'%3E%3Cpath%20stroke='%23000'%20stroke-width='4'%20d='m-35-37-13%2020m5%203%2013-20m5%203-13%2020m63%2042%206-9m1-2%206-9m5%203-6%209m-1%202-6%209m5%203%206-9m1-2%206-9m-96%200%2013%2020m5-3-6-9m-1-2-6-9m5-3%2013%2020m63-42-6-9m-1-2-6-9m5-3%2013%2020m5-3-6-9m-1-2-6-9'/%3E%3Ccircle%20r='24'%20fill='%23cd2e3a'/%3E%3Cpath%20fill='%230047a0'%20d='M0%200a12%2012%200%201%201%2020%2013%2024%2024%200%201%201-40-26A12%2012%200%201%200%200%200'/%3E%3C/g%3E%3C/svg%3E){kind=small}
Blog
-
LINE24h / 電話 GoogleMeet 平日9:30-15:30 / 定休日 土日祝・年末年始TEL 0985-68-0851
LINE24h / 電話 GoogleMeet 平日9:30-15:30 / 定休日 土日祝・年末年始TEL 0985-68-0851
Hầu hết mọi người lần đầu tiên biết đến các thuật ngữ Apostille và Công chứng con dấu công (公印確認) khi được các cơ quan chính phủ, trường học hoặc đối tác kinh doanh ở nước ngoài yêu cầu “vui lòng lấy chứng nhận của Bộ Ngoại giao cho tài liệu Nhật Bản”. Tên gọi của chúng tương tự nhau, và việc cần loại nào sẽ thay đổi tùy thuộc vào quốc gia nộp hồ sơ.
Trong bài viết này, dựa trên hướng dẫn thủ tục do Bộ Ngoại giao công bố, chúng tôi sẽ làm rõ sự khác biệt giữa hai loại này, loại nào cần thiết, chi phí và thời gian, cũng như những cạm bẫy dễ mắc phải. Đồng thời, chúng tôi cũng đề cập đến việc Apostille được cấp từ ngày 1 tháng 6 năm 2026 trở đi có thể được xác minh tính xác thực trực tuyến. Nội dung này dành cho người nước ngoài đang sinh sống tại Nhật Bản, người Nhật Bản đang sống ở nước ngoài, và những người phụ trách doanh nghiệp có giao dịch quốc tế.
Trước tiên, chúng tôi xin tóm tắt các điểm chính.
Nói cách khác, điều đầu tiên cần làm là xác nhận với nơi nộp hồ sơ xem cần “Apostille hay Công chứng con dấu công (公印確認) + chứng nhận lãnh sự”. Nếu bỏ qua bước này, bạn sẽ phải làm lại.
Tóm tắt giải thích của Bộ Ngoại giao như sau:
| Mục | Công chứng con dấu công (公印確認) | Apostille |
|---|---|---|
| Cơ sở | Chứng nhận của Bộ Ngoại giao | Chứng nhận bằng phụ lục dựa trên Công ước Hague (ngày 5 tháng 10 năm 1961) |
| Quốc gia nộp hồ sơ | Bao gồm cả các quốc gia không phải là thành viên của Công ước Hague | Chỉ các quốc gia thành viên của Công ước Hague |
| Chứng nhận lãnh sự | Sau đó cần có chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán tại Nhật Bản | Được coi là tương đương với việc có chứng nhận lãnh sự |
| Phí | Miễn phí | Miễn phí |
| Ngôn ngữ chứng nhận | Tiếng Anh | Tiếng Anh |
| Thời hạn hiệu lực | Không quy định (nơi nộp hồ sơ có thể tự đặt thời hạn) | Không quy định (tương tự) |
Cả hai đều chứng nhận dấu ấn của con dấu công được đóng trên công văn. Trong phần Câu hỏi thường gặp của Bộ Ngoại giao, điều này được giải thích là tính xác thực của việc tạo ra tài liệu, tức là tài liệu được cấp bởi một công chức hoặc cơ quan công quyền có thẩm quyền, chứ không phải là đảm bảo tính xác thực của nội dung tài liệu đó. Đây là điểm dễ gây hiểu lầm.
Trong danh sách các quốc gia (khu vực) thành viên của Công ước Hague do Bộ Ngoại giao công bố, có liệt kê Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Pháp, Đức, Úc, Đại Hàn Dân Quốc, Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa, Đặc khu hành chính Hồng Kông, Philippines, Indonesia, Ấn Độ, Singapore, Brazil, v.v.
Mặt khác, cũng có những quốc gia không được liệt kê trong danh sách này. Theo giải thích của Bộ Ngoại giao, việc chứng nhận công văn nộp cho các quốc gia không có trong danh sách đều là Công chứng con dấu công (公印確認), và sau đó cần có chứng nhận lãnh sự của Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán tại Nhật Bản. Điều này có nghĩa là ngay cả với cùng một tài liệu, chỉ cần thay đổi quốc gia nộp hồ sơ là sẽ tăng thêm một bước trong quy trình.
💡 Danh sách các quốc gia thành viên có thể thay đổi. Trước khi thực hiện nộp đơn, vui lòng kiểm tra danh sách cập nhật nhất của Bộ Ngoại giao và hướng dẫn từ nơi nộp hồ sơ hoặc Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán tại Nhật Bản. Ngoài ra, Bộ Ngoại giao cũng cho biết rằng ngay cả khi là quốc gia thành viên, vẫn có trường hợp cần chứng nhận lãnh sự và được yêu cầu Công chứng con dấu công (公印確認).
Có một điểm mới cần lưu ý trong thực tế. Trong phần Câu hỏi thường gặp của Bộ Ngoại giao, về Apostille được cấp từ ngày 1 tháng 6 năm Reiwa 8 (2026) trở đi, có hướng dẫn như sau:
Truy cập trang web tìm kiếm xác minh tính xác thực của Apostille từ mã QR hoặc URL được ghi trên giấy, và nhập “Số chứng nhận”, “Ngày chứng nhận” và “Mã truy cập”.
Bộ Ngoại giao “Câu hỏi thường gặp” (ngày 1 tháng 6 năm Reiwa 8)
Điều này có nghĩa là cơ quan nước ngoài nơi quý vị nộp hồ sơ có thể tự mình xác minh xem “giấy chứng nhận này có phải là thật hay không”. Trên thực tế, xin lưu ý 3 điểm sau:
Nếu quý vị đang giữ các tài liệu cũ, có thể xảy ra trường hợp không khớp thông tin nếu nơi nhận hồ sơ mặc định việc xác minh trực tuyến. Sẽ an toàn hơn nếu xác nhận trước thời điểm tài liệu được cấp.
Đây là điểm dễ gây nhầm lẫn nhất. Bộ Ngoại giao (Gaimusho) chỉ có thể chứng nhận các công văn đáp ứng tất cả 3 điều kiện sau:
Ngoài ra, không thể chứng nhận bản sao. Các tài liệu đã tháo ghim hoặc có chỉnh sửa cũng không được chấp nhận. Các tài liệu chỉ có chữ ký hoặc chỉ có con dấu cá nhân cũng không thuộc đối tượng áp dụng.
Dưới đây là bảng tổng hợp các ví dụ về cơ quan cấp mà Bộ Ngoại giao đã đưa ra:
| Ví dụ về cơ quan cấp | Xác nhận công dấu | Apostille |
|---|---|---|
| Cơ quan nhà nước (Bản sao đăng ký công ty, Giấy chứng nhận tiền án tiền sự, Giấy chứng nhận cư trú, v.v.) | ○ | ○ |
| Chính quyền địa phương (Bản sao hộ tịch (koseki), Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo), Giấy chứng nhận nộp thuế, v.v.) | ○ | ○ |
| Giấy chứng nhận của công chứng viên | ○ | ○ |
| Tổ chức pháp nhân đặc biệt, Tổ chức hành chính độc lập | ○ | × |
| Trường trung học phổ thông/trung học cơ sở/tiểu học công lập | ○ | ○ |
| Giấy tờ do Pháp nhân đại học quốc lập/công lập và Pháp nhân đại học tư lập cấp | ○ | × |
| Trường trung học phổ thông/trung học cơ sở/tiểu học tư lập | ○ | × |
| Trường dạy nghề chuyên nghiệp tư lập (trường chuyên môn), các loại trường khác | × | × |
| Giấy tờ do Tổ chức pháp nhân quỹ/tổ chức pháp nhân xã hội/tổ chức pháp nhân công ích, Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp | × | × |
| Bệnh viện công lập/quốc gia, Bệnh viện Chữ thập đỏ (Chữ thập đỏ chỉ cấp giấy khám sức khỏe) | ○ | ○ |
| Bệnh viện trực thuộc Pháp nhân đại học quốc lập, Bệnh viện của Tổ chức hành chính độc lập Cơ quan Bệnh viện Quốc gia | ○ | × |
| Bệnh viện tư lập, Bệnh viện của Pháp nhân y tế | × | × |
Những người cần Apostille cho giấy chứng nhận tốt nghiệp đại học để du học cần đặc biệt lưu ý. Bộ Ngoại giao tuyên bố rằng không thể cấp Apostille cho các tài liệu do các trường đại học quốc lập/công lập đã chuyển đổi thành pháp nhân đại học và các tài liệu của các trường đại học tư lập cấp. Trong trường hợp này, cần phải thực hiện một quy trình vòng vèo là nhận chứng nhận của công chứng viên tại Phòng công chứng (Koshonin Yakuba), sau đó nhận Giấy chứng nhận con dấu của công chứng viên từ Cục trưởng Cục Tư pháp (Homukyoku) (địa phương) nơi công chứng viên đó trực thuộc, rồi mới nộp đơn.
Ngoài ra, các giấy chứng nhận do các trường đại học quốc lập/công lập chưa chuyển đổi thành pháp nhân cấp, hoặc các bằng cấp được cấp trước khi chuyển đổi thành pháp nhân được cho là thuộc đối tượng Apostille.
Các tài liệu như điều lệ công ty, báo cáo tài chính, giấy chứng nhận công tác, thư giới thiệu, tài liệu do Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp, v.v., là giấy tờ cá nhân và không thể được Bộ Ngoại giao chứng nhận trực tiếp. Bằng cách nhận chứng nhận của công chứng viên tại Phòng công chứng (Koshonin Yakuba), sau đó nhận Giấy chứng nhận con dấu của công chứng viên từ Cục trưởng Cục Tư pháp (Homukyoku) (địa phương) nơi công chứng viên đó trực thuộc, quý vị có thể nhận được chứng nhận của Bộ Ngoại giao cho tài liệu đó như một công văn đã được công chứng viên chứng nhận.
Đối với hộ chiếu và Thẻ cư trú (Zairyu Card), Bộ Ngoại giao cũng cho biết khó có thể chứng nhận trực tiếp trên bản gốc, và hướng dẫn rằng sau khi xác nhận với quốc gia nơi nộp hồ sơ, nếu cần thiết, hãy yêu cầu công chứng viên chứng nhận bản sao tại Phòng công chứng (Koshonin Yakuba).
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Lệ phí nộp hồ sơ | Miễn phí (cả tại quầy và qua bưu điện) |
| Phí bưu điện | Người nộp đơn chịu phí (đính kèm phong bì trả lại) |
| Thời gian xử lý đơn qua bưu điện | Nếu không có sai sót, gửi đi sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận (ví dụ: nhận thứ Hai → gửi thứ Năm) |
| Thời gian xử lý đơn tại quầy | Về nguyên tắc, cấp qua bưu điện. Gửi đi sau 3 ngày làm việc / Nhận tại quầy sau 4 ngày làm việc trở đi |
| Nơi nộp đơn | 2 địa điểm: Trụ sở chính Bộ Ngoại giao (Tokyo) và Văn phòng chi nhánh Osaka |
| Nộp đơn qua bưu điện từ nước ngoài | Không chấp nhận |
| Địa chỉ gửi trả | Chỉ trong Nhật Bản (không gửi đến Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán nước ngoài tại Nhật Bản và nước ngoài) |
Bộ Ngoại giao khuyến khích nộp đơn qua bưu điện nếu có thể. Ngoài ra, nếu có từ 10 đơn chứng nhận trở lên trong một lần, có thể mất nhiều thời gian hơn so với thời gian xử lý thông thường tùy thuộc vào tình trạng quá tải. Vì về nguyên tắc không hỗ trợ cấp sớm, xin hãy sắp xếp thời gian dư dả.
📮 Phong bì gửi trả được khuyến nghị là Letter Pack có thể theo dõi. Vì Bộ Ngoại giao không chịu trách nhiệm về việc mất mát trong quá trình gửi thư hoặc thư thường không đến được, quý vị hãy đảm bảo ghi lại mã số theo dõi khi gửi đi.
Quy trình sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại tài liệu.
Bản sao hộ tịch (koseki), Giấy chứng nhận cư trú (juminhyo), bản sao đăng ký tài sản, v.v.
Giấy chứng nhận công tác, giấy ủy quyền, tài liệu công ty, v.v.
Tại các Phòng công chứng (koshō yakuba) ở Hokkaido (trong khu vực quản lý của Cục Tư pháp Sapporo), Miyagi, Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka và Fukuoka, nếu có yêu cầu từ người nộp đơn, quý vị có thể nhận chứng thực của công chứng viên, chứng nhận đóng dấu của công chứng viên từ Cục Tư pháp (Homukyoku) và xác nhận công dấu hoặc Apostille từ Bộ Ngoại giao cùng một lúc. Trong trường hợp này, không cần phải đến Cục Tư pháp (Homukyoku) hoặc Bộ Ngoại giao (đây là dịch vụ có tính phí).
Ngoài ra, tại các Phòng công chứng (koshō yakuba) ở 7 tỉnh Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano và Niigata, quý vị có thể nhận chứng thực của công chứng viên và chứng nhận đóng dấu của công chứng viên do Cục trưởng Cục Tư pháp (Homukyoku) cấp cùng một lúc. Sau đó, việc xác nhận công dấu và Apostille sẽ được thực hiện tại Bộ Ngoại giao.
Những quý vị sống ở các khu vực ngoài những nơi đã nêu trên sẽ phải thực hiện theo từng bước: Phòng công chứng (koshō yakuba) → Cục Tư pháp (Homukyoku) → Bộ Ngoại giao (qua bưu điện). Những quý vị sống ở tỉnh Miyazaki cũng theo quy trình này. Việc nộp đơn lên Bộ Ngoại giao có thể thực hiện qua bưu điện, vì vậy việc ở xa không phải là trở ngại. Tuy nhiên, vì quy trình được chia thành nhiều bước, quý vị hãy dự trù thời gian dài hơn.
⚠️ Nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng nhận của Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại địa phương thay vì xác nhận công dấu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản, quý vị được hướng dẫn không sử dụng dịch vụ một cửa mà hãy lấy chứng nhận đóng dấu của công chứng viên tại Cục Tư pháp Tokyo (hoặc Yokohama). Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại địa phương không thể chứng nhận lại các tài liệu đã được Bộ Ngoại giao xác nhận công dấu hoặc cấp Apostille. Đây là một ví dụ điển hình về việc phải làm lại nếu sai thứ tự.
Thủ tục này là cần thiết khi người nước ngoài sống tại Nhật Bản sử dụng công văn Nhật Bản cho các thủ tục tại quốc gia của họ, hoặc khi người Nhật Bản sống ở nước ngoài nộp tài liệu Nhật Bản tại địa phương.
Thực tế, thường có trường hợp người thân ở Nhật Bản đảm nhận các thủ tục cho gia đình đang sống ở nước ngoài. Nếu bạn quyết định trước ai sẽ là người nộp đơn và địa chỉ gửi trả hồ sơ ở đâu, bạn có thể tránh được việc phải làm lại.
Trong các thủ tục như thành lập công ty con ở nước ngoài, đấu thầu hoặc đăng ký tại địa phương, cử nhân viên thường trú, v.v., đôi khi cần có chứng nhận cho các tài liệu như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận nộp thuế, Giấy chứng nhận đang làm việc.
Theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao, Luật sư, Đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi), Tư pháp thư sĩ (Shihoshoshi) và những người được phép thực hiện các thủ tục thay mặt cho khách hàng cũng có thể bỏ qua giấy ủy quyền khi nộp đơn (cần đính kèm bản sao giấy tờ tùy thân có ảnh để chứng minh tư cách). Đối với các trường hợp có nhiều tài liệu, cũng có thể ủy thác toàn bộ cho chuyên gia.
Hỏi: Phí dịch vụ là bao nhiêu?
Đáp: Phí chứng nhận của Bộ Ngoại giao (xác nhận con dấu công, Apostille) là miễn phí. Đối với hồ sơ gửi qua bưu điện, phí bưu chính bao gồm cả phí gửi trả sẽ do người nộp đơn chịu. Phí công chứng tại Phòng công chứng (koshō yakuba) và dịch vụ một cửa sẽ được tính riêng.
Hỏi: Các tài liệu đã quá 3 tháng kể từ ngày cấp có được chứng nhận không?
Đáp: Về nguyên tắc, không được chấp nhận. Tuy nhiên, Bộ Ngoại giao cho biết, đối với các tài liệu chỉ được cấp một lần như bằng cấp mà nơi nộp yêu cầu tài liệu có ngày cấp cũ, thì vẫn có thể chứng nhận. Vui lòng xác nhận trước với nơi nộp hồ sơ.
Hỏi: Bộ Ngoại giao có dịch thuật không?
Đáp: Bộ Ngoại giao không thực hiện dịch thuật. Tùy thuộc vào nơi nộp hồ sơ, có trường hợp bản dịch của chính người nộp đơn là đủ, có trường hợp cần có cả công chứng của công chứng viên và chứng nhận của Bộ Ngoại giao, hoặc có trường hợp người dịch được chỉ định, v.v. Cách xử lý sẽ khác nhau. Vui lòng xác nhận với nơi nộp hồ sơ hoặc Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán nước ngoài tại Nhật Bản.
Hỏi: Apostille có thời hạn hiệu lực không?
Đáp: Chứng nhận của Bộ Ngoại giao không có thời hạn hiệu lực. Tuy nhiên, nơi nộp hồ sơ hoặc Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán nước ngoài tại Nhật Bản có thể tự đặt ra thời hạn riêng, vì vậy vui lòng điều chỉnh thời gian nộp sớm.
Hỏi: Tôi có thể nộp hồ sơ do cơ quan công quyền ở Tokyo cấp tại quầy ở Osaka không?
Đáp: Được cho là có thể. Bạn có thể nộp hồ sơ tại quầy thuận tiện cho bạn.
Apostille và xác nhận con dấu công là thủ tục miễn phí và có thể nộp qua bưu điện. Điều khó khăn không phải là chi phí hay bản thân việc nộp đơn, mà là việc đưa ra quyết định ban đầu về “cần loại nào”, “tài liệu đó có thuộc đối tượng hay không”, và “thứ tự nào trước”.
Các thủ tục ở nước ngoài thường có thời hạn. Việc đưa ra quyết định ban đầu chính xác ngay từ lần đầu cuối cùng là con đường ngắn nhất. Nếu có bất kỳ điểm nào không rõ ràng, vui lòng tham khảo ý kiến trước khi bắt đầu.
Văn phòng chúng tôi, ngoài các thủ tục cư trú, còn tiếp nhận tư vấn về chứng nhận công văn Nhật Bản để nộp ra nước ngoài (Apostille, xác nhận con dấu công).
Trước tiên, xin vui lòng đừng ngần ngại sử dụng dịch vụ tư vấn miễn phí của chúng tôi.
📩 Liên hệ tại đây
📞 Đặt lịch tư vấn qua điện thoại: 0985-68-0851
Trước khi nộp, hãy cho chúng tôi xem qua một lần.
Kiểm tra miễn phí trước khi nộp cho Cục Xuất nhập cảnh ›
Dành cho quý vị tự nộp đơn xin tư cách cư trú tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú. Trước khi nộp, chúng tôi xem lại đơn và các giấy tờ đính kèm, và cho biết những giấy tờ còn thiếu cũng như các điểm cần lưu ý. Chúng tôi nhận kiểm tra trực tuyến (Google Meet・khoảng 20 phút) hoặc bằng tin nhắn LINE.
・Đối tượng: đơn xin cấp Giấy chứng nhận tư cách cư trú (COE)・thay đổi tư cách cư trú・gia hạn thời gian cư trú (đơn xin phép vĩnh trú chỉ nhận với người sống tại tỉnh Miyazaki). Nhập quốc tịch không thuộc đối tượng.
・Kiểm tra trực tuyến (Google Meet): mỗi đơn 1 lần. Trả lời bằng tin nhắn LINE: nhận cho cùng một đơn cho đến trước khi nộp.
・Thời gian trả lời qua LINE dự kiến, về nguyên tắc, trong vòng 2 ngày làm việc (nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ; khi đông khách, việc trả lời có thể chậm hơn).
・Vui lòng gửi bản sao giấy tờ qua LINE hoặc email. Thẻ cư trú chỉ gửi mặt trước; không gửi mặt có số My Number.
・Nội dung chúng tôi trao đổi là ý kiến của văn phòng. Điều này không bảo đảm được cấp phép; kết quả do Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú quyết định.
・Chúng tôi chỉ cho biết những giấy tờ còn thiếu và các điểm cần lưu ý. Chúng tôi không làm thay việc lập hoặc viết lại đơn, không soạn nội dung thay, và cũng không cho biết khả năng được cấp phép (có được duyệt hay không) (nếu quý vị muốn ủy thác cho văn phòng, chúng tôi sẽ giới thiệu Gói Tự chuẩn bị・Gói Tinh gọn・Gói Tiêu chuẩn).
・Nếu phát hiện giấy tờ có nội dung không đúng sự thật, hoặc đơn không phải của chính quý vị (kể cả người trong gia đình), chúng tôi sẽ từ chối việc kiểm tra.
Đặt lịch Kiểm tra miễn phí trước khi nộp cho Cục Xuất nhập cảnhĐăng ký qua LINE
Bài viết này được viết dựa trên thông tin công khai tính đến tháng 9 năm 2026. Chi tiết và cách thức áp dụng của chế độ có thể thay đổi trong tương lai. Khi thực hiện nộp hồ sơ thực tế, vui lòng xác nhận thông tin chính thức từ Bộ Ngoại giao hoặc liên hệ văn phòng chúng tôi.
Tác giả bài viết này: Đại lý thủ tục hành chính được ủy thác nộp hồ sơ (Gyoseishoshi) Nakayama Satoshi
Đại diện Pháp nhân đại lý thủ tục hành chính (Gyoseishoshi Hojin) Miyazaki Kokusai Homu Jimusho
Địa chỉ: Thành phố Miyazaki, tỉnh Miyazaki
