Giấy chứng nhận nơi cư trú và Giấy chứng nhận chữ ký｜Thủ tục thừa kế cho người ở nước ngoài

Khi những người sống ở nước ngoài, rời Nhật Bản, cần thực hiện các thủ tục thừa kế hoặc đăng ký bất động sản tại Nhật Bản, điều đầu tiên họ gặp khó khăn là “không có Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo)” và “không thể lấy được chứng nhận con dấu”.

Thay vào đó, các cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản ở nước ngoài (Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán) sẽ cấp Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei) và Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei). Mặc dù tên gọi tương tự, nhưng nội dung chứng nhận và cách thức lấy hoàn toàn khác nhau. Chúng tôi sẽ sắp xếp lại thông tin, bao gồm cả việc cấp trực tuyến (chứng nhận điện tử) và hộ tịch điện tử bắt đầu từ năm 2025.

---

1. Kết luận: Khi sống ở nước ngoài, Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo) và chứng nhận con dấu sẽ không còn sử dụng được

Trước tiên, chúng tôi xin tóm tắt các điểm chính.

• Khi hủy đăng ký cư trú tại Nhật Bản và chuyển ra nước ngoài, việc đăng ký con dấu cũng sẽ bị hủy bỏ đồng thời với việc hủy đăng ký cư trú. Do đó, Cục Tư pháp (Homukyoku) và các ngân hàng yêu cầu người Nhật Bản sống ở nước ngoài nộp Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei) thay cho chứng nhận con dấu.
• Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei) = Chứng nhận “đang sống (hoặc đã từng sống) ở đâu”. Có vai trò tương tự như Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo). Phí là 1.200 yên tiền Nhật Bản cho mỗi bản.
• Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei) = Chứng nhận “chữ ký đó chắc chắn được thực hiện trước mặt lãnh sự”. Đây là giấy thay thế cho chứng nhận con dấu. Phí là 1.700 yên tiền Nhật Bản cho mỗi bản.
• Sự khác biệt quyết định nằm ở cách thức lấy. Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei) không thể nộp đơn thông qua người đại diện hoặc qua bưu điện. Điều này là do cần phải ký (hoặc điểm chỉ) trước mặt lãnh sự.
• Đối với Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei), từ ngày 27 tháng 5 năm 2025, đã có thêm lựa chọn nộp đơn trực tuyến và nhận bản điện tử (e-certificate) mà không cần đến quầy giao dịch.
• Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei) chỉ được cấp tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản ở nước ngoài. Không thể lấy tại Nhật Bản trong chuyến về nước tạm thời.
• Cả hai loại giấy tờ này đều dành cho những người có quốc tịch Nhật Bản. Tuy nhiên, đối với những người từng có quốc tịch Nhật Bản, có trường hợp có thể cấp Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei) khi thực hiện các thủ tục thừa kế di sản, v.v.

2. Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei) là gì: Chứng nhận nơi bạn đang sống ở nước ngoài

Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei) là giấy tờ do cơ quan đại diện ngoại giao của Nhật Bản ở nước ngoài có thẩm quyền tại địa phương đó chứng nhận về địa chỉ (nơi cư trú chính) mà người Nhật Bản đang hoặc đã từng có ở nước ngoài. Bộ Ngoại giao giải thích đây là “một loại chứng nhận hành chính” được cấp khi các cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Nhật Bản yêu cầu nộp giấy chứng nhận địa chỉ ở nước ngoài.

2-1. Được yêu cầu trong những trường hợp nào

Các mục đích sử dụng chính mà Bộ Ngoại giao liệt kê như sau:

• Đăng ký bất động sản
• Thủ tục lương hưu và trợ cấp
• Thủ tục thi tuyển vào trường học tại Nhật Bản cho con em người Nhật ở nước ngoài, v.v.

Hơn nữa, trong phần giải thích lý do nguyên tắc là người nộp đơn phải đích thân nộp, Bộ Ngoại giao nêu rõ rằng Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei) được sử dụng cho “các mục đích quan trọng đối với người nộp đơn” như thỏa thuận phân chia di sản và đăng ký bất động sản, đồng thời thực hiện xác nhận ý chí của người nộp đơn và cơ quan tiếp nhận hồ sơ, cũng như xác nhận sự sống của người đó. Giấy chứng nhận nơi cư trú (Zaishō Shōmei) xuất hiện trong bối cảnh thừa kế là vì lý do này.

2-2. Điều kiện cấp

Điều kiện	Nội dung
Quốc tịch	Chỉ dành cho người có quốc tịch Nhật Bản (bao gồm cả người có hai quốc tịch). Không áp dụng cho người đã từ bỏ/mất quốc tịch Nhật Bản, người nước ngoài bao gồm cả người gốc Nhật.
Thời gian lưu trú	Đã cư trú tại địa phương đó từ 3 tháng trở lên và hiện đang sinh sống. Nếu thời gian cư trú dưới 3 tháng tại thời điểm nộp đơn nhưng dự kiến sẽ cư trú từ 3 tháng trở lên trong tương lai thì vẫn đủ điều kiện.
Đăng ký cư trú	Về nguyên tắc, không có đăng ký cư trú tại Nhật Bản.
Người nộp đơn	Nguyên tắc là người cần chứng nhận phải đích thân đến cơ quan đại diện ngoại giao để nộp đơn.

Mặc dù có trường hợp có thể nộp đơn thông qua người đại diện bằng giấy ủy quyền nếu có lý do bất khả kháng, nhưng điều này phải được tham khảo trước với cơ quan đại diện ngoại giao.

3. Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei) là gì: Giấy chứng nhận thay thế cho chứng nhận con dấu

Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei) là giấy tờ được cấp cho những người đang cư trú ở nước ngoài mà không có đăng ký cư trú tại Nhật Bản, nhằm mục đích thực hiện các thủ tục tại Nhật Bản thay thế cho chứng nhận con dấu của Nhật Bản. Nội dung được chứng nhận là chữ ký (và dấu vân tay) của người nộp đơn đã được thực hiện chắc chắn trước mặt lãnh sự.

Tại Nhật Bản, việc nộp chứng nhận con dấu được yêu cầu trong nhiều trường hợp khác nhau như đăng ký bất động sản, vay ngân hàng, thay đổi chủ sở hữu xe ô tô, v.v. Tuy nhiên, khi hủy đăng ký cư trú tại Nhật Bản và chuyển ra nước ngoài, việc đăng ký con dấu cũng sẽ bị hủy bỏ đồng thời với việc hủy đăng ký cư trú. Do đó, Cục Tư pháp (Homukyoku) và các ngân hàng yêu cầu nộp Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shōmei) thay cho chứng nhận con dấu, đó là bối cảnh của hệ thống này.

3-1. Sự khác biệt giữa Mẫu 1 và Mẫu 2

Có hai hình thức chứng nhận. Việc lựa chọn hình thức nào sẽ tùy thuộc vào ý muốn của nơi nộp hồ sơ. Vui lòng xác nhận với nơi nộp hồ sơ trước khi nộp đơn.

Hình thức	Nội dung	Hình ảnh minh họa
Hình thức 1	Giấy chứng nhận do cơ quan đại diện ngoại giao cấp và văn bản cá nhân do người nộp đơn ký trước mặt lãnh sự sẽ được đóng dấu giáp lai	Trở thành một phần không thể tách rời với chính tài liệu đó, ví dụ như văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Hình thức 2	Chứng nhận chữ ký của người nộp đơn một cách độc lập	Chỉ có giấy chứng nhận được cấp riêng biệt

Trong trường hợp nhận được tài liệu từ Nhật Bản và được yêu cầu “vui lòng ký vào đây”, hình thức 1 thường được giả định. Trong trường hợp đó, quý vị sẽ mang tài liệu đó đến cơ quan đại diện ngoại giao.

3-2. Đây là điểm cần lưu ý nhất

• Không thể nộp đơn thông qua đại diện hoặc qua bưu điện. Lý do là cần phải ký tên (hoặc điểm chỉ) trước mặt lãnh sự.
• Vui lòng mang theo tài liệu mà không ký trước. Nếu quý vị mang theo tài liệu đã ký tên (hoặc điểm chỉ) trước đó, chữ ký trước đó sẽ bị hủy bỏ và quý vị sẽ phải ký lại vào chỗ trống trước mặt lãnh sự.
• Viên chức lãnh sự không thể chứng nhận chữ ký cho mọi văn bản cá nhân như công chứng viên. Chứng nhận chữ ký chỉ được cấp thay thế cho giấy chứng nhận con dấu (inkan shomei) khi người Nhật Bản sống ở nước ngoài cần.
• Người nước ngoài không thuộc đối tượng này, và sẽ phải nhờ công chứng viên tại địa phương. Bởi vì về cơ bản, công chứng viên tại địa phương sẽ là người chứng nhận chữ ký của đương sự.

Ngoài ra, mẫu giấy chứng nhận chữ ký đã được thay đổi từ ngày 1 tháng 4 năm 2009 (Heisei 21), bổ sung các thông tin cá nhân của người ký (ngày sinh, số hộ chiếu Nhật Bản) mà trước đây không có. Vui lòng lưu ý nếu quý vị đang tham khảo mẫu cũ.

4. So sánh hai loại chứng nhận

Mục	Giấy chứng nhận cư trú	Giấy chứng nhận chữ ký
Chứng nhận điều gì	Địa chỉ cư trú (hoặc đã từng cư trú) ở nước ngoài	Chữ ký được thực hiện trước mặt lãnh sự
Thay thế cho loại giấy tờ nào ở Nhật Bản	Chứng nhận địa chỉ (vai trò tương tự Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo))	Giấy chứng nhận con dấu (inkan shomei)
Lệ phí (1 bản)	Tương đương 1.200 yên tiền Nhật	Tương đương 1.700 yên tiền Nhật
Thanh toán	Tiền mặt (tiền tệ địa phương). Khi nộp đơn trực tuyến có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng.	Tiền mặt (tiền tệ địa phương)
Nộp đơn thông qua đại diện	Có thể thực hiện bằng giấy ủy quyền nếu có lý do bất khả kháng	Không thể
Nộp đơn qua bưu điện	Có tiếp nhận (nhưng phải đến quầy một lần khi nhận)	Không thể
Nộp đơn trực tuyến/e-giấy chứng nhận	Nhiều cơ quan đại diện ngoại giao áp dụng	Ví dụ tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Mỹ thì không áp dụng
Đối tượng	Người có quốc tịch Nhật Bản (bao gồm cả song tịch)	Người có quốc tịch Nhật Bản. Người từng có quốc tịch Nhật Bản cần tư vấn riêng.

※Lệ phí được quy định là “tương đương ◯◯ yên tiền Nhật”, và khoản thanh toán thực tế sẽ là số tiền tương đương bằng tiền tệ địa phương.

5. Sự khác biệt về các giấy tờ cần thiết

5-1. Giấy chứng nhận cư trú

1. Giấy tờ chứng minh có quốc tịch Nhật Bản và xác minh danh tính (ví dụ: hộ chiếu Nhật Bản còn hiệu lực).
2. Giấy tờ xác nhận địa chỉ (ví dụ: giấy phép lưu trú, bằng lái xe, giấy chứng nhận nộp thuế, hóa đơn tiện ích có ghi địa chỉ do cơ quan công quyền địa phương cấp, giấy chứng nhận cư trú do cảnh sát địa phương cấp, v.v.).
3. Giấy tờ xác nhận thời gian bắt đầu (thời hạn) lưu trú. Nếu thời gian lưu trú dưới 3 tháng, cần có giấy tờ xác nhận sẽ lưu trú từ 3 tháng trở lên trong tương lai (ví dụ: hợp đồng thuê nhà, hóa đơn tiện ích, v.v.).
4. Bản sao hộ tịch (koseki tohon/shohon) nếu muốn ghi cả số nhà (banchi) chứ không chỉ tên tỉnh/thành phố vào mục “Bản tịch (Honseki-chi)” trên giấy chứng nhận.

Mục số 4 là một điểm dễ bị bỏ qua. Trong các trường hợp thừa kế hoặc đăng ký bất động sản, có thể yêu cầu cả số nhà (banchi), vì vậy, quý vị hãy xác nhận trước với nơi nộp hồ sơ xem “có cần ghi cả số nhà (banchi) vào mục bản tịch hay không” trước khi nộp đơn. Nếu phát hiện ra sau, quý vị sẽ phải làm lại.

5-2. Giấy chứng nhận chữ ký

1. Giấy tờ chứng minh có quốc tịch Nhật Bản và xác minh danh tính (ví dụ: hộ chiếu Nhật Bản còn hiệu lực).
2. Nếu muốn chứng nhận theo hình thức 1 (đóng dấu giáp lai), cần có tài liệu cần ký tên (hoặc điểm chỉ) đã được gửi từ Nhật Bản.

Mặc dù giấy tờ cần thiết cho chứng nhận chữ ký ít, nhưng đổi lại, vẫn còn rào cản là “đương sự phải đích thân đến”. Nếu quý vị sống ở khu vực xa cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền, thì việc sắp xếp lịch trình sẽ là chi phí lớn nhất.

6. Đơn xin trực tuyến và e-chứng nhận (từ ngày 27 tháng 5 năm 2025)

Các giấy chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao chấp nhận đơn xin trực tuyến thông qua “Đăng ký cư trú trực tuyến (ORR Net)”. Hơn nữa, từ ngày 27 tháng 5 năm 2025 (Reiwa năm thứ 7), tại các cơ quan đại diện ngoại giao đã triển khai đơn xin giấy chứng nhận trực tuyến (trừ các cơ quan đại diện ngoại giao tại Iran và Nga), quý vị đã có thể lựa chọn giữa việc nhận giấy chứng nhận bản giấy tại quầy hoặc nhận giấy chứng nhận điện tử (e-chứng nhận) trực tuyến.

Nếu chọn e-chứng nhận, người nộp đơn có thể nhận giấy chứng nhận mà không cần đến quầy của cơ quan đại diện ngoại giao dù chỉ một lần.

6-1. Ba điều kiện của e-chứng nhận

1. Nộp đơn trực tuyến thông qua “Đăng ký cư trú trực tuyến (ORR Net)”
2. Phí phải được thanh toán trực tuyến bằng thẻ tín dụng
3. Khi nộp đơn xin giấy chứng nhận yêu cầu bản gốc của Bản sao hộ tịch (戸籍謄本/抄本), phải nhập “Mật khẩu hộ tịch điện tử (戸籍電子証明書提供用識別符号)”

6-2. Các loại giấy chứng nhận được áp dụng khác nhau tùy theo từng cơ quan đại diện ngoại giao

Các loại giấy chứng nhận được áp dụng cho e-chứng nhận khác nhau tùy theo từng cơ quan đại diện ngoại giao. Ví dụ, theo hướng dẫn của Đại sứ quán Nhật Bản tại Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, các loại giấy chứng nhận được phân loại như sau:

Phân loại	Giấy chứng nhận
Các giấy chứng nhận chính được áp dụng	Giấy chứng nhận cư trú, Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng nhận ly hôn, Giấy chứng nhận thông tin đăng ký hộ tịch, v.v.
Không áp dụng	Giấy chứng nhận chữ ký, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận sở hữu hộ chiếu, Giấy chứng nhận trích lục bằng lái xe, Giấy chứng nhận của cảnh sát

Theo hướng dẫn của Đại sứ quán này, quá trình xét duyệt thường mất khoảng 3 đến 5 ngày làm việc và không có việc cấp phát sớm, do đó, nếu cần gấp, họ khuyến nghị nộp đơn tại quầy. Ngoài ra, không thể nộp đơn từ trong Nhật Bản mà phải nộp từ khu vực thuộc thẩm quyền. Đây là quy định riêng của từng cơ quan đại diện ngoại giao, vì vậy hãy kiểm tra trên trang web của cơ quan đại diện ngoại giao thuộc thẩm quyền của quý vị.

7. “Mật khẩu hộ tịch điện tử (電子戸籍パス)” có thể sử dụng thay thế Bản sao hộ tịch (戸籍謄本) (từ ngày 24 tháng 3 năm 2025)

Trong trường hợp cần Bản sao hộ tịch (戸籍謄本/抄本) cho giấy chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao, từ ngày 24 tháng 3 năm 2025 (Reiwa năm thứ 7) trở đi, có thể sử dụng “Mật khẩu hộ tịch điện tử (戸籍電子証明書提供用識別符号)” để thay thế. Vẫn có thể nộp Bản sao hộ tịch (戸籍謄本/抄本) bản giấy như thông thường.

Mật khẩu hộ tịch điện tử (電子戸籍パス) là mật khẩu để các cơ quan hành chính xác nhận nội dung của hộ tịch điện tử (giấy chứng nhận hộ tịch điện tử), là một dãy 16 chữ số và có hiệu lực trong 3 tháng kể từ ngày cấp. Bộ Tư pháp (法務省) đã nêu rõ rằng nó không liên quan đến My Number.

Mục	Nội dung
Nơi cấp	MyNa Portal (miễn phí) / Quầy của chính quyền địa phương (có phí)
Thời hạn hiệu lực	3 tháng kể từ ngày cấp. Có thể sử dụng cho nhiều thủ tục trong thời gian hiệu lực.
Phương thức nộp (nộp tại quầy)	Nộp giấy có ghi Mật khẩu hộ tịch điện tử (có thể viết tay)
Phương thức nộp (nộp trực tuyến)	Nhập Mật khẩu hộ tịch điện tử khi nộp đơn
Người có thể lấy trực tuyến	Bản thân (chỉ từ 15 tuổi trở lên)
Người có thể lấy tại quầy của chính quyền địa phương	Bản thân, v.v. (người có tên trong hộ tịch, vợ/chồng, người thân trực hệ trên, người thân trực hệ dưới), v.v.

Xét đến sự phiền phức khi yêu cầu Bản sao hộ tịch (戸籍謄本) từ chính quyền địa phương của Nhật Bản khi ở nước ngoài, đây là một thay đổi có hiệu quả lớn. Lưu ý, việc lấy tại quầy của chính quyền địa phương có tính phí, nhưng nếu lấy cùng lúc với giấy chứng nhận hộ tịch thì sẽ không mất phí.

Ngoài các thủ tục chứng nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao, Mật khẩu hộ tịch điện tử (電子戸籍パス) còn có thể được sử dụng cho đơn xin hộ chiếu, thay đổi thông tin hộ tịch trên bằng lái xe (đối với những người chỉ sở hữu bằng lái xe MyNa), thủ tục nộp đơn đăng ký khai báo người thừa kế (相続人申告登記), yêu cầu cấp giấy chứng nhận hồ sơ bất động sản sở hữu (所有不動産記録証明書) và các thủ tục khác.

---

8. Apostille và Chứng nhận con dấu công (Koin-Kakunin) có hướng ngược lại

Mặc dù tên gọi tương tự và dễ gây nhầm lẫn, nhưng sẽ dễ hiểu hơn nếu sắp xếp như sau:

Trong trường hợp người đang sinh sống ở nước ngoài tham gia vào thủ tục thừa kế ở Nhật Bản, Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei) và Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei) sẽ được sử dụng. Ngược lại, trong trường hợp nộp sổ hộ tịch Nhật Bản (koseki) hoặc giấy chứng nhận đăng ký (tōkibo tōhon) của Nhật Bản cho cơ quan nước ngoài, thì sẽ sử dụng Chứng nhận con dấu công (Koin-Kakunin) và Apostille. Cũng có những trường hợp cần cả hai loại giấy tờ này cùng lúc.

• Bài viết liên quan: Sự khác biệt giữa Apostille và Chứng nhận con dấu công (Koin-Kakunin) | Phiên bản 2026

9. Ảnh hưởng đối với người nước ngoài và gia đình có hôn nhân quốc tế

Vì Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei) và Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei) đều dành cho người có quốc tịch Nhật Bản, nên bản thân người nước ngoài không trực tiếp sử dụng chúng. Tuy nhiên, chúng có thể liên quan theo các cách sau:

• Gia đình có hôn nhân quốc tế: Trong trường hợp vợ/chồng người Nhật đang sống ở nước ngoài, các thủ tục thừa kế hoặc bất động sản tại Nhật Bản có thể yêu cầu Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei) và Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei) của người vợ/chồng người Nhật đó. Vì cần phải sắp xếp lịch trình, xin hãy hành động sớm.
• Chứng nhận chữ ký của người nước ngoài: Người nước ngoài không thuộc đối tượng cấp Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei) của cơ quan đại diện ngoại giao Nhật Bản ở nước ngoài, mà sẽ phải yêu cầu công chứng viên tại địa phương. Nếu sử dụng tài liệu đó ở Nhật Bản, có thể cần các thủ tục khác như Chứng nhận con dấu công (Koin-Kakunin) hoặc Apostille.
• Trường hợp người đã nhập tịch Nhật Bản (như thông qua thủ tục nhập tịch) sau đó di cư ra nước ngoài: Vì đã có quốc tịch Nhật Bản, họ sẽ là đối tượng của Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei) và Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei).
• Người từng là công dân Nhật Bản đã thôi quốc tịch hoặc mất quốc tịch Nhật Bản: Đối với Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei), được thông báo rằng có những trường hợp có thể được cấp khi thực hiện thủ tục thừa kế di sản hoặc thủ tục liên quan đến việc sắp xếp tài sản sở hữu tại Nhật Bản, nếu mang theo hộ chiếu Nhật Bản đã hết hạn hoặc bản sao hộ tịch (bản sao hộ tịch đã xóa tên, v.v.). Đối với Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei), có trường hợp ngoại lệ được xử lý bằng “Giấy chứng nhận cư trú”. Cả hai đều là các trường hợp xử lý riêng lẻ, vì vậy xin vui lòng liên hệ trực tiếp với cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài nơi bạn muốn xin chứng nhận.

10. Ảnh hưởng đối với người phụ trách doanh nghiệp

Mặc dù có vẻ là một chủ đề khác với việc tiếp nhận nhân lực nước ngoài, nhưng nó có ảnh hưởng thực tế đối với các doanh nghiệp có nhân viên làm việc ở nước ngoài.

• Giám đốc/nhân viên đang công tác ở nước ngoài: Nếu đã hủy đăng ký cư trú khi đi công tác, thì không thể sử dụng giấy chứng nhận con dấu (inkan shomei) cho các thủ tục đăng ký bất động sản, thay đổi tên chủ sở hữu xe ô tô, hoặc thủ tục ngân hàng tại Nhật Bản. Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei) sẽ cần thiết, nhưng vì người đó phải đích thân đến cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài, xin hãy dự trù lịch trình bao gồm cả việc di chuyển từ nơi công tác đến cơ quan đại diện.
• Không thể lấy khi về nước tạm thời: Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei) chỉ được cấp bởi các cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao (trụ sở chính tại Tokyo, văn phòng chi nhánh Osaka) không thực hiện việc tiếp nhận đơn và cấp phát. Không thể sắp xếp để lấy tất cả cùng lúc tại Nhật Bản trong thời gian về nước.
• Trường hợp cần “chứng minh đã sống ở nước ngoài” sau khi về nước: Bạn sẽ phải trực tiếp trình bày và tham khảo ý kiến của các cơ quan liên quan trong nước bằng cách xuất trình các giấy tờ như giấy chứng nhận nộp thuế do cơ quan công quyền địa phương cấp, hóa đơn tiện ích, giấy phép lái xe địa phương, hoặc dấu xuất nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nước ngoài đóng trên hộ chiếu. Nơi nộp hồ sơ sẽ quyết định giấy tờ nào được chấp nhận thay thế cho Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei).
• Trường hợp cần dịch giấy chứng nhận đăng ký (tōkibo tōhon): Các cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài cũng xử lý việc chứng nhận bản dịch (tương đương 4.400 yên/bản) và chứng nhận con dấu trên tài liệu công. Đây sẽ là một lựa chọn khi bạn được yêu cầu bản dịch giấy chứng nhận đăng ký (tōkibo tōhon) của Nhật Bản cho các thủ tục thành lập công ty hoặc pháp nhân địa phương ở nước ngoài.

---

11. Các câu hỏi thường gặp

Q1. Có thể lấy cả Giấy chứng nhận cư trú (Zairyu Shomei) và Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei) trong cùng một ngày không?

Vì cả hai đều được xử lý tại cùng một cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài, nên việc nộp đơn cùng ngày là có thể. Tuy nhiên, Giấy chứng nhận chữ ký (Shomei Shomei) yêu cầu ký trước mặt lãnh sự, vì vậy xin hãy xác nhận trước rằng bạn đã mang theo tài liệu cần ký. Các giấy tờ cần thiết và giờ làm việc khác nhau tùy theo từng cơ quan đại diện, vì vậy xin vui lòng liên hệ trước để hỏi.

Q2. Tôi đã ký trước vào tài liệu được gửi từ Nhật Bản.

Nếu bạn mang theo tài liệu đã ký (hoặc điểm chỉ) trước đó, thì sẽ được xử lý bằng cách hủy bỏ chữ ký trước đó và ký lại vào chỗ trống trước mặt lãnh sự. Mặc dù tài liệu không bị vô hiệu, nhưng nếu bạn muốn tránh làm mất mỹ quan, hãy cân nhắc yêu cầu phía Nhật Bản gửi lại tài liệu mới.

Q3. Nên chọn Mẫu 1 hay Mẫu 2?

Điều này phụ thuộc vào ý định của bên tiếp nhận hồ sơ. Vui lòng xác nhận với bên sẽ nhận tài liệu đó, chẳng hạn như Cục Tư pháp (Homukyoku), tổ chức tài chính, hoặc Tư pháp thư sĩ (Shihoshoshi). Nếu tài liệu cần ký được gửi từ Nhật Bản, thường sẽ là Mẫu 1, nhưng quyết định cuối cùng thuộc về bên tiếp nhận hồ sơ.

Q4. Có thể xin Giấy chứng nhận cư trú qua đường bưu điện không?

Trong trường hợp quý vị sống ở vùng xa hoặc gặp khó khăn khi đến cơ quan đại diện ngoại giao do bệnh tật hoặc các lý do khác, chúng tôi cũng chấp nhận đơn xin qua đường bưu điện. Tuy nhiên, giấy chứng nhận đã hoàn thành sẽ được cấp tại quầy sau khi nộp lệ phí, vì vậy người nộp đơn hoặc người đại diện (cần có giấy ủy quyền) sẽ phải đến cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài ít nhất một lần. Nếu là cơ quan đại diện ngoại giao cho phép chọn chứng nhận điện tử (e-certificate) khi nộp đơn trực tuyến, quý vị có thể nhận mà không cần đến quầy.

Q5. Tôi vừa chuyển đến địa phương và chưa đủ 3 tháng.

Điều kiện để cấp Giấy chứng nhận cư trú là “đã cư trú tại địa phương từ 3 tháng trở lên và hiện đang sinh sống tại đó”. Tuy nhiên, ngay cả khi thời gian cư trú dưới 3 tháng tại thời điểm nộp đơn, nếu dự kiến sẽ cư trú từ 3 tháng trở lên trong tương lai thì vẫn đủ điều kiện được cấp. Trong trường hợp đó, vui lòng chuẩn bị các tài liệu xác nhận việc cư trú từ 3 tháng trở lên trong tương lai, chẳng hạn như hợp đồng thuê nhà hoặc hóa đơn tiện ích.

Q6. Nếu có mã số hộ tịch điện tử, có cần Bản sao hộ tịch nữa không?

Đối với việc nộp đơn xin chứng nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài, hiện đã có thể nộp mã số hộ tịch điện tử thay cho Bản sao hộ tịch (hoặc bản trích lục). Tuy nhiên, quý vị vẫn có thể nộp Bản sao hộ tịch (hoặc bản trích lục) bằng giấy như thông thường. Ngoài ra, mã số hộ tịch điện tử của hồ sơ đã xóa không thể lấy được qua My Number Portal (phải lấy tại văn phòng thành phố/quận/xã/phường). Nếu bên tiếp nhận hồ sơ không phải là cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài, vui lòng xác nhận xem bên đó có chấp nhận mã số hộ tịch điện tử hay không.

Q7. Lệ phí là bao nhiêu bằng tiền tệ địa phương?

Hướng dẫn của Bộ Ngoại giao ghi là “tương đương XX yên Nhật”, và thanh toán bằng tiền mặt (tiền tệ địa phương). Số tiền thực tế bằng tiền tệ địa phương sẽ do cơ quan đại diện ngoại giao quy định, vì vậy vui lòng kiểm tra số tiền trên trang web của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền. Nếu nộp đơn trực tuyến, quý vị cũng có thể thanh toán trực tuyến bằng thẻ tín dụng bằng đồng yên Nhật (trừ các cơ quan đại diện ngoại giao ở Iran và Nga).

---

12. Tóm tắt: 4 điểm cần xác nhận trước

Nội dung của chế độ như đã trình bày từ §1 đến §7, nhưng để tránh phải làm lại, có 4 điểm sau đây cần xác nhận trước khi bắt đầu thực hiện:

1. Hỏi bên tiếp nhận hồ sơ “là Mẫu 1 hay Mẫu 2”. Hình thức của chứng nhận chữ ký sẽ do bên tiếp nhận hồ sơ quyết định.
2. Hỏi bên tiếp nhận hồ sơ “có cần địa chỉ hộ khẩu chi tiết đến số nhà không”. Nếu yêu cầu ghi chi tiết đến số nhà, thì khi nộp đơn xin Giấy chứng nhận cư trú sẽ cần Bản sao hộ tịch (hoặc bản trích lục) (hoặc mã số hộ tịch điện tử).
3. Hỏi bên tiếp nhận hồ sơ “có chấp nhận chứng nhận điện tử (e-certificate) không”. Đôi khi họ có thể yêu cầu chứng nhận bằng giấy.
4. Đặt lịch hẹn trước cho chứng nhận chữ ký. Không thể nộp đơn thông qua người đại diện hoặc qua đường bưu điện, mà người nộp đơn phải đích thân đến cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài. Ở những khu vực xa cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền, đây là điểm tốn thời gian nhất.

Điểm chung của tất cả các trường hợp này là không phải “hỏi cơ quan nhà nước” mà là hỏi bên tiếp nhận tài liệu. Lệ phí cho một Giấy chứng nhận cư trú là tương đương 1.200 yên, và cho một chứng nhận chữ ký là tương đương 1.700 yên (thanh toán bằng tiền mặt, tiền tệ địa phương), số tiền này không lớn. Điều thực sự quan trọng trong thực tế là thời gian đi lại nếu phải làm lại.

Bài viết này được biên soạn dựa trên thông tin công khai tính đến tháng 9 năm 2026. Chi tiết và cách thức áp dụng của chế độ có thể thay đổi trong tương lai. Số tiền lệ phí, các tài liệu cần thiết và đối tượng áp dụng cho việc nộp đơn trực tuyến khác nhau tùy theo từng cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài, vì vậy, khi nộp đơn thực tế, vui lòng xác nhận thông tin chính thức từ cơ quan đại diện ngoại giao mà quý vị muốn xin chứng nhận, hoặc liên hệ với văn phòng chúng tôi.

Tác giả bài viết: Đại lý thủ tục hành chính được ủy thác nộp hồ sơ (Gyoseishoshi) Nakayama Satoshi
Đại diện Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) Miyazaki Kokusai Homu Jimusho
Địa chỉ: Thành phố Miyazaki, tỉnh Miyazaki

Nguồn (Thông tin gốc)

• Bộ Ngoại giao “Chứng nhận tại cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000554.html
• Bộ Ngoại giao “Về việc bắt đầu cấp giấy chứng nhận điện tử (e-shomeisho) tại các cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/pagew_000001_01362.html
• Bộ Ngoại giao “Về việc nộp đơn và thanh toán trực tuyến cho giấy chứng nhận” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page23_004157.html
• Bộ Ngoại giao “Về việc xử lý bản sao hộ tịch (koseki) (toàn bộ hoặc trích lục) cần thiết khi nộp đơn xin giấy chứng nhận tại các cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài” https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/pagew_000001_01426.html
• Bộ Tư pháp “Hộ tịch điện tử là gì” https://www.moj.go.jp/MINJI/denshikoseki/index.html
• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hợp chủng quốc Hoa Kỳ “Hướng dẫn thủ tục nộp đơn trực tuyến xin giấy chứng nhận (e-shomeisho)” https://www.us.emb-japan.go.jp/itpr_ja/e-shomeisho.html