 발급 가능한 경우도 있다고 안내되어 있습니다. 재류증명에 대해서는 예외적으로 ‘거주증명’으로 대응하는 경우가 있다고 합니다. 모두 개별적인 취급이므로, 증명을 받으려는 재외공관에 직접 문의해 주십시오.

10. 기업 담당자에게 미치는 영향

외국인 인재 수용과는 다른 주제로 보일 수 있지만, 해외에 인력을 파견하는 기업에서는 실무적으로 영향을 미칩니다.

• 해외 부임 중인 임원・직원：부임 시 주민등록을 말소한 경우, 일본 국내의 부동산 등기나 자동차 명의 변경, 금융기관 절차에서 인감증명을 사용할 수 없습니다. 서명증명이 필요하지만, 본인이 재외공관에 출두해야 하므로, 부임지에서 공관까지의 이동을 포함한 일정을 예상해 주십시오.
• 일시 귀국 시에는 발급받을 수 없습니다：재류증명은 재외공관에서만 발행하며, 외무성(도쿄, 오사카 분실)에서는 신청 접수・발급 업무를 수행하지 않습니다. 귀국 중에 일본에서 한꺼번에 발급받는다는 계획은 세울 수 없습니다.
• 귀국 후 ‘해외 거주 증명’이 필요한 경우：현지 공공기관이 발행한 납세증명서, 공공요금 영수증, 현지 운전면허증, 여권에 찍힌 외국 출입국관리당국의 출입국 도장 등을 직접 국내 관계기관에 제시하여 상담해야 합니다. 어떤 서류가 재류증명을 대신하여 인정될지는 제출처에서 판단합니다.
• 등기사항증명서의 번역이 필요한 경우：재외공관은 번역증명(1통 4,400엔 상당)이나 공문서상의 인장 증명도 취급하고 있습니다. 해외에서의 회사 설립이나 현지 법인 절차에서 일본의 등기사항증명서 번역을 요구받은 경우의 선택지가 됩니다.

---

11. 자주 묻는 질문

Q1. 재류증명과 서명증명은 같은 날에 모두 발급받을 수 있나요?

모두 같은 재외공관에서 취급하고 있으므로, 같은 날에 신청하는 것 자체는 가능합니다. 다만 서명증명은 영사 앞에서 서명하는 것이 전제이므로, 서명해야 할 서류를 지참했는지 먼저 확인해 주십시오. 필요 서류나 접수 시간은 공관마다 다르므로, 사전에 문의해 주십시오.

Q2. 일본에서 보내온 서류에 미리 서명해 버렸습니다.

사전에 서명(또는 지장)을 한 문서를 지참한 경우에는, 사전 서명을 말소한 후, 영사 앞에서 여백에 다시 서명하는 방식으로 처리됩니다. 서류를 사용할 수 없게 되는 것은 아니지만, 서류의 외관이 흐트러지는 것을 피하고 싶다면, 일본 측에 재발송을 요청하는 것도 고려해 주십시오.

Q3. 형식 1과 형식 2 중 어느 것을 선택해야 하나요?

제출처의 의향에 따릅니다. 법무국·금융기관·사법서사(법무사에 해당) 등, 해당 서류를 받는 쪽에 확인해 주십시오. 일본에서 서명해야 할 서류가 발송된 경우에는 형식 1이 상정되는 경우가 많지만, 판단은 제출처에 달려 있습니다.

Q4. 재류증명은 우편으로도 받을 수 있습니까?

원격지에 거주하시거나 질병 등의 사정으로 공관에 방문하기 어려운 경우에는 우편 신청도 접수하고 있습니다. 다만, 발급된 증명서는수수료 납부 후 창구에서 전달되므로, 신청인 본인 또는 대리인(위임장 필요)이 한 번은 재외공관에 방문해야 합니다. 온라인 신청으로 e-증명서를 선택할 수 있는 공관이라면 창구에 가지 않고도 받을 수 있습니다.

Q5. 현지로 이사 온 지 얼마 안 되어 아직 3개월이 지나지 않았습니다.

재류증명 발급 조건은 “현지에 이미 3개월 이상 체류하며 현재 거주하고 있을 것”이지만, 신청 시 3개월 미만이라 할지라도, 향후 3개월 이상 체류가 예상되는 경우에는 발급 대상으로 간주됩니다. 그 경우에는 임대차 계약서나 공공요금 청구서 등, 향후 3개월 이상 체류를 확인할 수 있는 서류를 준비해 주십시오.

Q6. 전자 호적 패스가 있으면 호적등본은 더 이상 필요 없습니까?

재외공관의 증명 신청에 대해서는 호적등본(초본) 대신 전자 호적 패스를 제출할 수 있게 되었습니다. 다만, 종전과 같이 종이 호적등본(초본)을 제출할 수도 있습니다. 또한, 제적의 전자 호적 패스는 마이넘버 포털에서는 취득할 수 없습니다(시구정촌 창구에서 취득해야 합니다). 제출처가 재외공관 이외의 경우라면, 해당 제출처가 전자 호적 패스에 대응하는지 확인해 주십시오.

Q7. 수수료는 현지 통화로 얼마입니까?

외무성의 안내는 “일본 화폐 ◯◯엔 상당”이라는 표기이며, 지불은 현금(현지 통화)입니다. 실제 현지 통화 금액은 공관이 정하므로, 금액은 관할 공관의 홈페이지에서 확인해 주십시오. 온라인 신청을 한 경우에는 신용카드에 의한 일본 엔화 온라인 결제도 가능합니다(이란 및 러시아에 소재한 재외공관 제외).

---

12. 요약: 미리 확인해야 할 4가지 사항

제도의 내용은 §1~§7과 같지만, 시작하기 전에 확인해 두면 다시 처리하는 것을 피할 수 있는 것은 다음 4가지 사항입니다.

1. 제출처에 “형식 1인지 형식 2인지”를 문의하십시오. 서명증명의 형식은 제출처가 결정합니다.
2. 제출처에 “본적지는 번지까지 필요한지”를 문의하십시오. 번지까지 기재를 요구하는 경우, 재류증명 신청에 호적등본(초본)(또는 전자 호적 패스)이 필요합니다.
3. 제출처에 “e-증명서로 받을 수 있는지”를 문의하십시오. 종이 증명서를 요구받을 수 있습니다.
4. 서명증명 일정을 미리 확보하십시오. 대리 신청도 우편 신청도 불가능하며, 본인이 재외공관에 방문해야 합니다. 관할 공관이 먼 지역에서는 이 부분이 가장 많은 시간을 필요로 합니다.

모두 “관공서에 문의”하는 것이 아니라 서류를 받는 쪽에 문의한다는 점이 공통됩니다. 수수료는 재류증명 1통 1,200엔 상당, 서명증명 1통 1,700엔 상당(현금·현지 통화)으로, 금액 자체는 크지 않습니다. 실무에서 중요한 것은 다시 처리하게 되었을 때의 왕복 시간입니다.

본 기사는 2026년 9월 시점의 공개 정보에 근거하여 작성되었습니다. 제도의 상세 내용 및 운영은 향후 변경될 수 있습니다. 수수료 금액·필요 서류·온라인 신청 대상은 재외공관마다 다르므로, 실제 신청 시에는 증명을 받으려는 재외공관의 공식 정보 또는 저희 사무소로 확인해 주십시오.

본 기사 작성자: 신청취차 행정서사(Gyoseishoshi) 나카야마 사토시
행정서사(Gyoseishoshi) 법인 미야자키 국제법무사무소 대표
소재지: 미야자키현 미야자키시

출처 (1차 정보)

• 외무성 “재외공관에서의 증명” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000554.html
• 외무성 “재외공관에서의 전자화된 증명서(e-증명서) 발급 개시에 대하여” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/pagew_000001_01362.html
• 외무성 “증명서 온라인 신청 및 결제에 대하여” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page23_004157.html
• 외무성 “재외공관에서 증명서를 신청할 때 필요한 일본의 호적(戸籍) 등본(초본) 취급에 대하여” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/pagew_000001_01426.html
• 법무성 “전자 일본의 호적(戸籍)이란” https://www.moj.go.jp/MINJI/denshikoseki/index.html
• 주미국 일본대사관 “증명서 온라인 신청(e-증명서) 절차 안내” https://www.us.emb-japan.go.jp/itpr_ja/e-shomeisho.html