公印确认与海牙认证的区别｜2026年版

海外的政府机构、学校或商业伙伴要求您为日本文件办理外务省认证时，大多数人都是第一次听说附加证明书（海牙认证）或公印确认这两个词。这两个词名称相似，而且具体需要哪种认证取决于文件提交的国家。

本文将根据外务省公布的办理指南，整理两者的区别、所需认证类型、费用和办理天数，以及容易遇到的陷阱。同时，还将提及自2026年6月1日起签发的附加证明书（海牙认证）将支持在线验证真伪。本文内容面向在日本居住的外国人本人、居住在海外的日本人，以及有海外业务的企业负责人。

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1. 结论：首先向提交方确认“需要哪种认证”

首先总结要点。

• 公印确认和附加证明书（海牙认证）都是日本政府机关、地方政府等签发的“公文书”所需的外务省认证。
• 如果提交文件国家是海牙公约（取消外国公文书认证要求的公约）的缔约国，原则上需要附加证明书（海牙认证），如果不是缔约国，则需要公印确认。
• 获得公印确认后，必须在日本的提交国大使馆或（总）领事馆办理领事认证。如果办理附加证明书（海牙认证），则与已办理领事认证的文件具有同等效力。
• 费用是免费的（邮费由申请人承担）。
• 如果申请材料齐全，无需额外确认，受理后3个工作日内将通过邮寄方式返还。
• 仅在外国提交机构或驻日大使馆/（总）领事馆要求时才需要申请。这不是一种以防万一而办理的手续。

因此，首先要做的是向提交方确认“是需要附加证明书（海牙认证），还是公印确认+领事认证”。如果跳过这一步，可能需要重新办理。

2. 公印确认与附加证明书（海牙认证）的区别

根据外务省的说明，整理如下：

项目	公印确认	附加证明书（海牙认证）
依据	外务省认证	基于海牙公约（1961年10月5日）的附加证明
提交国家	包括海牙公约非缔约国	仅限海牙公约缔约国
领事认证	之后需要驻日大使馆/（总）领事馆的领事认证	与已办理领事认证的文件具有同等效力
费用	免费	免费
认证语言	英语	英语
有效期	无规定（提交方可能自行设定期限）	无规定（同左）

两者认证的都是公文书上盖有的公章印鉴。外务省的常见问题解答中说明，这证明的是该文件是由有权限的公务员或公共机构签发的真实性，而不担保文件内容的真实性。这一点很容易被误解。

2-1. 是否为缔约国会影响办理流程的时长

外务省公布的海牙公约缔约国（地区）名单中，列有美利坚合众国、英国、法国、德国、澳大利亚、大韩民国、中华人民共和国、香港特别行政区、菲律宾、印度尼西亚、印度、新加坡、巴西等。

另一方面，也有一些国家未列入此名单。根据外务省的说明，提交给未列入名单的国家的公文书认证全部需要公印确认，之后还需要驻日大使馆/（总）领事馆的领事认证。这意味着即使是同一份文件，仅仅因为提交国家不同，办理流程就会增加一个环节。

3. 2026年6月1日起的变更点：可在线验证真伪

在实务操作中，有一个新的要点需要注意。外务省的常见问题解答中，对令和8年（2026年）6月1日以后签发的附加证明书（海牙认证）作了如下说明：

通过文件上记载的二维码或URL，访问附加证明书（海牙认证）真伪查询网站，输入“认证编号”、“认证日期”以及“访问代码”

外务省《常见问题解答》（令和8年6月1日）

这意味着接收文件的外国机构可以自行验证“此附签是否真实”。在实际操作中，请注意以下3点：

• 2026年6月1日之前签发的附加证明书不适用。
• 如果接收方询问验证方法，纸张上的二维码、URL和记载信息将直接作为指引。
• 因此，将附有附加证明书的文件连同附签一并提交给接收方非常重要。

如果您手头保留着旧文件，如果接收方以在线验证为前提，可能会出现沟通不畅的情况。事先确认文件是何时签发的会更安全。

4. 可认证文件与不可认证文件

这是最容易出错的地方。外务省可认证的文件需全部满足以下3个条件：

1. 载明签发日期（签发日期起3个月以内）
2. 载明签发机构（签发人姓名）
3. 盖有公章而非个人印章或签名

此外，复印件无法认证。拆除订书钉或有涂改的文件也不予受理。仅有签名或仅有个人印章的文件也不在认证范围内。

外务省列举的签发机构示例如下：

签发机构示例	公章确认	附加证明书
国家等机构（如登记簿誊本、犯罪经历证明书、居住者证明书等）	○	○
地方自治体（如户籍誊本（摘抄本）、居民票、纳税证明书等）	○	○
公证人认证书	○	○
特殊法人、独立行政法人	○	×
公立高中、初中、小学	○	○
国立大学法人・私立大学法人签发的文件	○	×
私立高中、初中、小学	○	×
私立专修学校（专门学校）、各类学校	×	×
财团法人・社团法人・公益法人、商工会议所签发的文件	×	×
国立公立医院・红十字医院（红十字医院仅限健康诊断书）	○	○
国立大学法人的附属医院、独立行政法人国立医院机构的医院	○	×
私立医院、医疗法人的医院	×	×

为留学目的需要大学毕业证明书附加证明书的人士请注意。外务省规定，大学法人化的国立公立大学签发的文件以及私立大学的文件无法加盖附加证明书。在这种情况下，需要采取迂回方式，即先在公证处获得公证人的认证，再由该公证人所属的（地方）法务局长出具公证人盖章证明后方可申请。

此外，尚未转为法人的国立公立大学签发的证明书，以及法人化前签发的学位证书等，被认为是附加证明书的适用对象。

4-1. 私人文件无法直接认证

公司章程、决算书、在职证明书、推荐信、商工会议所签发的文件等属于私人文件，外务省无法直接认证。通过在公证处获得公证人的认证，并由该公证人所属的（地方）法务局长出具公证人盖章证明，可将经公证人认证的文件作为公文获得外务省的认证。

关于护照和在留卡，外务省表示难以对原件进行认证，建议在向接收国确认后，如有需要，可将复印件在公证处进行认证。

5. 费用与所需天数

项目	内容
手续费	免费（窗口办理・邮寄办理均免费）
邮费	申请人承担（需附上回邮信封）
邮寄申请所需时间	如无遗漏，收到后3个工作日内寄出（例：周一受理→周四寄出）
窗口申请所需时间	原则上通过邮寄方式交付。3个工作日后寄出／窗口领取为4个工作日后
申请窗口	外务省本部（东京）・大阪分室共2处
来自海外的邮寄申请	不予受理
寄回地址	仅限日本国内（不寄送至驻日大使馆・（总）领事馆及海外）

外务省要求尽可能通过邮寄方式申请。此外，如果一次性提交10份以上的认证申请，根据繁忙程度，处理时间可能会超过通常所需天数。由于原则上不提供加急办理，因此请预留充足的时间。

6. 申请流程

根据文件类型，流程会有所不同。

6-1. 一站式服务可用地区和不可用地区

在北海道（札幌法务局管辖区内）、宫城县、东京都、神奈川县、静冈县、爱知县、大阪府以及福冈县的公证处，如果申请人提出要求，可以一次性办理公证人的认证、法务局的公证人盖章证明、外务省的公印确认或海牙认证。在这种情况下，无需前往法务局或外务省（这是一项收费服务）。

此外，在埼玉县、茨城县、栃木县、群马县、千叶县、长野县以及新潟县这7个县的公证处，可以一次性办理公证人的认证和法务局长出具的公证人盖章证明。之后的公印确认和海牙认证，则需在外务省办理。

居住在上述地区以外的人士，则需要按公证处 → 法务局 → 外务省（邮寄）的步骤办理。居住在宫崎县的人士也遵循此流程。由于向外务省提交申请本身可以通过邮寄方式进行，因此距离远并不会造成障碍。但由于流程分为多个步骤，请预留更长的办理时间。

7. 对外国人本人・居住在海外的人士的影响

在日本生活的外国人在本国办理手续时需要使用日本公文书，以及居住在海外的日本人在当地提交日本文件时，都需要办理此手续。

• 外务省将在国外办理婚姻、离婚、出生登记、签证申请、公司设立、不动产购买等作为典型例子列举出来。
• 不接受来自海外的邮寄申请。居住在海外的人士，需要通过在日本的代理人从日本国内提交申请。回邮地址也仅限于日本国内。
• 通过代理人提交申请时，原则上需要在申请表中的“委托书”栏或单独的委托书上，有当事人本人的亲笔签名（无需盖章）。
• 申请书请用日语或英语填写。
• 如果提交目的地国家不同，则需要按国家区分申请书。不接受用于备用或保管目的的申请。

居住在海外的家属的申请手续，由在日本的亲属代为办理的情况实际上很常见。如果能事先确定谁是申请人，以及回邮地址是哪里，就可以避免重复办理。

8. 对企业负责人的影响

在设立海外子公司、当地投标或注册、派遣驻外人员等手续中，有时会要求对登记事项证明书、纳税证明书、在职证明书等进行认证。

• 如果申请人是属于登记簿副本等“公司名义的公文”中记载的公司或协会的员工，则可以省略委托书。在窗口办理时需出示带照片的身份证明和名片、员工证等；邮寄办理时，需在申请书上填写公司名称和姓名，回邮信封的收件人写为工作单位，并附上可证明员工身份的复印件。
• 但是，如果代理申请员工的户籍誊本（或摘抄本）或毕业证明书等个人名义的证明，则需要当事人的委托书。
• 不能从家中寄送，然后回邮到公司地址。
• 在职证明书和推荐信属于私文书。由于需要通过公证处办理，因此从开始到完成所需天数会较长。请根据海外的截止日期倒推安排时间。

此外，根据法务省的指南，律师、行政书士、司法书士等被允许代表委托人办理各项手续的人员在申请时也可以省略委托书（需附上可证明资格的带照片身份证明复印件等）。对于文件数量较多的案件，也可以选择委托专业人士一并办理。

9. 常见问题

问：手续费是多少？
答：外务省的认证（公印确认・海牙认证）免费。邮寄申请时，包括回邮在内的邮费由申请人承担。公证处的认证和一站式服务需另行收费。

问：发行超过3个月的文件也能办理认证吗？
答：原则上不予受理。但是，外务省表示，对于学位证等只发行一次的文件，如果提交目的地要求提供日期较早的文件，则可以进行认证。请事先向提交目的地确认。

问：外务省可以提供翻译服务吗？
答：外务省不提供翻译服务。根据提交目的地的不同，有时申请人自行翻译即可，有时翻译需要公证人的认证和外务省的认证，有时则需要指定翻译人员等，处理方式各不相同。请向提交目的地或驻日大使馆/（总）领事馆确认。

问：海牙认证有有效期吗？
答：外务省的认证本身没有有效期。但是，提交目的地或驻日外国大使馆/（总）领事馆可能会自行规定有效期，因此请尽早调整提交时间。

问：东京的政府机关签发的文件，可以在大阪的窗口申请吗？
答：可以。您可以在方便的窗口申请。

10. 总结

海牙认证和公印确认是免费且可以通过邮寄申请的手续。难点不在于费用或申请本身，而在于“需要哪种认证”、“该文件是否符合条件”、“办理顺序如何”等初始判断。

• 根据提交目的地国家是否为海牙公约缔约国，决定是办理海牙认证，还是公印确认+领事认证。
• 私立大学、私立医院、商工会议所的文件以及私文书，必须通过公证处才能获得外务省的认证。
• 错误的认证顺序无法后续叠加。
• 2026年6月1日以后签发的海牙认证，可以通过二维码等方式确认其真实性。

海外手续通常都有截止日期。一次性正确做出初始判断，最终是最快捷的途径。如有不明之处，请在开始办理前咨询。

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本文根据截至2026年9月的公开信息撰写。制度详情和处理方式今后可能会有所变更。实际申请时，请查阅外务省的官方信息或咨询本事务所。

本文作者：申请取次行政书士 中山 谕
行政书士法人宫崎国际法务事务所 代表
所在地：宫崎县宫崎市

出处（原始信息）

• 外务省「什么是公证认证・海牙认证」（令和8年6月1日） https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000548.html
• 外务省「申请手续指南 1 可证明的文件」（令和8年1月21日） https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000549.html
• 外务省「申请手续指南 2 申请流程」（令和8年7月9日） https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000607.html
• 外务省「申请手续指南 3 申请方法・所需文件」（令和8年1月21日） https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000608.html
• 外务省「常见问题」（令和8年6月1日） https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000552.html
• 外务省「【参考资料】《取消外国公文认证要求的公约》（海牙公约）缔约国（地区）」（令和8年7月9日） https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000610.html