プライバシーポリシー(個人情報保護方針)

1. 個人情報の管理者

当事務所における個人情報の管理者は、代表が務めます。代表は、当事務所が取り扱うすべての個人情報について管理責任を負い、本ポリシーに沿った運用を統括します。

2. 取得する個人情報の項目

当事務所は、業務遂行のため、以下の個人情報を取得することがあります。

(1) ご本人に関する情報

• 氏名(漢字・カナ・ローマ字・本国氏名)
• 生年月日、性別、国籍・地域
• 住所、電話番号、メールアドレス、LINE ID等の連絡先
• 顔写真
• パスポート情報(番号、発行年月日、有効期限、発行国)
• 在留カード情報(番号、在留資格、在留期間、有効期限)
• 住民票記載事項、世帯情報
• 学歴、職歴、資格・免許
• 家族構成、配偶者・親族に関する情報
• 収入、納税、社会保険加入状況
• 申請内容により必要となる場合における処分歴等

(2) お客様の関係者に関する情報

• 配偶者、扶養家族、雇用主、招へい人、身元保証人等の氏名・住所・連絡先・身分関係
• 勤務先・所属機関の名称、所在地、事業内容、役員情報、決算情報

(3) お問い合わせ・ご相談に関する情報

• HPお問い合わせフォーム、LINE公式アカウント、メール、電話等で受領した相談内容
• 面談・打合せの記録、ご提供いただいた書類の内容（ご同意をいただいて録音した音声と、その文字起こし・要約を含みます）

3. 個人情報の利用目的

当事務所は、取得した個人情報を以下の目的のために利用します。

1. 在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請、永住許可申請、再入国許可申請、就労資格証明書交付申請、資格外活動許可申請、帰化許可申請その他の出入国在留管理関連業務の遂行
2. 入管法その他の関連法令に基づく官公署への申請・届出代理
3. お客様への業務進捗のご連絡、ご相談への回答
4. 業務委託契約書の作成、報酬等のご請求およびご入金管理
5. 業務記録の保管および将来の在留期間更新等への備え
6. 本人確認および犯罪収益移転防止法等の法令上の確認義務の履行
7. 当事務所からの業務関連情報のご案内および季節のご挨拶
8. ご本人から個別に書面で同意を得た範囲での、お客様の声・事例のウェブサイト、印刷物、SNS等への掲載(広報目的)
9. ご本人がLINE公式アカウント等を通じて登録した在留資格・在留期限に基づく、在留期間の更新時期など期日のお知らせ(お知らせは目安であり、更新の可否・許可の見込みを判断するものではありません)
10. 反社会的勢力の排除のための確認(公開情報の調査および公的機関への照会を含みます)
11. 当事務所のサービス・広報の改善(お問い合わせのきっかけの集計を含みます)

4. 個人情報の第三者提供

当事務所は、以下の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

1. 業務遂行に必要な範囲で、出入国在留管理庁、法務局、税務署、市区町村役場その他の官公署に提供する場合
2. 法令に基づき提供する場合
3. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
4. ご本人の同意を得て提供する場合
5. 反社会的勢力の排除のための確認に必要な範囲で、暴力追放センター、警察その他の公的機関に照会する場合(ご依頼の際に同意をいただいた場合、または法令で認められる場合に限ります)

5. 業務上利用する外部サービス(委託先)

当事務所は、業務効率化および品質向上のため、以下の外部サービスを利用します。各サービスの提供事業者には、それぞれのプライバシーポリシーおよびセキュリティ基準が適用されます。

当事務所は、これらの委託先について個人情報の取扱いに関し適切な選定を行い、必要な安全管理が図られるよう監督します。

6. 個人情報の保管期間

当事務所は、取得した個人情報を、業務終了の日から原則として5年間保管し、保管期間経過後は速やかに復元不可能な方法で廃棄・消去します。ご依頼に至らなかったお問い合わせ・ご相談の記録（お問い合わせフォーム、LINE公式アカウント、メール、電話、面談等で受領したもの）は、ご相談の終了の日（ご相談に関する最後のやり取りの日をいい、当事務所からのお知らせ・ご挨拶の配信は含みません）から原則として5年間保管し、その後は同様に廃棄・消去します。ただし、法令により別途保存期間が定められているものについては、当該法令に従います。

期日のお知らせのためにご本人が登録した在留資格・在留期限は、ご本人がLINE公式アカウントをブロックし、または削除を求めたとき、もしくは登録された在留期限から1年を経過したときに消去します。

7. 安全管理措置

当事務所は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他個人情報の安全管理のため、組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置を講じます。具体的措置の詳細は、別途「セキュリティポリシー」に定めます。

外国における個人データの取扱い

当事務所は、第5項の外部サービスを利用することにより、外国において個人データを取り扱うことがあります。当事務所は、個人情報保護委員会が公表する外国の個人情報の保護に関する制度等の情報により、関係する国の制度を把握したうえで、第5項の委託先の選定・監督その他の安全管理措置を講じています。各サービスの提供事業者の所在国と、個人データの保存先は次のとおりです。

当事務所は、KakaoTalk・WeChat・WhatsApp・Messenger を、お客様が希望された場合の連絡（ご相談への対応を含みます）に限って利用し、書類（ファイル）のやり取りには使いません。

なお、欧州連合（アイルランドを含みます。）は、個人情報保護法第28条に基づき、我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有する地域として個人情報保護委員会が指定しています。

8. 個人情報の開示・訂正・削除等のご請求

ご本人またはその代理人から、ご自身の個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止のご請求があった場合、法令に従い適切に対応します。ご請求は、本ポリシー末尾のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

なお、ご請求の際には、ご本人または代理人であることを確認させていただきます。

9. 守秘義務

当事務所の代表および従業者は、行政書士法第12条に基づき、業務上知り得た秘密を守る厳格な守秘義務を負います。この義務は、行政書士でなくなった後においても継続します。

10. 本ポリシーの改定

当事務所は、法令の改正、業務内容の変更、その他必要に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定後のポリシーは、当事務所のウェブサイト(kokusaihome.com)に掲載した時点から効力を生じます。