'%3E%3Cpath%20stroke='%23000'%20stroke-width='4'%20d='m-35-37-13%2020m5%203%2013-20m5%203-13%2020m63%2042%206-9m1-2%206-9m5%203-6%209m-1%202-6%209m5%203%206-9m1-2%206-9m-96%200%2013%2020m5-3-6-9m-1-2-6-9m5-3%2013%2020m63-42-6-9m-1-2-6-9m5-3%2013%2020m5-3-6-9m-1-2-6-9'/%3E%3Ccircle%20r='24'%20fill='%23cd2e3a'/%3E%3Cpath%20fill='%230047a0'%20d='M0%200a12%2012%200%201%201%2020%2013%2024%2024%200%201%201-40-26A12%2012%200%201%200%200%200'/%3E%3C/g%3E%3C/svg%3E){kind=small}
隐私政策(个人信息保护方针)
行政书士法人宫崎国际法务事务所(以下简称”本事务所”)在面向外籍人士的在留许可申请等出入国在留管理业务中，会从客户处接收大量个人信息。本事务所遵守行政书士法第12条规定的保密义务以及《个人信息保护法》，致力于个人信息的适当取得、利用与管理。
1. 个人信息管理者
本事务所的个人信息管理者由代表担任。代表对本事务所所处理的全部个人信息负有管理责任，并统筹监督本政策的执行。
2. 取得的个人信息项目
为开展业务，本事务所可能取得以下个人信息。
(1) 关于本人的信息
- 姓名(汉字、片假名、罗马字、本国姓名)
- 出生年月日、性别、国籍/地区
- 住址、电话号码、电子邮箱、LINE ID 等联系方式
- 面部照片
- 护照信息(号码、签发日期、有效期限、签发国)
- 在留卡信息(号码、在留资格、在留期间、有效期限)
- 居民票记载事项、家庭信息
- 学历、工作经历、资格与证照
- 家庭构成、配偶及亲属相关信息
- 收入、纳税、社会保险加入状况
- 根据申请内容必要时的处分历史等
(2) 关于客户相关人员的信息
- 配偶、扶养家属、雇主、邀请人、身份保证人等的姓名、住址、联系方式、身份关系
- 工作单位/所属机构的名称、所在地、业务内容、董事信息、决算信息
(3) 关于咨询的信息
- 通过 HP 咨询表单、LINE 官方账号、邮件、电话等接收的咨询内容
- 面谈/会议记录、客户提供的文件内容（包括经您同意录制的录音及其文字记录・摘要）
3. 个人信息的利用目的
本事务所将取得的个人信息用于以下目的。
- 办理在留资格认定证明书交付申请、在留资格变更许可申请、在留期间更新许可申请、永住许可申请、再入境许可申请、就劳资格证明书交付申请、资格外活动许可申请、归化许可申请及其他出入国在留管理相关业务
- 根据入管法及其他相关法令向政府机关进行申请与申报的代理
- 向客户报告业务进度、回复咨询
- 制作业务委托合同、报酬等收费及收款管理
- 业务记录的保管，以及为将来的在留期间更新等做准备
- 本人确认以及犯罪收益转移防止法等法令规定的确认义务的履行
- 本事务所相关业务信息的告知及季节性问候
- 在取得本人另行书面同意的范围内，将客户评价及案例刊登于网站、印刷物、社交媒体等(宣传目的)
- 基于本人通过 LINE 官方账号等登记的在留资格及在留期限，告知在留期间更新时期等期日(该告知仅供参考，不构成对能否更新或获得许可可能性的判断)
- 为排除反社会势力而进行的确认(包括对公开信息的调查及向公共机关的查询)
- 改善本事务所的服务及宣传(包括统计咨询者得知本事务所的途径)
4. 个人信息向第三方提供
除以下情况外，本事务所未经本人同意不会向第三方提供个人信息。
- 在业务执行所必要的范围内，向出入国在留管理厅、法务局、税务局、市区町村政府等政府机关提供时
- 根据法令提供时
- 为保护人的生命、身体或财产所必要，且难以取得本人同意时
- 取得本人同意后提供时
- 在为排除反社会势力而进行确认所必要的范围内，向暴力追放中心、警察及其他公共机关进行查询时(仅限于委托时已取得本人同意的情形，或法令允许的情形)
5. 业务上使用的外部服务(委托方)
为提升业务效率与品质，本事务所使用以下外部服务。各服务提供商均适用其各自的隐私政策与安全标准。
| 服务类别 | 服务名称/提供商 | 利用目的 |
|---|---|---|
| 业务邮件、 文件保管、 日历、 在线会议 |
Google 服务(Google LLC・美国) Gmail / Google Drive / Google 日历(预约管理) / Google Meet / Google Cloud Speech-to-Text 等 |
业务邮件收发、文件保管/共享、初次咨询的在线预约管理、在线面谈、面谈的文字转写・摘要（经您同意时） |
| 客户对应(LINE) | LINE 官方账号(LINE 雅虎株式会社・日本／数据保存地：日本・美国) | 与客户联络、咨询应对、期日通知的发送 |
| 客户对应(即时通讯应用) | KakaoTalk(Kakao Corp.・韩国) / 微信 WeChat(WeChat International Pte. Ltd.・新加坡) | 在客户希望时用于联络、咨询应对(不用于收发文件资料) |
| 客户对应(WhatsApp・Messenger) | WhatsApp(WhatsApp Business Platform・WhatsApp LLC・美国) / Messenger(Facebook 公共主页・Meta Platforms, Inc.・美国) | 与客户联络、咨询应对(不用于收发文件资料) |
| 生成式 AI(业务辅助) | Claude(Anthropic, PBC・美国) / Gemini API(Google LLC・美国) | 业务文书的撰写・校对、翻译、协助撰写与客户的联络文、调查、拟写对 LINE 咨询的回答草案、经您同意的面谈记录的摘要・资料检索、入管提交前免费检查中您所提交材料的确认辅助(在处理委托・咨询所需的范围内，可能输入客户的个人信息。在不将输入内容用于 AI 学习的设定或合同下使用) |
| 面谈记录（录音・文字转写） | PLAUD（Plaud Inc.・美国） | 经同意的面谈・电话录音，以及由 AI 进行的文字转写・摘要（文字转写和摘要由 PLAUD 委托的美国 AI 服务进行——文字转写由 OpenAI・Google・Microsoft 之一进行，摘要由 Google LLC 的 Gemini 进行；在不将内容和录音用于 AI 学习的设定下使用） |
| 电子合同 | Adobe Acrobat Standard(Adobe Inc.・美国) | 业务委托合同的电子签名与发送 |
| 会计/税务 | freee 会计 / freee 申告(freee 株式会社・日本) | 事务所会计处理、报税 |
| 支付代办 | Stripe(Stripe Japan 株式会社・日本) | 客户支付(信用卡、PayPay 等)的代收 |
| 网站运营、 咨询表单 |
WordPress / TCD 主题 / Contact Form 7 / reCAPTCHA v3(Google LLC・美国) / Site Kit by Google・Google Analytics・Google Ads(Google LLC・美国) | 事务所 HP 的运营、咨询受理、防止恶意提交、访问分析、广告效果衡量(见下文“关于访问分析(Google Analytics)与 Cookie”) |
| 网站的发布・保护 | Cloudflare(Cloudflare, Inc.・美国) | 加快事务所 HP 的发布速度，保护网站免受非法访问・攻击，中转通过 WhatsApp 往来的消息(有关 HP 访问的信息〔IP 地址等〕、咨询表单的提交内容及通过 WhatsApp 往来的内容，会经由该公司的网络) |
| 网站托管 | お名前.com 租用服务器(GMO Internet 株式会社・日本) | 事务所 HP 与邮件基础设施的提供 |
本事务所对上述委托方就个人信息处理进行适当选定，并监督其落实必要的安全管理措施。
关于 AI(生成式 AI)服务・翻译服务的使用
本事务所为提高业务效率而使用生成式 AI 服务・翻译服务，同时将保护客户个人信息置于最优先位置，并彻底遵守以下规则。
- 关于翻译服务: 含有个人信息的翻译，使用不将输入内容用于学习且翻译后不予保存的付费翻译服务、在终端内处理的翻译功能，或下述生成式 AI。可能将输入内容用于学习或予以保存的免费翻译服务，不用于含有个人信息的业务。
- 关于生成式 AI(Claude 等): 在处理委托・咨询所需的范围内，可能用于撰写・翻译含有客户个人信息的文书等。在不将输入内容用于 AI 学习的设定或合同下使用，不输入个人编号(My Number)，特别敏感的信息限于必要的最小限度。
- AI 的输出结果不直接对外发送，必须由代表确认/修改后使用。
详情请参阅安全政策第8项。
关于访问分析(Google Analytics)与 Cookie
本事务所为了解网站(包括免费导航、本事务所的应用“生活与在留咨询导航”等本事务所运营的页面)的使用情况，并用于改进服务和信息发布，使用 Google LLC 提供的“Google Analytics”。
- Google Analytics 使用 Cookie 等技术，收集所浏览的页面、浏览的日期和时间、所使用的终端・浏览器的种类、大致地区、从哪个页面进入等信息。本事务所不会将姓名、联系方式等可识别客户身份的信息发送给 Google Analytics。
- 用于防止咨询表单被恶意提交的 reCAPTCHA(Google LLC)会在各页面加载，并使用 Cookie 等技术。reCAPTCHA 适用 Google 隐私权政策(https://policies.google.com/privacy?hl=zh-CN)和服务条款(https://policies.google.com/terms?hl=zh-CN)。
- 您在免费导航中输入・选择的内容，不会发送给本事务所，也不会发送给 Google。在导航结果页面点击 LINE 按钮时，中转页面会使用 Google Analytics 统计按钮是从哪个导航(导航名称和语言)点击的。对于入管提交前自我检查，在结果页面点击 LINE 或预约按钮时，还会一并统计结果的颜色(红、黄、绿)和点击的按钮(您选择的回答本身不会被发送)。在本事务所的应用中，会使用 Google Analytics 统计点击了哪个按钮(例如哪个导航的入口)。在中转页面和应用中统计的信息，也会发送给 Google Ads，用于衡量广告效果(见第6项)。
- 关于 Google 如何处理这些数据，请参阅“Google 如何利用从使用 Google 服务的网站和应用中收集的信息”(https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=zh-CN)。
- 您可以在浏览器设置中停用 Cookie。在电脑的浏览器上，还可以通过 Google Analytics 停用浏览器插件(https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=zh-CN)停止 Google Analytics 的收集。
- 本事务所为衡量通过 Google LLC 的“Google Ads”投放的广告效果，会通过与 Google Analytics 相同的 Google 代码，使用 Cookie 等技术，将浏览网站(包括免费导航的中转页面、本事务所的应用等)的信息(是否经由广告进入、浏览了哪些页面、是否进入了咨询页面等)也发送给 Google Ads。不会发送姓名、联系方式等可识别客户身份的信息。包括 Google 在内的第三方可能会使用 Cookie 等技术，根据过去对本事务所网站的访问，在 Google 的服务以及与 Google 合作的网站・应用上显示本事务所的广告。您可以在 Google 的“我的广告中心”(https://myadcenter.google.com/)更改或停止 Google 向您显示广告的方式。
6. 个人信息的保管期间
本事务所将取得的个人信息原则上自业务终止之日起保管 5 年，保管期满后立即以不可恢复的方式废弃/消除。最终未委托本事务所办理业务的咨询及询问记录(通过 HP 咨询表单、LINE 官方账号、邮件、电话、面谈等接收的内容)，原则上自咨询结束之日(指与该咨询有关的最后一次往来之日，本事务所发送的通知及问候不计入在内)起保管 5 年，之后以同样方式废弃/消除。但法令另有规定保存期限的，从其规定。
本人为接收期日通知而登记的在留资格及在留期限，将在本人屏蔽 LINE 官方账号或要求删除时，或自登记的在留期限起经过 1 年时予以消除。
7. 安全管理措施
本事务所为防止个人信息泄露、灭失或损毁，以及为个人信息的安全管理，采取组织性、人员性、物理性、技术性安全管理措施。具体措施详见另行制定的《安全政策》。
在外国处理个人数据
本事务所通过使用第5项的外部服务，可能在外国处理个人数据。本事务所根据日本个人信息保护委员会公布的外国个人信息保护制度等信息，掌握相关国家的制度，并对第5项的委托方采取选定・监督及其他安全管理措施。各服务提供方的所在国及个人数据的保存地如下。
| 服务 | 提供方所在国 | 个人数据的保存地 |
|---|---|---|
| Google 服务(Gmail・Google 云端硬盘・Google 日历・Google Meet 等)、reCAPTCHA、Site Kit、Google Analytics、Google Ads、Gemini API、Google Cloud Speech-to-Text | 美国 | 无法确定。Google 的数据中心分布于美国・日本・欧洲・亚洲等多个国家，数据保存于哪个国家由 Google 管理。所在地请参阅 Google 的公开资料(https://datacenters.google/locations/)。 |
| LINE 官方账号 | 日本 | 日本・美国 |
| KakaoTalk | 韩国 | 无法确定，因为该公司未公开消息的保存国家。另外，该公司公开表明：其将用户请求的处理及输入内容的摘要委托给外部企业，用户在使用相关服务时输入或请求的内容会被转移至美国。 |
| 微信 WeChat | 新加坡 | 新加坡・马来西亚。该公司公开表明：位于中国大陆的集团公司可能为提供技术支持而进行远程访问；聊天内容在发送后72小时内(被收藏、被附于举报中的内容等除外)、图片・语音・视频・文件在发送120小时后从该公司服务器删除。该公司还公开表明：与使用中国大陆手机号码(+86)注册的 Weixin(微信)用户之间的通信，将与 Weixin 共享并在中国大陆处理，同时适用 Weixin 的隐私保护指引。 |
| 美国 | 无法确定。本事务所的 WhatsApp 窗口使用企业用服务(WhatsApp Business Platform)，处理消息的该公司集团公司 Meta 的数据中心分布于美国・新加坡・爱尔兰・丹麦・瑞典等多个国家，在哪个国家处理由 Meta 管理。所在地请参阅 Meta 的公开资料(https://datacenters.atmeta.com/all-locations/)。消息经由 Meta 的服务器，与本事务所的服务器(日本)之间进行收发。Meta 公开表明，其服务器上的消息保存期间最长为30日。 | |
| Messenger | 美国 | 无法确定。因为该公司公开表明其在美国・爱尔兰・丹麦・瑞典等地设有基础设施或数据中心，数据保存于哪个国家由该公司管理。 |
| Claude(Anthropic) | 美国 | 美国。输入的内容原则上在30日内删除。 |
| Cloudflare | 美国 | 咨询表单的提交内容经由该公司的网络到达本事务所的服务器(日本)。通过 WhatsApp 往来的内容，也经由该公司的网络，与本事务所的服务器(日本)之间进行收发。该公司公开表明，网站访问记录(IP 地址等)主要在美国及欧洲处理。 |
| Stripe | 日本(Stripe Japan 株式会社)。个人数据的处理有爱尔兰的 Stripe Payments Europe, Limited 参与。 | 无法确定。该公司公开表明，可能将个人数据转移至包括美国在内的日本以外的国家。 |
| Adobe Acrobat Standard(电子签名) | 美国 | 无法确定。该公司电子签名的数据中心位于日本・美国・欧洲・亚洲等地，保存地取决于账户设置。 |
| freee 会计・freee 申告 | 日本 | 该公司公开表明，可能在美国・菲律宾等地处理个人数据。 |
| お名前.com 租用服务器 | 日本 | 日本 |
| PLAUD（包括用于文字转写和摘要的 AI 服务） | 美国 | 日本（东京）。文字转写和摘要由 PLAUD 委托的美国 AI 服务处理（文字转写由 OpenAI・Google・Microsoft 之一进行，摘要由 Google LLC 的 Gemini 进行）。PLAUD 公布称，已与 AI 服务提供者签订不将输入内容用于学习、也不予保存的合同。 |
本事务所仅将 KakaoTalk・微信・WhatsApp・Messenger 用于客户希望时的联络(包括咨询应对)，不用于收发文件资料。
此外，欧盟(包括爱尔兰)已由日本个人信息保护委员会根据日本《个人信息保护法》第28条，指定为拥有被认定与日本同等水平的个人信息保护制度的地区。
8. 个人信息的披露、更正、删除等请求
当本人或其代理人要求通知利用目的、披露、更正、追加、删除、停止利用、消除或停止向第三方提供其本人的个人信息时，本事务所将依照法令妥善处理。请通过本政策末尾的咨询窗口提出请求。
提出请求时，本事务所将确认申请人确为本人或代理人。
9. 保密义务
本事务所的代表及从业人员根据行政书士法第12条，对业务中知悉的秘密负有严格的保密义务。此义务在不再担任行政书士后仍持续存在。
10. 本政策的修订
本事务所将根据法令修改、业务内容变更等需要修订本政策。修订后的政策自本事务所网站(kokusaihome.com)发布之时起生效。
