Hệ thống nộp đơn xin cư trú trực tuyến | Hệ thống mới năm 2026 và những điểm cần lưu ý

Hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến là một cơ chế cho phép nộp các đơn như Đơn xin gia hạn thời gian cư trú và Đơn xin thay đổi tư cách cư trú trực tuyến mà không cần đến quầy giao dịch của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương. Từ ngày 5 tháng 1 năm 2026 (Reiwa 8), hệ thống đã được nâng cấp lên hệ thống mới, cải thiện nhiều điểm đã được yêu cầu từ lâu như mở rộng dung lượng dữ liệu có thể đính kèm và chức năng lưu tạm thời trong quá trình nhập liệu. Tuy nhiên, vẫn còn những điểm cần lưu ý mà nếu không biết trước, thủ tục có thể không kịp thời, chẳng hạn như “không thể nộp đơn vào ngày cuối cùng của thời hạn cư trú” và “Đơn xin phép vĩnh trú không thuộc đối tượng“. Trong bài viết này, Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi) sẽ tổng hợp các thủ tục có thể sử dụng, đối tượng có thể sử dụng và những điểm dễ gặp khó khăn, dựa trên thông tin chính thức từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú. Nội dung này hữu ích cho cả người nước ngoài và người phụ trách nhân sự của các doanh nghiệp tuyển dụng nhân lực nước ngoài.

Về các tài liệu cụ thể cần thiết để gia hạn thời gian cư trú, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết “Các tài liệu cần thiết để gia hạn tư cách cư trú Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế“. Về cách xử lý khi Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú không được cấp, chúng tôi đã giải thích trong bài viết “Việc không cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú và các biện pháp xử lý sau đó“. Mời quý vị tham khảo thêm.

Kênh chính thức (Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú)

• Trang đăng nhập Hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến → Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú: Hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến
• Thủ tục sử dụng và hướng dẫn thao tác → Thủ tục nộp đơn cư trú trực tuyến (Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú)
• ⚠️ Ngày 28 tháng 9 năm 2026, Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú đã đưa ra thông báo lưu ý: do lượng truy cập tập trung, đã xảy ra các trường hợp không thể đăng nhập, không chuyển được sang màn hình nộp đơn, hoặc không thể nộp đơn vì phải chờ đến lượt. Cục đề nghị tránh khung giờ ban ngày khi lượng truy cập tập trung; nếu cần nộp đơn gấp, hãy nộp tại quầy của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương (thông báo).

※Trang web này là trang giải thích của một Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin), không phải trang web chính thức của Hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến.

---

1. Hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến là gì?

Hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến là một hệ thống của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú cho phép nộp các loại đơn xin liên quan đến tư cách cư trú qua internet. Vì không cần phải đến quầy giao dịch và chờ đợi lâu, gánh nặng sẽ được giảm bớt cho cả người nước ngoài đang làm việc và các doanh nghiệp thực hiện thủ tục cho nhiều người cùng lúc.

Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú đã nêu ra những lợi ích sau của hệ thống này:

• Không cần phải đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương để nộp đơn
• Có thể nộp đơn trực tuyến 24 giờ từ văn phòng, v.v.
• Trong một số trường hợp nhất định, có thể nhận Thẻ cư trú, v.v. qua đường bưu điện
• Không mất phí sử dụng hệ thống
• Đối với các tư cách cư trú mà tổ chức thuộc được phân loại theo danh mục và đáp ứng các yêu cầu nhất định, các tài liệu nộp sẽ được đơn giản hóa đáng kể (chi tiết tại §8)

Thời gian tiếp nhận được quy định là 24 giờ một ngày, 365 ngày một năm. Tuy nhiên, có thể không sử dụng được do bảo trì hệ thống, v.v., và trong trường hợp đó sẽ được thông báo trên màn hình chính của hệ thống.

---

2. Ngày 5 tháng 1 năm 2026, nâng cấp lên hệ thống mới: Có gì thay đổi?

Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú đã nâng cấp hệ thống dựa trên các yêu cầu phổ biến từ khảo sát người dùng, và việc sử dụng hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến mới đã bắt đầu từ ngày 5 tháng 1 năm 2026 (Reiwa 8). Nội dung nâng cấp đã được công bố như sau:

Nội dung nâng cấp	Chi tiết	Lợi ích cho ai
Mở rộng dung lượng dữ liệu đính kèm	Dung lượng dữ liệu có thể đính kèm được mở rộng	Tất cả những người nộp đơn có nhiều tài liệu
Đính kèm nhiều tệp	Có thể đính kèm nhiều tệp cho tài liệu	Các doanh nghiệp có nhiều tài liệu quyết toán, v.v.
Chức năng lưu tạm thời	Có thể lưu tạm thời trong quá trình nhập các mục đơn	Tất cả những người mất nhiều thời gian để nhập liệu
Kéo dài thời hạn hiệu lực của ID người dùng	Kéo dài thời hạn hiệu lực của ID người dùng cho các tổ chức thuộc, v.v. từ 1 năm lên 3 năm	Người phụ trách của doanh nghiệp, tổ chức hỗ trợ đăng ký, v.v.

⚠️ Những điểm cần lưu ý dễ bị bỏ qua

Nếu doanh nghiệp đang quản lý lịch sử nộp đơn của nhân lực nước ngoài, việc chuyển đổi mà không biết điểm này sẽ khiến không thể xác nhận số tiếp nhận và ngày nộp đơn cũ. Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra xem các hồ sơ nội bộ đã được lưu riêng hay chưa nhân cơ hội này.

---

3. Các thủ tục có thể và không thể nộp trực tuyến

Hệ thống trực tuyến không hỗ trợ “tất cả các thủ tục xuất nhập cảnh”. Việc xác nhận các thủ tục có thể và không thể thực hiện ngay từ đầu là cách tốt nhất để tránh mất thời gian.

✅ Các thủ tục có thể nộp trực tuyến

1. Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú
2. Đơn xin thay đổi tư cách cư trú
3. Đơn xin gia hạn thời gian cư trú
4. Đơn xin phép có được tư cách cư trú
5. Đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách lao động
6. Đơn xin cấp phép tái nhập cảnh được nộp đồng thời với các mục 2-4 nêu trên
7. Đơn xin cấp phép hoạt động ngoài tư cách cư trú được nộp đồng thời với các mục 2-4 nêu trên

Xin lưu ý rằng Đơn xin cấp phép tái nhập cảnh và Đơn xin cấp phép hoạt động ngoài tư cách cư trú chỉ có thể nộp trực tuyến khi được thực hiện “đồng thời với 2~4” chứ không phải riêng lẻ.

❌ Các thủ tục KHÔNG thể nộp đơn trực tuyến

• Đơn xin phép vĩnh trú
• Các thủ tục liên quan đến Thẻ cư trú (Đơn đăng ký thay đổi thông tin ghi trên thẻ ngoài địa chỉ cư trú, Đơn xin gia hạn hiệu lực của Thẻ cư trú, v.v.)
• Đơn xin cấp Thẻ cư trú đặc định (Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú thông báo rằng “Đơn xin cấp Thẻ cư trú đặc định không hỗ trợ nộp đơn trực tuyến.” (Tính đến tháng 6 năm 2026))

Ngoài ra, cũng có những trường hợp không thuộc đối tượng xét về Tư cách cư trú. Những người có Tư cách cư trú “Ngoại giao”, “Cư trú ngắn hạn”, “Hoạt động đặc định (thời gian chuẩn bị xuất cảnh)” hoặc những người muốn thay đổi sang các Tư cách cư trú này không thuộc đối tượng. Hơn nữa, một số Tư cách cư trú không thuộc đối tượng của hệ thống trực tuyến, vì vậy trước khi thực sự nộp đơn, hãy chắc chắn kiểm tra “Các loại đơn và Tư cách cư trú có thể nộp trực tuyến (phạm vi đối tượng)” do Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú công bố.

---

4. Người có thể sử dụng và người không thể sử dụng

Hệ thống trực tuyến được chia thành các loại hình sử dụng khác nhau tùy thuộc vào vị trí của người nộp đơn.

Loại hình	Ví dụ cụ thể	Thủ tục trước đó
Nhân viên của tổ chức trực thuộc	Người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp tiếp nhận	Đăng ký sử dụng (cần được phê duyệt)
Luật sư hoặc Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi)	Chuyên gia xử lý thủ tục nhập cảnh	Đăng ký sử dụng (cần được phê duyệt)
Nhân viên của pháp nhân công ích	Pháp nhân công ích nhằm tiếp nhận người nước ngoài một cách thuận lợi	Đăng ký sử dụng (cần được phê duyệt)
Nhân viên của tổ chức hỗ trợ đã đăng ký	Tổ chức hỗ trợ Kỹ năng đặc định	Đăng ký sử dụng (cần được phê duyệt)
Bản thân người nước ngoài	Chính người nộp đơn	Đăng ký người dùng
Người đại diện theo pháp luật	Người có quyền nuôi dưỡng, v.v.	Đăng ký người dùng
Thân nhân (Vợ/chồng, con, cha hoặc mẹ)	Gia đình	Đăng ký người dùng (có các hạn chế dưới đây)

Người không thể sử dụng hoặc người có điều kiện kèm theo

• Những người không phải là người cư trú trung và dài hạn không thể sử dụng. Cụ thể, những người có Tư cách cư trú “Ngoại giao”, “Công vụ”, “Cư trú ngắn hạn” hoặc những người có Thời hạn cư trú dưới “3 tháng” thuộc đối tượng này.
• Những người dưới 15 tuổi không thể sử dụng.
• Trong trường hợp thân nhân (Vợ/chồng, con, cha hoặc mẹ, v.v.) nộp đơn, về nguyên tắc, chỉ giới hạn khi người nộp đơn dưới 16 tuổi, hoặc không thể tự mình nộp đơn do bệnh tật hoặc các lý do khác.

---

5. Quy trình cho đến khi bắt đầu sử dụng

Việc nộp đơn trực tuyến không thể thực hiện “ngay trong ngày bạn nghĩ đến”. Vì mức độ phức tạp của thủ tục trước đó khác nhau tùy thuộc vào vị trí, hãy bắt đầu với thời gian dự phòng.

Đối với bản thân người nước ngoài, người đại diện theo pháp luật, thân nhân (Đăng ký người dùng)

1. Nhấn “Đăng ký mới” ở góc trên bên phải màn hình đăng nhập của hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến và nhập địa chỉ email.
2. Truy cập URL đăng ký được gửi đến địa chỉ email đã nhập.
3. Chọn loại người dùng (“Bản thân người nước ngoài”, “Luật sư/Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi)”, “Nhân viên của tổ chức trực thuộc, v.v.”, “Người đại diện theo pháp luật, v.v.”) và nhập thông tin cần thiết.
4. Sau khi hoàn tất đăng ký, ID người dùng sẽ được cấp và bạn có thể đăng nhập.

Đối với thân nhân (Vợ/chồng, con, cha hoặc mẹ, v.v., không bao gồm người đại diện theo pháp luật), sẽ chọn “Người đại diện theo pháp luật, v.v.” làm loại người dùng.

Ngoài ra, loại người dùng không thể thay đổi sau này. Nếu đăng ký sai, bạn cần thực hiện thủ tục hủy ID người dùng (Đơn đề nghị hủy thông tin người dùng hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến – Mẫu số 12 đính kèm) và đăng ký lại. Hãy cẩn thận với lựa chọn ban đầu của bạn.

Đối với doanh nghiệp, tổ chức hỗ trợ đã đăng ký, v.v. (Đăng ký sử dụng + Phê duyệt)

Đối với nhân viên của tổ chức trực thuộc, nhân viên của pháp nhân công ích, nhân viên của tổ chức hỗ trợ đã đăng ký, cần đăng ký người dùng, thêm vào đó là “đăng ký sử dụng” và sự phê duyệt cho việc đó.

1. Đăng ký thông tin cần thiết trên hệ thống và nhận ID người dùng.
2. Đăng nhập và thực hiện đăng ký sử dụng.
3. Khi đăng ký sử dụng được phê duyệt, việc nộp đơn cư trú trực tuyến sẽ trở nên khả thi.

Ngoài việc trên hệ thống, cũng có thể đăng ký sử dụng bằng cách đích thân đến (trực tiếp có mặt) hoặc gửi qua bưu điện đến Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương. Việc đăng ký sử dụng bằng cách đích thân đến hoặc gửi qua bưu điện được tiếp nhận tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương có thẩm quyền quản lý địa chỉ của tổ chức trực thuộc, pháp nhân công ích, tổ chức hỗ trợ đã đăng ký (Không tiếp nhận tại các cơ quan chỉ phụ trách kiểm tra xuất nhập cảnh và các trung tâm tiếp nhận người nhập cảnh).

Việc phê duyệt sẽ mất một khoảng thời gian nhất định. Vì có nguy cơ không kịp nếu tiến hành theo cách “chỉ nghĩ đến việc đăng ký sử dụng ngay trước thời hạn gia hạn”, các doanh nghiệp lần đầu sử dụng hãy bắt đầu thủ tục sớm bằng cách tính ngược từ ngày dự kiến nộp đơn thực tế.

---

6. 【Quan trọng nhất】Có những ngày không thể nộp đơn trực tuyến

Trong thực tế, vấn đề này là nguyên nhân dễ dẫn đến sai sót nhất. Hệ thống trực tuyến có quy định rằng không thể nộp đơn vào những ngày cụ thể.

Nếu bạn nghĩ rằng “có thể nộp đơn trực tuyến 24/24 ngay cả vào phút chót” và chờ đến ngày hết hạn, thì hệ thống trực tuyến sẽ không chấp nhận đơn vào ngày đó, và bạn sẽ không còn cách nào khác ngoài việc phải đến trực tiếp quầy. Tương tự, nếu bạn cố gắng xử lý đơn xin gia hạn ngay sau khi chuyển nhà vào cùng ngày nộp đơn chuyển đến, đơn của bạn sẽ bị từ chối. Cả hai trường hợp này đều xảy ra khi không có đủ thời gian dự phòng dù chỉ một ngày, vì vậy vui lòng đặt ngày nộp đơn với ít nhất vài ngày dự phòng.

Trường hợp xuất cảnh sau khi nộp đơn

Sau khi nộp đơn trực tuyến, việc xuất cảnh theo giấy phép tái nhập cảnh hoặc giấy phép tái nhập cảnh miễn thị thực là có thể. Tuy nhiên, bạn cần tái nhập cảnh và nhận được giấy phép, v.v. trước ngày hết hạn cư trú 2 tháng. Ngoài ra, nếu người nộp đơn đang ở nước ngoài, về nguyên tắc, không thể nhận Thẻ cư trú, v.v. Khi nhận, vui lòng xác nhận trước rằng người nộp đơn không đang ở nước ngoài.

---

7. Quy trình sau khi nộp đơn và phương thức nhận

Thông báo ngày tiếp nhận và số hiệu

Ngày tiếp nhận đơn trực tuyến là ngày bạn đã nộp đơn trực tuyến. Số hiệu sẽ được thông báo theo thứ tự sau:

1. Khi việc tiếp nhận đơn hoàn tất, trước tiên sẽ gửi email “Hoàn tất tiếp nhận đơn“
2. Khoảng 10 phút sau đó, “Mã số tiếp nhận đơn tạm thời” sẽ được thông báo qua email
3. Ngày hôm sau, “Mã số tiếp nhận đơn” sẽ được thông báo qua email

Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương tiếp nhận đơn sẽ được quyết định tùy theo địa chỉ cư trú, v.v. của người nước ngoài là người nộp đơn.

Phương thức nhận Thẻ cư trú, v.v.

Giấy tờ được cấp	Phương thức nhận
Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú	Chọn một trong hai: email hoặc gửi thư
Thẻ cư trú	Chọn một trong hai: gửi thư hoặc tại quầy của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương
Giấy chứng nhận tư cách lao động	Chọn một trong hai: gửi thư hoặc tại quầy của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh và cư trú địa phương

Tuy nhiên, đối với Thẻ cư trú, trong các trường hợp sau không thể chọn gửi thư:

1. Trường hợp đồng thời nộp Đơn xin cấp phép tái nhập cảnh (vì cần có giấy phép tái nhập cảnh được đóng dấu vào hộ chiếu)
2. Trường hợp cấp phép bằng cách đóng dấu vào hộ chiếu thay vì cấp Thẻ cư trú (ví dụ: người được quyết định thời hạn cư trú không quá 3 tháng)
3. Trường hợp yêu cầu ghi kèm tên Hán tự trên Thẻ cư trú (những người đã có Thẻ cư trú ghi kèm tên Hán tự có thể chọn gửi thư)
4. Trường hợp kèm theo Đơn xin gia hạn hiệu lực Thẻ cư trú (ví dụ: khi thời điểm cấp Thẻ cư trú mới còn dưới 6 tháng đến sinh nhật 16 tuổi)

Nộp lệ phí

Lệ phí khi được cấp phép không thể nộp bằng phương thức điện tử. Ngay cả khi nộp đơn trực tuyến, việc nộp lệ phí vẫn phải bằng tem thuế (shunyu inshi). Xin lưu ý rằng “không phải tất cả các thủ tục đều hoàn tất trực tuyến đến cuối cùng”.

Ngoài ra, đã có dự thảo sửa đổi về việc tăng lệ phí liên quan đến tư cách cư trú. Điểm này đã được giải thích trong bài viết “Dự thảo tăng lệ phí tư cách cư trú“, nhưng dự thảo sửa đổi này chưa phải là nội dung đã được xác định, vì vậy vui lòng kiểm tra thông tin công bố mới nhất từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú.

---

8. Những điểm mà người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp cần nắm rõ

Đối với các doanh nghiệp tiếp nhận nhiều nhân lực nước ngoài, hiệu quả của việc sử dụng hệ thống trực tuyến sẽ lớn hơn so với cá nhân.

Các tài liệu nộp có thể được đơn giản hóa đáng kể

Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú nêu ra một trong những lợi ích của hệ thống là: Khi nộp đơn xin Tư cách cư trú (như “Công việc kỹ thuật/kiến thức nhân văn/quốc tế”) mà cơ quan chủ quản được phân loại theo danh mục, ngay cả khi phân loại cơ quan chủ quản thuộc danh mục 3, nếu tại thời điểm đăng ký sử dụng, doanh nghiệp mong muốn nộp đơn với các tài liệu đính kèm tương tự danh mục 2, đã nộp các tài liệu cần thiết và được chấp thuận đăng ký sử dụng, thì các tài liệu nộp tại thời điểm nộp đơn được cho là được đơn giản hóa đáng kể (trừ Tư cách cư trú “Quản trị/quản lý”).

Thời hạn hiệu lực của ID người dùng và báo cáo định kỳ

Thời hạn hiệu lực của đăng ký sử dụng là 3 năm kể từ ngày được chấp thuận (đã được gia hạn từ 1 năm trong hệ thống mới). Nếu muốn tiếp tục sử dụng, bạn sẽ nhận được email về thời hạn hiệu lực, và cần phải thực hiện báo cáo định kỳ trước 1 tháng so với ngày hết hạn.

Nếu bỏ lỡ email do nhân viên phụ trách thay đổi hoặc nghỉ việc, có thể dẫn đến tình trạng không thể sử dụng khi cần thiết. Chúng tôi khuyến nghị đăng ký thời hạn báo cáo định kỳ vào lịch nội bộ của công ty và đưa vào các mục bàn giao khi thay đổi nhân sự phụ trách.

Ghi chú thực tế về vận hành nội bộ

• Các thư yêu cầu hoặc tài liệu điện tử do người nước ngoài nộp phải được bảo quản cẩn thận cho đến khi có kết quả nộp đơn (trong trường hợp được cấp phép, cho đến khi Thẻ cư trú mới được giao cho người đó)
• Vì thông tin nộp đơn trước tháng 12 năm Reiwa 7 (2025) sẽ không hiển thị trong danh sách của hệ thống mới, nên cần lưu giữ các hồ sơ cũ tại công ty
• Những người có Thời hạn cư trú dưới “3 tháng” hoặc dưới 15 tuổi không thể sử dụng dịch vụ trực tuyến, vì vậy cần phân loại trước những người cần xử lý tại quầy

---

9. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1. Nộp đơn trực tuyến có giúp quá trình xét duyệt nhanh hơn hoặc có lợi hơn không?
A. Nộp đơn trực tuyến là một lựa chọn về “phương thức nộp đơn”, không thay đổi tiêu chuẩn xét duyệt. Các lợi ích mà Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú nêu ra là không cần đến cơ quan, có thể nộp đơn 24/24, có thể nhận kết quả qua đường bưu điện trong một số trường hợp nhất định, không mất phí sử dụng, và các tài liệu nộp được đơn giản hóa nếu đáp ứng các yêu cầu nhất định. Nếu nội dung nộp không đầy đủ, có khả năng bị yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc bị từ chối cấp phép, tương tự như khi nộp đơn tại quầy.

Q2. Đơn xin phép vĩnh trú có thể nộp trực tuyến không?
A. Không thể. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú cho biết hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến không hỗ trợ Đơn xin phép vĩnh trú và các thủ tục liên quan đến Thẻ cư trú (như thông báo thay đổi thông tin khác ngoài địa chỉ cư trú, đơn xin gia hạn hiệu lực Thẻ cư trú). Đơn xin phép vĩnh trú phải được thực hiện tại quầy.

Q3. Có thể nộp đơn trực tuyến vào ngày hết hạn cư trú không?
A. Không thể. Không thể nộp đơn trực tuyến vào ngày cuối cùng của thời hạn cư trú (ngày hết hạn Thời hạn cư trú), mà phải nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh địa phương thuộc thẩm quyền. Ngoài ra, nếu đã quá thời hạn cư trú, cũng không thể nộp đơn trực tuyến, vì vậy hãy nhanh chóng liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để được tư vấn.

Q4. Có thể nộp đơn trực tuyến ngay sau khi chuyển nhà không?
A. Không thể nộp đơn trực tuyến vào ngày đã nộp thông báo thay đổi địa chỉ cư trú (chuyển đến). Hãy nộp đơn từ ngày hôm sau trở đi. Nếu thời điểm chuyển nhà và nộp đơn gia hạn trùng nhau, hãy sắp xếp lịch trình có đủ thời gian.

Q5. Có thể thanh toán lệ phí trực tuyến không?
A. Không thể. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú cho biết không thể thanh toán điện tử lệ phí khi đơn được cấp phép. Ngay cả khi nộp đơn trực tuyến, lệ phí vẫn phải được thanh toán bằng Tem thuế.

Q6. Nếu nhân viên phụ trách của công ty thay đổi, ID người dùng sẽ như thế nào?
A. Thời hạn hiệu lực của đăng ký sử dụng là 3 năm kể từ ngày được chấp thuận, và nếu muốn tiếp tục, cần phải thực hiện báo cáo định kỳ trước 1 tháng so với ngày hết hạn. Vì không thể thay đổi phân loại người dùng sau này, nếu đăng ký sai phân loại, bạn sẽ phải thực hiện thủ tục hủy ID người dùng và đăng ký lại. Khi thay đổi nhân sự phụ trách, hãy bàn giao đầy đủ việc quản lý ID và thời hạn báo cáo định kỳ.

Q7. Đơn xin cấp Thẻ cư trú đặc định có thể nộp trực tuyến không?
A. Không thể. Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú thông báo rằng “Đơn xin cấp Thẻ cư trú đặc định không hỗ trợ nộp trực tuyến” (tính đến tháng 6 năm Reiwa 8 – 2026). Vui lòng kiểm tra tình trạng hỗ trợ mới nhất trên trang web chính thức của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú.

---

10. Tóm tắt: Nắm rõ “các trường hợp không thể sử dụng” trước khi tận hưởng sự tiện lợi

Hệ thống nộp đơn cư trú trực tuyến, thông qua việc chuyển đổi sang hệ thống mới vào ngày 5 tháng 1 năm 2026, đã được bổ sung các cải tiến hiệu quả trong thực tế như tăng dung lượng đính kèm, đính kèm nhiều tệp, lưu tạm thời, và kéo dài thời hạn hiệu lực của ID người dùng lên 3 năm. Lợi ích của việc có thể nộp đơn 24/24 mà không cần đến quầy là rất lớn, và đây là một cơ chế dễ mang lại lợi ích, đặc biệt đối với các doanh nghiệp xử lý nhiều hồ sơ.

Mặt khác, vẫn còn những hạn chế nếu không nắm rõ sẽ gây mất thời gian, chẳng hạn như: Đơn xin phép vĩnh trú và các thủ tục liên quan đến Thẻ cư trú không thuộc đối tượng áp dụng, không thể nộp đơn vào ngày cuối cùng của thời hạn cư trú, sau khi hết hạn cư trú, vào ngày nộp thông báo chuyển đến, hoặc khi đang ở nước ngoài, và không thể thanh toán lệ phí điện tử. Đối với những cơ chế tiện lợi, việc nắm rõ “các trường hợp không thể sử dụng” trước sẽ an toàn hơn.

Các doanh nghiệp lần đầu sử dụng, dựa trên việc phê duyệt đơn đăng ký sử dụng mất thời gian và khả năng được áp dụng quy trình đơn giản hóa hồ sơ ngay cả đối với danh mục 3, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu chuẩn bị sớm, tính ngược từ thời điểm dự kiến nộp đơn.

---

Tại văn phòng chúng tôi, chúng tôi tiếp nhận tư vấn cho cả hình thức nộp đơn trực tuyến và nộp đơn tại quầy, từ cả người nước ngoài và các doanh nghiệp tiếp nhận.

• Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ xin gia hạn thời gian cư trú và thay đổi tư cách cư trú
• Đánh giá khả năng sử dụng đơn trực tuyến và thiết kế lịch trình
• Tư vấn về việc đăng ký sử dụng của doanh nghiệp và xây dựng hệ thống tiếp nhận
• Hỗ trợ Đơn xin cấp Giấy chứng nhận đủ tư cách cư trú

Trước tiên, xin vui lòng sử dụng dịch vụ tư vấn miễn phí của chúng tôi.

📩 Liên hệ tại đây
📞 Đặt lịch tư vấn qua điện thoại tại đây

---

Bài viết này được biên soạn dựa trên thông tin công khai tại thời điểm tháng 7 năm 2026. Chi tiết và cách thức vận hành của chế độ có thể thay đổi trong tương lai. Khi nộp đơn thực tế, xin vui lòng xác nhận thông tin chính thức từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh và cư trú hoặc liên hệ văn phòng chúng tôi.

Tác giả bài viết: Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi) Nakayama Satoshi
Đại diện Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) Miyazaki Kokusai Homu Jimusho
Địa chỉ: Thành phố Miyazaki, Tỉnh Miyazaki